Financiën en begroting

Net zoals jeugdbewegingen, kunnen particuliere speelpleinwerkingen aankloppen bij de gemeente om structurele subsidies te krijgen. Hoeveel en wat speelpleinen daar moeten voor doen, hangt af van gemeente tot gemeente. Dit kan via een subsidiereglement of via een convenant.

Je kan als particuliere werking ook een toelage op naam krijgen. Dat betekent dat je met naam in de begroting staat van je stad of gemeente. Zij begroten dan een bepaald bedrag voor jullie werking.    

In heel wat gemeenten zien we dat de animatorenwerking van het speelplein ook subsidies krijgt. Animatorenwerkingen, georganiseerd als feitelijke vereniging of vzw brengen jongeren samen en zetten zich tijdens het jaar in voor het speelplein en/of de animatoren zelf. Een voorbeeld uit Oudenaarde vind je hier of uit Evergem hier.  

Advies voor gemeentebesturen  

Aan de VDS wordt vaak advies gevraagd met betrekking tot de subsidiëring van particuliere speelpleinen. Elke gemeente is anders, elk speelplein is anders, maar volgende adviezen gelden voor iedereen:

• Werk met een aparte vorm van subsidiëren van speelpleinwerking, niet met hetzelfde subsidiereglement/convenant als voor jeugdbewegingen. Speelpleinwerkingen hebben een ander werking en dus ook andere noden dan jeugdbewegingen.
• Voorzie een basissubsidie en werk daarnaast met kwalitatieve en kwantitatieve subsidies.  
• Beperk de administratie en verantwoording tot het minimum en vertrek vanuit een wederzijds vertrouwen.

Een volledig advies kan je hier terugvinden. Bataljong ontwikkelde een brochure over sterke subsidiereglementen. Een voorbeeld van een subsidiereglement vind je hier.  

Toegankelijkheid zit in het DNA van speelpleinwerk. Heel wat werkingen houden de deelnameprijs daarom bewust laag. Dat blijkt ook uit onze vijfjaarlijkse speelpleinenquête. De gemiddelde deelnameprijs voor een een dag speelplein was in 2021 €4,76. Dat is overigens 12 cent minder dan in 2015.  

Bovendien heeft het merendeel van de werkingen een vorm van sociale korting om financiële drempels te verkleinen*:  

• 38% geeft korting indien meerdere kinderen per gezin
• 42% geeft een korting op basis van inkomen, vrijetijdspas, OMNIO-statuut of wanneer kinderen via het OCMW aansluiten
• 20% geeft korting indien de kinderen meerdere keren komen naar het speelplein
• 86% van de werkingen heeft dezelfde prijs voor kinderen uit andere gemeentes

_{*Cijfers uit de vijfjaarlijkse speelpleinenquête (2021)}  

Van dit inschrijvingsgeld betalen er heel wat ziekenfondsen een deel terug. Het totale bedrag is daarnaast aftrekbaar van de belastingen via een fiscaal attest.  

Wat krijg je voor die prijs?  

Bij het vergelijken van de dagprijs van je speelpleinwerking met andere speelpleinwerkingen moet je rekening houden met wat er in de prijs zit. Zoals het wel of niet aanbieden van een koek en/of drankje binnen de dagprijs. Bij sommige speelpleinwerkingen zit busvervoer ook bij in de dagprijs, bij andere moeten ouders bijbetalen.  

Wat staat er tegenover voor de kinderen?  

Speelpleinwerk georganiseerd door de gemeente is een basisdienstverlening. Volgens het Verdrag van de rechten van het kind heeft elk kind recht op vrije tijd en om te spelen (artikel 31). Vanuit de Vlaamse overheid worden er ook subsidies voorzien voor het “voorzien in een jeugdwerkaanbod, tenminste tijdens de zomervakantie, al dan niet door subsidiëring.” (zie prioriteit jeugdwerkondersteuning, decreet houdende de ondersteuning en stimulering van het lokaal jeugdbeleid).  

Sommige gemeentes krijgen ook subsidies via prioriteit 2 (aandacht voor kinderen en jongeren in maatschappelijk kwetsbare situaties) die kunnen gebruikt worden voor speelpleinwerk. Speelpleinwerk blijft één van de meest laagdrempelige jeugdwerkmethodieken die er bestaan in Vlaanderen. Voor kinderen uit kwetsbare omgevingen is het soms het enige vakantie-initiatief dat toegankelijk is voor hen. Wil een speelplein hiervoor open staan en er rekening mee houden, dan dient de toegangsprijs hier ook rekening mee te houden.  

Elke gemeente is anders en heeft ook een andere realiteit. Meer of minder kwetsbare kinderen, eigen of gehuurde speelpleininfrastructuur, vrijwilligers of jobstudenten… De prijs verhogen omdat omliggende gemeentes hogere tarieven hebben, is dan ook geen goed idee en leidt tot een vicieuze cirkel. Vergelijkingen met andere (jeugdwerk)methodieken, zoals sportkampen of kinderopvang, gaan al helemaal niet op. (zie bundel campagne “kern van het speelpleinwerk). Welke andere kosten komen er nog kijken bij jullie werking (verzekeringen, budget dat jaarlijks gaat naar materiaal (ga je voor een avontuurlijk materiaalaanbod of kies je voor basismateriaal), animatorenvergoedingen,…)   

Door deel te nemen aan wedstrijden of er zelf te organiseren, kan je als speelpleinwerking een aardig centje verdienen. De mogelijkheden zijn eindeloos:

• Organiseer een "schijt je rijk" met een lokale boer, of houd lokale wedstrijden in het oog
• Neem deel aan de acties van de Warmste Week of JEZ!
• Neem deel aan wedstrijden van de VDS, het MateriaalMagazijn 
• ...

Als speelpleinwerking ben je (net als alle andere jeugdverenigingen) sinds 2006 vrijgesteld van alle administratieve verplichtingen verbonden aan de wetgeving van ambulante handel. Dit wilt dus zeggen dat als je deur-aan-deur verkoopt of iets verkoopt op de plaatselijke markt dat je vrijgesteld bent. 

Maar...

• je mag logischerwijs niet uit persoonlijk winstbejag handelen. De opbrengst moet rechtstreeks ten goede komen van je speelpleinwerking.
• iedereen die verkoopt moet herkenbaar zijn als lid van je speelpleinwerking. Laat dus iedereen een t-shirt of trui dragen zodat je herkenbaar bent.
• de ambulante verkoop mag enkel occasioneel gebeuren. Dit mag dus geen wekelijkse activiteit zijn.

Let wel op! Verkoop je etenswaren? Houd dan rekening met hygiënevereisten.

Denk daarnaast eens out-off-the-box wanneer je iets wilt verkopen. WC-papier, badges, zelfgemaakte knutselwerkjes... zijn leuke vervangers voor de traditionele wafelenbak. 

Meer info over ruiltochten en ambulante handel vind je over onze pagina over wetgeving.

Wil je een extraatje doen of investeren op langere termijn? Dan is het soms nodig om een actie op poten te zetten. Enkele voorbeelden: 

• BBQ's, spaghetti-avonden, wafelenbak... voor ouders, sympathisanten, ex-animatoren...
• Animator "te huur" om klusjes te doen in ruil voor centen voor het speelplein.
• Sponsering voor de speelpleinfuif of op de speelpleinT-shirt (fiscaal aftrekbaar voor sponsers vanaf 30 euro)
• Maak een account op Trooper voor je speelpleinwerking. Grote bedrijven als bol.com en takeaway.com geven een deel van de aankoopprijs aan je werking, wanneer de koper via jouw account naar hun website surft.
• De 'rostjes-pot" aan de inschrijvingstafel.
• Met de animatoren gaan helpen op een evenement of festival in ruil voor centen voor het speelplein.

Bekijk hier zeker ook de mogelijkheden voor niet-financiële schenkingen, zoals:

• Gratis vormingen en begeleidingen vanuit de VDS of andere organisaties.
• Oproepen naar ouders om (speel-)materiaal te doneren.

Je kan...

• een eigen evenement organiseren, bijvoorbeeld een slotfeest waar je inkom vraagt, een fuif, een carwash... 
• helpen op een bestaand evenement, bijvoorbeeld toezicht houden op de camping van Pukkelpop, tappen op een evenement van de gemeente...

Er zijn voorbeelden van speelpleinwerkingen die een "taak" hebben vanuit het gemeentebestuur en daar een vergoeding voor krijgen:

• verdelen en rondbrengen van het gemeenteblad
• wassen van verkeersborden en wegwijzers 
• ...

Hoor eens bij je gemeente wat er mogelijk is.

Bijna iedere gemeentelijke overheid heeft zijn eigen reglementen rond projecten voor jeugd, maar ook voor cultuur en welzijn.  Check ook eens of er een integratiedienst of wijkwerkingen zijn die iets te bieden hebben. Durf over het muurtje te kijken en ga met hen aan de (ronde) tafel zitten!

Onze 'Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn' krijgen regelmatig middelen om te werken rond (kans)armoede, integratie, maatschappelijke participatie,... Vanuit het gemeentelijk jeugdbeleid kan de jeugddienst vaak een sterke bijdragel leveren aan de besteding van die middelen. Voel je absoluut geroepen om je OCMW hierin te ondersteunen met ideeën en concrete voorstellen.

Soms lanceren OCMW's zelf een projectoproep. Op die manier kan je bijvoorbeeld werken aan laagdrempeligheid van het speelplein, of proberen om doelgroepen te bereiken die nu nog niet naar het speelplein komen.

Zoek meer informatie op de site van het OCMW van jouw gemeente of neem een kijkje op de website van POD Maatschappelijke Integratie. 

De Vlaamse Gemeenschap heeft een reglement ter ondersteuning van experimentele projecten. Het gaat om projecten die inspelen op nieuwe ontwikkelingen en behoeften binnen de jeugdsector of meer algemeen bij de jeugd.

Het gaat in het bijzonder om vernieuwende projecten die inzetten op:

• Jeugdwerk
• Informatie aan of over de jeugd en beleidsparticipatie over de jeugd
• Cultuureducatie van de jeugd
• Bovenlokaal jeugdwerk voor kinderen en jongeren uit maatschappelijk kwetsbare situaties en/of kinderen en jongeren met een beperking

Projecten moeten minstens relevant zijn op 'bovenlokaal niveau'. Dat betekent dat je iets moet betekenen in meer dan 1 gemeente.

Projecten als voorvechters in armoedebestrijding. Keuze van projecten aan de rand van het jaarthema. Jaarlijkse steun aan een aantal 'pilootprojecten'. 

Centen en ondersteuning voor internationale jeugdprojecten. Bijvoorbeeld een buitenlandse vrijwilliger laten meedraaien in je werking, een internationale groepsuitwisseling of een netwerkproject. 

Een serviceclub is een vrijwillige non-profitorganisatie waarvan de leden elkaar regelmatig ontmoeten om liefdadigheidswerk te doen, o.a. door het werven van financiële of materiële middelen voor andere organsaties. 

Over het algemeen investeren serviceclubs in kleinere lokale projecten. Om in contact te komen met een club ga je op zoek naar lokale afdelingen van serviceclubs. Je kan die lokale afdelingen op het spoor komen via volgende sites:

• Lions
• Rotary
• Kiwanis
• Fifty One International
• Innerwheel
• Zonta Belgium

United Fund for Belgium is een onafhankelijke non-profit organisatie dat tot doel heeft mensen die hulpbehoevend zijn in in België te helpen. Het biedt de in Belgïe gevestigde (inter)nationale bedrijven de gelegenheid hun sociaal maatschappelijk engagement op te nemen door hun giften te verzamelen en liefdadigheidsprojecten te selecteren. 

Iedere organisatie kan op eigen initiatief steunaanvragen indienen. Je hoeft dus niet te wachten op een gepaste projectoproep. Er wordt vooral steun verleent voor investeringen in infrastructuur en/of materiaal dat een wezenlijke invloed heeft op de werking. Werkingskosten worden niet ondersteund. 

Cera is een coöperatieve vennootschap, gelinkt aan KBC, die investeert in maatschappelijke projecten die gelinkt zijn aan éé van de domeinen die volgens CERA aansluiten bij belangrijke noden die vandaag leven in onze maatschappij. 

Voor het speelpleinwerk zijn de domeinen 'armoedebestrijding en sociale inclusive' en 'lokale initiatieven in het onderwijs en in het jeugdwerk' interessant.

Doelstelling van de Fortis Foundation is om als mecenaat steun te verlenen aan educatieve projecten die de sociale integratie bewerkstelligen van kansarme kinderen en jongeren in moeilijkheden. 

In juni 2019 werdt een nieuw programma ontwikkeld voor de steun aan projecten. 

De Belgacom Foundation steunt initiatieven die gericht zijn op toegankelijkheid van digitale technologie, maar ook ecologische projecten komen in aanmerking. Daarnaast sponsoren ze heel wat muziek evenementen. 

Een 150-tal thematische projectoproepen waarop je kan intekenen met jouw project. 

Investeringsuitgaven en werkingsmiddelen als ondersteuning van acties ten voordele van integratie van jongeren die moeilijkheden hebben op het vlak van maatschappelijke integratie. 

De Stichting P&V, opgericht door coöperatief verzekeraar P&V, ondersteunt de maatschappelijke betrokkenheid van jongeren en laat ze actief meebouwen aan een solidaire wereld. 

Er wordt gewerkt in onderzoeks-/actieprogramma's die meerdere jaren bestrijken. In een eerste fase wordt er onderzoek gedaan rond een bepaald thema. Dat mondt uit in een projectoproep waarna verschillende laureaten ondersteuning krijgen. 

Animatoren, hoofdanimatoren en speelpleinverantwoordelijken steken heel wat tijd en energie in hun werkingen. Ze vertrekken vanuit een grote brok goesting. Vaak krijgen ze naast de talrijke fijne herinneringen ook een vergoeding. Hoe hoog die vergoedingen zijn, heeft een grote impact op de financiële kant van je speelplein. 

Op onze pagina rond vergoedingen nemen we je daar dieper in mee. 

Truien, T-shirts en andere gadgets, eten en drinken of activiteiten met je ploeg: er zijn heel wat manieren om je animatoren te bedanken voor hun inzet.

Wist je trouwens dat je via het MateriaalMagazijn ook speelpleingadgets kan bestellen of via VDS ook jaarlijks promomateriaal kan personaliseren met jullie logo? 

Vormingen ter plaatse

Je ploeg verder laten groeien als animator, hoofdanimator of verantwoordelijke: dat kan tijdens een vorming ter plaatse.

Vanuit de VDS bieden we heel wat vormingen aan. Als lid van de VDS krijg je altijd 20% korting op de prijs. Vormingen rond het thema toegankelijkheid worden daarnaast financieel ondersteund door het partnerschap met Komaf. Weet dat er ook heel wat kennis in je ploeg aanwezig is, twijfel dus zeker niet om dat aanvullend ook op te nemen in je aanbod voor de ploeg. Dat kan gaan over het uitleggen van technieken, een spel voor animatoren in te plannen dat heel inspirerend is, stapsgewijs uitleg te geven als je een decor bouwt, of uitwisselmomenten in te bouwen rond een bepaald thema. 

Wil je héél graag een vorming, maar ben je niet zeker dat je genoeg deelnemers hebt, dan kan je altijd een vorming aanvragen met twee of meerdere speelpleinen tegelijk. Bekijk zeker ook eens ons aanbod op onze trefmomenten, daar kan je deelnemen aan uitwisselingen of vormingen en betaal je enkel een prijs per deelnemer. Ook hier is de prijs lager voor deelnemers van speelpleinen die lid zijn.

Cursussen

Naast vormingen met je ploeg, kan je ook een cursus animator of hoofdanimator of instructeur volgen. Vele gemeenten betalen via subsidies die kost gedeeltelijk terug. Het hangt van gemeente tot gemeente af hoeveel de mogelijke subsidie bedraagt, check dat dus zeker eens goed na. Sommige speelpleinen passen het verschil tussen cursusgeld en subsidie volledig bij. Andere speelpleinen kiezen ervoor om het inschrijvingsgeld voor de cursus op zich te nemen. Zo hoeft de deelnemer persoonlijk niets voor te schieten. De terugbetaling van de gemeente gebeurt dan rechtstreeks aan het speelplein. 

Weet ook, als je signalen zou krijgen van animatoren dat zij het cursusgeld niet kunnen betalen, we hiervoor ons solidariteitsfonds hebben opgericht. Hiermee proberen we ervoor te zorgen dat iederéén op cursus kan en het inschrijvingsgeld geen drempel meer is. Je kan hierover in het algemeen communiceren naar je ploeg (bv. in je animatorenlokaal, door het spontaan te vermelden wanneer je cursussen promoot...), zo kan beroep doen op het fonds in alle anonimiteit gebeuren.  

Op het speelplein heb je heel wat materiaal nodig, van spelmateriaal tot organisatiemateriaal. Naast investeringen in materiaal dat je kan hergebruiken, zijn er ook veel uitgaven voor verbruiksmateriaal.

Benieuwd naar welk (spel)materiaal aanwezig is op andere speelpleinen? Dan kan je onze pagina ‘speelkansen vanuit materiaal’ erbij mee nemen.  Je vindt er ook een checklist ter inspiratie. 

Ook op de webshop en groepsaankoop van het Materiaalmagazijn vind je heel wat inspiratie. Wist je trouwens dat het materiaalmagazijn voor elk product minstens 3 offertes opvraagt bij de leveranciers? Zo drukken ze al zoveel mogelijk de kosten voor jullie én hoef je als gemeentelijke werking dit niet (nog) eens zelf te doen. Met de jaarlijkse groepsaankoop worden de prijzen nog meer gedrukt én krijg je sowieso al 5% korting op je bestelling. Tip: vergeet als lid van de VDS je jaarlijkse kortingcode t.w.v. 5% extra korting niet in te geven! 

Naast het zelf aankopen van nieuw materiaal, kan je natuurlijk ook op allerlei manieren op zoek gaan naar 2dehandsmateriaal, sponsoring en/of gebruik maken van waardevol kosteloos materiaal zoals fietsbanden of witte lakens. Lees er meer over op onze pagina ‘speelkansen vanuit materiaal’.

Elk speelplein heeft een locatie nodig met binnen- én buitenruimte. Soms kan je een locatie gratis gebruiken, maar mogelijks betaal je daar een huurprijs voor. Weet dat er in dat geval geval ook andere manieren zijn om iets terug te geven aan de eigenaar van de locatie. Sommige speelpleinen helpen bijvoorbeeld op kindernamiddagen van jeugdbewegingen, geven een vorming op een school, zorgen mee voor het onderhoud van de locatie...

Bekijk dus samen eens wat jullie voor mekaar kunnen betekenen. Wie weet krijg je op die manier de prijs een stukje naar beneden of vermijd je een prijsstijging in de toekomst. 

Zorg er in elk geval voor dat je een goede gebruiksovereenkomst hebt met de eigenaar van de locatie en duidelijke afspraken maakt over jullie gebruik (welke ruimtes mag je gebruiken, wat mag je daar wel of niet in doen, wat als er iets defect is...). Best worden daarin ook afspraken opgenomen over gebruik van water en energie, eventueel materiaal, vaste poetskosten … maar ook over wat er moet gebeuren wanneer iets defect is en wie dit mag (laten) herstellen.

Meer lezen? Bekijk onze pagina rond speelpleininfrastructuur. 

Je speelplein aan de kleine of grote man brengen, daar gaat promo over. Zorgen dat kinderen, jongeren én ouders weten dat je speelplein bestaat én zich ertoe aangetrokken voelen. Hoe je dat allemaal kan doen, kan je vinden op onze pagina over werven van nieuwe animatoren en doelgerichte communicatie. 

Speelpleinen beschikken meestal niet over gigantische marketingbudgetten, maar wat ze wel hebben, is fantastische en bijna onbetaalbare creativiteit. Dat zorgt ervoor dat je geen al te grote investeringen moét doen hierin. Via TikTok kan je vandaag gemakkelijk gratis filmpjes maken. Op Canva kan je als non-profitorganisatie gratis gebruik maken van de premium-versie. Het verspreiden kan vaak gratis via TikTok, Instagram en Facebook, maar je kan daar ook opteren om je bericht te promoten om zo gelanceerd te krijgen. 

Combineer online zaken met iets tastbaar dat je kan verdelen. Een flyer, sticker of lolly herinnert mensen er na jullie contact vooral aan dàt jullie er zijn, zo gaan jullie iets minder snel terug uit hun gedachten. Dat hoeft dan ook niets groots te zijn, maar vooral aan te trekken. Voor meer info verwijs je ze door naar een website, infomoment of contactpersoon.

Heel wat speelpleinen gaan zo nu en dan op uitstap. Hoe zorg je ervoor dat die uitstappen betaalbaar zijn, zowel voor jullie als voor ouders?

1. Durf korting vragen
   

   Kortingen voor groepen, kinderen of jeugdorganisaties: allemaal zijn ze interessant voor speelpleinen. Soms zijn bepaalde dagen of uren goedkoper of kunnen er een bepaald aantal begeleiders gratis mee. Deze kortingen vind je vaak terug online, maar durf er gerust zelf naar vragen. Zeker als je ergens vaak terugkomt, zoals in het lokale zwembad, zijn kortingen op maat niet uitgesloten.
   
   

2. Ontdek het gratis aanbod
   

   Plan eens en uitstap naar de zee, een provinciaal domein of een openbaar speelterrein. Daarnaast wilt een lokale ondernemer of vereniging jullie misschien wel gratis rondleiden. Een imker aan het werk zien, een rondleiding bij de brandweer of gaan wandelen met de honden uit het asiel: soms is er meer te beleven in de buurt dan je denkt!
   
   

3. Kom spelen op onze kindernamiddagen
   

   Aan het einde van heel wat cursussen animator staat er een spelnamiddag op het programma. Onze cursisten zetten dan alles op alles om een gevarieerd aanbod te voorzien. Kinderen kunnen gratis langskomen en worden overladen met speelimpulsen. Voor de cursussen in de provincie Antwerpen vind je de informatie op deze pagina. Voor de Limburgse cursussen kan je hier terecht.
   
   

4. Zoek alternatieve voor duur busvervoer
   

   Een bus speciaal voor jullie groep is handig, maar vaak ook de duurste optie. Bekijk even of je er mogelijks ook voldoende vlot geraakt met een bus van De Lijn of de trein. De fiets kan een optie zijn, al is het voor de oudere kinderen en animatoren. De alternatieven duren soms misschien iets langer, maar als speelplein vinden we zeker leuke dingen om die tijd leuk in te vullen.
   
   Je kan eventueel ook bekijken of (hoofd)animatoren of ouders kinderen kunnen vervoeren met hun auto. Bekijk echter eerst alle regelgeving en tips hierover. Maak goede afspraken naar veiligheid toe en spreek ook af wie de kosten voor brandstof betaalt en hoe hoog die vergoeding dan is. Ook deze ritten zijn namelijk niet gratis. 
   
   

5. Laat kinderen en animatoren zelf eten en drinken voorzien

   Ter plaatse eten is vaak een grote kost. Door aan de ouders te vragen om een brooddoos mee te geven, druk je de prijs. 

Wie drukt de extra kosten van een uitstap?

Heel wat speelpleinen vragen een hogere deelnameprijs voor uitstappen of speciale activiteiten. Dat moet natuurlijk niet, maar dan moet je als speelplein bewust de keuze maken om die extra kosten op jullie te nemen. Je kan ook kiezen voor een middenweg waarbij zowel ouders wat meer betalen én het speelplein een extra deel op zich neemt. Maak vooral doordacht de keuze. Je kan hiervoor onze berekeningstool gebruiken. 

Basisverzekeringen, zoals burgerlijke aansprakelijkheid voor vrijwilligers, zijn in ons land verplicht. Naast die verplichte verzekering, achten we voor speelpleinen ook een verzekering lichamelijke ongevallen én burgerlijke aansprakelijkheid voor de ganse ploeg én kinderen noodzakelijk. 

Ontdek met onderstaande vragen of jouw verzekeringen financieel het voordeligst zijn.

Wat zit er momenteel in je verzekering?

• Soms betaal je een franchise, d.w.z. dat je wat minder jaarpremie betaalt aan de verzekering. In ruil daarvoor betaal je als speelplein of als ouder een deel mee als er een schadegeval is.
• Soms betaal je ook een forfait voor de werking, andere verzekeringen baseren zich op de jaarlijkse deelnemers en vrijwilligers.
• Soms betaal je enkel voor je werkingsperiode tijdens de vakanties (aan te raden voor de deelnemers), soms voor een langere periode, gaande tot een volledig jaar (aan te raden voor je animatoren in je jaarwerking). 
• Bevraag zeker eens of jullie speciale activiteiten (bv. speelaanbod op de kerstmarkt) ook onder je verzekering valt. 

De prijzen van andere verzekeringsfirma's.

• Om een goed beeld te hebben, zorg je ervoor dat de voorwaarden hetzelfde zijn (soorten sitauties, franchise...).
• Je mag dit gerust jaarlijks eens doen, aangezien alle verzekeringsfirma's regelmatig een prijsaanpassing doen.
• Bevraag ook even hun dienstverlening bij vragen of een schadegeval. Hoe loopt dit (in het kantoor en/of digitaal) en loopt dat vlot?
• Vraag gerust eens aan andere speelpleinen wat hun ervaringen zijn met een firma. 

Naast deze bovenstaande verzekeringen, zijn er ook andere verzekeringen mogelijk. Elk soort verzekering beschermt animatoren, kinderen (en dus ook hun ouders) in verschillende situaties. Bekijk samen met je bestuur even welke je relevant, wenselijk én betaalbaar vindt. 

Aanvullende opties voor particuliere speelpleinen (niet voor gemeentelijke speelpleinen): 

• Vanuit Vlaanderen wordt ook een gratis verzekering voor "100 mandagen" aangeboden. Ideaal voor het beschermen van je vrijwilligers (niet-deelnemers) bij sporadische activiteiten zoals een speelpleinfuif of kindernamiddag.
• Via Scwitch en IC kunnen we door een groepsaankoop goedkopere verzekeringen aanbieden aan particuliere speelpleinen voor hun dagdagelijkse werking. Het gaat om rechtsbijstand en de burgerlijke aansprakelijkheid- en ongevallenverzekering van kinderen en vrijwilligers. Lees hier meer info. Interesse? Contacteer de lokale ondersteuner van je regio.

Meer weten over verzekeringen én aansprakelijkheid, lees dan even onze pagina hierover. Hoor je het in Keulen donderen als het over dit thema gaat? Spreek gerust je lokale ondersteuner aan! 

Lidgeld, zoals die van je speelplein bij de VDS, zorgen ervoor dat je lid bent van een vereniging. Je betaalt er jaarlijks een bijdrage voor, maar krijgt er ook altijd iets (en in ons geval veel!) voor terug. Je kan altijd beroep doen op de VDS en we ondersteunen je op tal van manieren.  

• Jouw bijdrage maakt een wezenlijk verschil! Deze manier van werken zorgt er mee voor dat we voor elke regio een lokale ondersteuner hebben voor alle speelpleinen uit die regio (en dus ook voor jullie). Zo kunnen we de garantie bieden dat we er altijd voor jullie zijn met advies en ondersteuning op jullie maat. Misschien heb je die vandaag niet of minder nodig, maar die nood kan  snel veranderen. Je hebt als lid altijd een klankbord én in noodsituaties ook steeds een noodlijn voor ondersteuning. 
• Belangrijk aan een lidmaatschap is wel dat je er zoveel mogelijk gebruik van maakt. Zorg daarom dat je goed weet wat er allemaal in je lidmaatschap zit. Je lokale ondersteuner helpt je op weg bij elke vraag, samen kan je zoeken naar de juiste ondersteuningsvorm. 
• Weet dat er ook een zekere onzichtbare return is, of toch op het eerste gezicht. De VDS vertegenwoordigt de speelpleinen in Vlaanderen en Brussel. Met jullie lidmaatschap geven jullie ons mandaat en slagkracht om op te komen voor speelpleinwerk als unieke jeugdwerkvorm op Vlaams en Federaal niveau. Dat zetten we in voor beïnvloeding van beslissingen omtrent diverse beleidstopics. Benieuwd welke onderwerpen er momenteel op onze agenda staan? Je leest er alles over op deze pagina. Daarbij houden we je zo veel mogelijk op de hoogte van belangrijke evoluties op beleidsvlak.

Naast de VDS zijn jullie misschien nog lid van een andere organisatie of zijn jullie geabonneerd op iets. Daarbij gelden dezelfde vuistregels: weet waar je recht op hebt en haal alles uit je lidmaatschap!

Een speelpleindag kom je niet door zonder eten of drinken. Niet enkel een noodzaak, maar vaak ook een leuke manier om de dag een tikkeltje leuker te maken voor kinderen én animatoren. Wat op speelplein voorzien wordt, bespaart niet alleen tijd, maar ook centen voor de ouders en animatoren. Kosten die je als speelplein dan wel op je neemt, maar dus ook heel wat voordelen kunnen hebben. 

Voor animatoren 

• Wanneer je eten of drinken voorziet voor je animatoren, leg je hen letterlijk in de watten. Ze hoeven zich ’s ochtends niet af te vragen wat ze hiervoor allemaal moeten meenemen. Het is een aanvulling op wat animatoren van het speelplein krijgen én een tastbare vorm van waardering. Samen eten is ook een tof informeel groepsmoment.
• Je hoeft het niet per se (allemaal) te betalen. Ook het voorzien van de mogelijkheid om broodjes te bestellen, drankjes die beschikbaar zijn en met ‘streepjes’ worden afgerekend… zorgen ervoor dat die dingen makkelijk beschikbaar zijn voor je animatoren.
• Als je met je ploeg tot laat op het speelplein bent, is een vorm van warm eten mogelijk maken wel aan te raden. Daardoor speelt mogelijks de vraag minder om op een bepaald uur naar huis te kunnen vertrekken i.f.v. het eten.
• Je kan kant-en-klare maaltijden kopen, zoals frieten van de frituur, maar je kan ook zelf koken. Dat laatste vraagt iets meer organisatie, maar spaart je  heel wat kosten uit.
• Ga je heel vaak langs bij dezelfde winkel, slager of bakker? Durf dan ook eens een klantenkaart te vragen, of te vragen naar korting voor grotere bestellingen. 

Doorheen het jaar ga je vaak aan de slag met zaken die je wil veranderen op je speelplein. Wanneer je met zo’n thema van start gaat, weet je nog niet altijd hoe je die verandering altijd zal realiseren. 

• Handig als je sowieso een budget voorziet voor nieuwe projecten, net zoals voor werkgroepen.
• De uitgaven kunnen dan wel, maar moeten niet. Het budget zit ten slotte mee in je begroting, waardoor je al rekening houdt met die uitgave(n). Zou behoud je een beter zicht op het totaalplaatje van het jaarresultaat. Geef je uiteindelijk minder uit, dan is dat op het einde van het jaar eerder een financieel voordeel, dan dat er onverwacht hiervoor kosten bijkomen op het totaal.
• Je kan een totaalbudget hiervoor voorzien of je kan al wat onderverdeling maken (bv. materiaal, promo, budget voor vrijwilligers …) met een projectbegroting.
• Het budget is gelinkt aan een thema of werkgroep, wat zorgt voor afbakening waarvoor het mogelijks dient.
• Aanvullend kan je bepalen wie er (mee) over die uitgaven beslist, zodat hier voldoende duidelijkheid over is. 

• Zorgen dat je vooraf een goed zicht hebt op je budgetten, inkomsten én uitgaven, zorgt ervoor dat je vinger aan de pols houdt.
• Je ziet in een oogopslag welk financieel resultaat jullie op het einde van het (werk)jaar verwacht.
• Het is een beleidsinstrument en geeft je voldoende basis om vanuit jullie visie en overtuiging doordachte keuzes met een financiële impact te maken.
• Bovendien kan je berekende risico’s nemen om vernieuwende dingen uit de grond te stampen en heb je de financiële veerkracht om in te spelen op (onverwachte) veranderingen. Zo zorgt het ervoor dat je niet in één van volgende twee uitersten belandt: 1. Er staat geen rem op de uitgaven en op een bepaald moment is het geld op. Oeps. 2. Je hebt schrik om geld uit te geven (“we moeten spaarzaam zijn”) en investeert onvoldoende in de werking.
• Door dit als groep te bespreken en te beslissen zorg je voor draagvlak en duidelijkheid. Zo krijgen mensen die zaken moeten uitvoeren met een financiële impact een duidelijk kader om mee te werken.

Een begroting is een afspiegeling van een inhoudelijk plan van je speelplein: wat wil je bereiken, hoe doe je dat én hoeveel zal dat kosten of opbrengen? Daarbij houdt het zoveel mogelijk rekening met allerlei zaken zoals die in het komende (werk)jaar vermoedelijk zullen voorkomen. Die inkomsten en uitgaven schat je zo accuraat mogelijk in. Een goede begroting voorspelt dus zo goed mogelijk jullie financiële toekomst. Zo zorg je voor financiële zekerheid. 

Dat wil niet zeggen dat er geen veranderingen of verrassingen op jullie pad kunnen komen. Maar grote verschillen tussen het vermoedelijke resultaat op de begroting en het effectieve resultaat van dat werkjaar zorgen wel voor grote financiële onzekerheid. En het is net dat wat je met een (goede) begroting wil vermijden.

Komen er toch grote verschillen op jullie pad, dan is het ook goed om jullie begroting doorheen het jaar eens aan te passen. Zo bekijk je opnieuw welk vermoedelijk resultaat het jullie brengt, of je moet bijsturen en bij welke inkomsten of kosten je dat gaat doen. Stel zo'n belangrijke bijsturingen niet (onnodig) uit naar het volgende (werk)jaar. 

De begroting wordt vaak door 1 iemand of enkelen opgemaakt (bv. verantwoordelijke, penningmeester…), maar wordt altijd voorgelegd aan de medeverantwoordelijken. Het overleg rond de begroting zorgt ervoor dat iedereen achter de (financiële) keuzes staat en dat mensen die de uitgaven doen of de inkomsten genereren ook het mandaat krijgen om dit te doen. Zo biedt je hen een kader en vermijd je discussie nadien. 

• Voor vzw's is dit voorleggen en goedkeuren een verplichte taak van de algemene vergadering.
• Voor feitelijke particuliere speelpleinen is dit niet verplicht, maar heel sterk aangeraden.
• Bij gemeentelijke werkingen wordt deze oefening vaak gemaakt in het kader van budgetbesprekingen. Dat zorgt normaal voor draagvlak binnen het gemeentebestuur, maar zorgt daarmee nog niet voor draagvlak binnen de ploeg. Een gelijkaardige oefening met je ploeg kan daarbij helpen, door bijvoorbeeld op voorhand keuzes naar voor te schuiven, mee visie achter klemtonen te formuleren, impact van veranderingen te benoemen... Je kan je toegekende budget ook concreter in samenspraak gaan verdelen. Wanneer je bijvoorbeeld een budget hebt voor animatorenbinding, kan je samen beslissen naar welk (soort) uitgaven dit kan gaan. 

1. Vertrek vanuit de realiteit: spiek in het verleden

• Heb je al een boekhouding of jaarrekening van vorig (werk)jaar, gebruik dat dan als basis.
• Heb je dat nog niet, maak dan een overzicht van alle bronnen van inkomsten die jullie afgelopen jaar (of jaren) hadden. Hiervoor kan je ter inspiratie het lijstje bovenaan deze pagina gebruiken met categorieën van inkomsten of uitgaven en deze verder indelen naar jullie realiteit. (tip: gebruik hier zoveel dezelfde categorieën als die je in je begroting wil gebruiken). 

2. Bekijk de accuraatheid van je begroting 

Bekijk het resultaat van effectieve inkomsten en uitgaven en vergelijk met jullie begroting van het afgelopen jaar. 

• Wanneer dit overeenkomt, kan je die gebruikte budgetten zorgeloos hergebruiken.
• Loopt dit toch uiteen, dan geef je de budgetten de noodzakelijke update of kies je ervoor om die kosten te beperken of uitgaven te verhogen. Bekijk ook hoé je dat gaat doen en of dit realistisch is.   

3. Evalueer de gemaakte keuzes 

• Durf eens bekijken welke kosten welk aandeel innemen in het geheel van jullie financiën. Staan jullie achter deze verhoudingen? 
• Het kan ook nooit kwaad om alle traditionele kosten (en uitgaven) toch ook eens onder de loep te nemen. Zijn alle uitgaven even doeltreffent? Misschien vind je een aantal uitgaven waar je gemakkelijk kan besparen of centjes kan binnenkrijgen. Die makkelijk gewonnen centjes kan je gebruiken om te sparen of weer te investeren in wat je écht belangrijk vindt.

 4. Durf dromen 

• Vanuit inhoudelijke evaluatie, brainstorm en goesting pas je zaken aan en krijgen nieuwe zaken vorm binnen je werking.
• Vergeet niet dat dit vaak ook een effect heeft op je financiën. Maak voor die (ver)nieuwende zaken een concrete prijsinschatting om jullie dromen ook echt leven in te blazen zonder met een kater achter te blijven. 
• Je kan hiervoor een mini-project-begroting opmaken, bijvoorbeeld wanneer je een tienerwerking wil oprichten. Bedenk welke kosten dit mogelijks allemaal met zich meebrengt. Durf daarbij je eigen klemptonen te leggen! Biedt je de tieners graag een aparte ruimte, moet je die misschien ‘bijhuren’, wil je die inkleden, heeft dit mogelijks effect op jullie begeleidingssysteem… Zo zie je welke nieuwe inkomsten en uitgaven er mogelijks zijn en kan je inschatten of je een financiële buffer nodig hebt om dit project op te starten. Door de inkomsten en uitgaven als nieuwe categorie van project X toe te voegen in je begroting, kan je zien wat het effect is op jullie werking in totaliteit. 
• Heb je het gevoel dat jullie droom financiëel niet haalbaar is? Zoek samen naar een haalbare versie, zoek partners of subsidies. Waar een wil is, is een weg! 

Om jullie op weg te helpen, vind je hier een sjabloon dat je kan downloaden om in te werken. Je kan het gerust verder verfijnen naar jullie manier van werken op het speelplein. 

Een begroting of boekhouding maakt een overzicht van uitgaven en inkomsten op per jaar. Dat geeft je een duidelijk inzicht of je na dat jaar financieel meer of minder over hebt dan het (werk) jaar ervoor. Dit is een mooie manier om een goed zicht te krijgen op de financiële evoluatie van je speelplein en de inhoudelijke keuzes die je maakt met financiële impact. 

Het feit dat je uitgaven in een jaar groter zouden zijn dan je inkomsten, is niet per definitie altijd een probleem. Belangrijker is dat je op voorhand dus een zo goed mogelijk beeld hebt door je uitgaven en inkomsten te voorspellen en dus ook van je uiteindelijke positieve of negatieve resultaat. Dat laatste kan opgevangen worden door je financiële reserve die bijvoorbeeld op je spaarrekening staat, maar dan moet je die natuurlijk voldoende hebben.

Wanneer je als speelplein kiest om te investeren (bv. in groter materiaal, grotere promotiecampagne...) kan je uitkomen op een negatief resultaat. Op dat moment spreek je bewust je reserve van je spaarrekening aan. Die vormt een buffer waarmee je over de jaren heen aan de slag kan. Bovendien kan je in je boekhouding (als vzw) investeringen via het systeem van 'afschrijven' ook financieel verdelen over verschillende jaren. Zo weegt de investering minder hard door op het resultaat van dat jaar. 

Je uiteindelijke resultaat kan natuurlijk ook negatief zijn doordat er onvoorziene zaken zijn voorgevallen (bv. minder inschrijvingen, meer kosten voor locatie, minder opbrengsten van een actie of event). Belangrijk is dat je na zo'n situatie je financiëel plan en begroting gaat bijsturen en doordacht gaat bekijken of je andere uitgaven kan beperken, op een andere manier inkomsten kan genereren of je spaarrekening (éénmalig) die gebeurtenis kan laten opvangen. 

Steven je af op of plan je een negatief resultaat en heb je die financiële reserve niet, dan heb je natuurlijk wel een probleem en vormt het speelplein schulden. Als bestuurder en verantwoordelijke ben je dan aansprakelijk voor deze situatie van financieel (wan)beheer. 

Wanneer je naar alle uitgaven kijkt en die uitsluitend afweegt tegen de deelnemersprijzen, dan komt een begroting of rekening nooit in evenwicht of positief uit. Bekijk je het op deze nauwe manier, dan is speelpleinwerk inderdaad verlieslatend.

Maar er is meer: speelpleinwerk héeft financieel niks op te brengen, de meerwaarde zit in wat we samen allemaal realiseren. We leggen steeds de focus op onze missie 'meer en betere speelkansen voor élk kind'. Daarbij trekken we duidelijk de toegankelijke kaart, waarbij élk kind die dat wil kan deelnemen. Daarom houden we de prijs bewust laag, weliswaar met gevolgen voor de rechtstreekse inkomsten vanuit deelnemersbijdrage. 

Daar komen subsidies en van de (lokale) overheden mee in het verhaal. Samen met diverse andere inkomsten zijn die noodzakelijk om ons financieel gezond te houden. Meer daarover vind je onder de titel ‘inkomsten’ bovenaan deze pagina.

In sommige gemeenten en steden leidt het grote verschil tussen inkomsten en uitgaven, speelpleinwerk als verliespost, wel tot discussies om de inkomprijs op te trekken, kinderen uit buurgemeenten te weigeren of (véél) meer te laten betalen (deze ouders betalen namelijk geen belastingen aan de gemeente, maar maken wel gebruik van het aanbod) …

Wil je graag op een goed onderbouwde manier het gesprek aangaan met je (gemeente)bestuur, over jullie visie op speelpleinwerk én de daarbijhorende financiële keuzes, dan kunnen deze zaken jullie inspireren:

• deze pagina over het waarom van speelpleinwerk
• onze bundel rond besparingen
• onze PIT-magazine 'kinderen uit de buurgemeenten zijn ze nog wel welkom op het speelplein?'
• en/of speel je lokaal ondersteuner aan om het gesprek verder te onderbouwen of samen aan te gaan. 

Een boekhouding is een genummerd chronologisch overzicht waarin je àlle effectieve inkomsten en uitgaven van een (werk)jaar registreert. Bij elk van deze verrichtingen hoort een bewijs dat je op papier of digitaal bijhoudt. Het nummer uit de boekhouding stemt dan overeen met het nummer van het bewijs in bijlage. Een goede boekhouding is nauwkeurig en staaft alle financiële verrichtingen. Zo zorgt de boekhouding voor een waarheidsgetrouwe weerspiegeling van de realiteit. 

Een jaarlijkse boekhouding bouwt verder op de financiële middelen die jullie bij de start van dat (werk)jaar reeds hadden. Dat zorgt ervoor dat je niet alleen zicht hebt op het (voorlopige) jaartotaal, maar geeft ook accuraat inzicht in jullie financiële situatie op dat moment. 

Een boekhouding is een verplichte taak wanneer je speelplein een vzw is. Als feitelijke vereniging is dit niet verplicht, maar wel sterk aan te raden. 

Belangrijk is dat er al zeker één iemand goed bezig is met de begroting en boekhouding, beter is dat dit een duo-job is en ideaal is wanneer het voltallige bestuur voldoende op de hoogte is van je begroting, middelen en resultaat. We nemen je even mee waarom dat is: 

• Het financiëel beheer weerspiegelt ook de inhoudelijke keuzes van een werking en die keuzes hebben impact op de financiën. Een echte wisselwerking dus, waarbij het belangrijk is voldoende te kunnen inschatten wat het speelplein kost en wat het effect van beslissingen kan of zal zijn.
• Wanneer maar één iemand hier echt mee bezig is, komt dit aspect misschien niet voldoende aan bod bij het beheer of is er te weinig inzicht in de gevolgen van een beslissing en ontneem je de anderen de kans om inzicht te verwerven in dit aspect van de organisatie. 
• Financieel beheer laten uitvoeren door één persoon, kan leiden tot onvoldoende transparantie t.o.v. de andere bestuurders van een speelplein. Ook al geloven we in de goede intenties van iedereen, dit scenario geeft een groter risico dat er zaken kunnen fout lopen. Af en toe krijgen we signalen dat er onrechtmatig gebruik gemaakt wordt van de broodnodige middelen van het speelplein. Dit kan gaan over zaken of centjes die verdwijnen uit de cash kassa, geldafhalingen van de rekening, onrechtmatige aankopen ... Soms zijn dit kleine bedragen, maar soms ook over grotere happen uit jullie budget. Belangrijk is dat er een gezonde controle zit hierop, zodat je dit niet pas vaststelt wanneer er duizenden euro's verdwenen zijn of je werking in financiële moeilijkheden komt.
• Misschien heb je nu één vrijwilliger die deze taak op en top op zich neemt, maar in functie van continuïteit is het belangrijk om ervoor te zorgen dat dit ook zo blijft. Betrek dus ook iemand voor een goede overdracht en een financieel gezond speelplein, ook voor de volgende generatie.

We hebben als koepel geen eenduidige visie of beleid over een speelpleinbudget. Denk vooral na over de verschillende inkomsten en uitgaven die je als werking hebt zoals we op deze pagina al aangehaald hebben.

Hou dit zeker in je achterhoofd:

• Ga niet voor een nul-begroting, een beetje winst maken is en blijft nog altijd interessant. We moeten je het niet vertellen dat het leven alsmaar duurder wordt. Een klein spaarpotje aanleggen is dus zeker aangeraden.
• In 2021 hebben we onze vijf-jaarlijkse enquête gehouden bij de verschillende speelpleinwerkingen. Er is ook aandacht besteed aan het inkomsten- en uitgavenverhaal. Daarnaast is er ook bevraagd in welke mate je speelpleinbudget is opgedeeld. Download zeker de onderzoeksresultaten op deze pagina.

Door te werken met bestelbonnen zit je vaak vast aan afspraken van de gemeente omtrent het budget dat je hebt en waar je dit mag spenderen. Echte alternatieven zijn er niet, maar je kan er flexibel mee omspringen (mits dat je afspraken maakt met je financiële dienst). 

• Indien je vaste grote partners hebt waar je altijd je bestelbonnen voor opmaakt, kan je de vraag stellen bij je financiële dienst of het mogelijk is om daar een lopende bestelbon voor op te maken. Je kan dan elke keer je inkopen gaan doen en dit op de bestelbon laten plaatsen tot je budget op is. 
• Een provisierekening is iets soortgelijks als een lopende bestelbon. Wat je wel dient te doen, is elk afschrift bij te houden. Als je dit indient bij je financiële dienst, krijg je dat bedrag terug op je rekening. 

Naast het blijvend werken met bestelbonnen, kan je altijd samen met de gemeente kijken naar een statuut van verzelfstandiging. Hier zijn drie verschillende mogelijkheden (zowel voor particulieren als gemeentelijke speelpleinverantwoordelijken).

• Budgethouderschap: Hierbij is het college per decreet budgethouder, zij kunnen de secretaris aanstellen en die kan personeelsleden aanduiden als budgethouder, bijvoorbeeld de coördinator van de jeugddienst. De budgetbehouder krijgt een budget ter beschikking om de opgelegde doelstellingen te realiseren. Let wel op, dit brengt plichten met zich mee. De budgethouder zal zowel financieel als inhoudelijk moeten rapporteren en verantwoording afleggen.
• Een IVA is een dienst zonder rechtspersoonlijkheid die beheert wordt buiten de algemene diensten van de gemeente. De gemeenteraad beslist in het oprichtingsbesluit welke taken het IVA moet uitvoeren en deze worden geconcretiseerd in een beheersovereenkomst. Het hoofd van het IVA is automatisch budgethouder.
• Een EVA is een verzelfstandigde entiteit met rechtspersoonlijkheid die belast is met bepaalde beleidsuitvoerende of –voorbereidende taken van gemeentelijk belang en die een privaatrechtelijke vorm aangenomen heeft. Dit kan een vzw zijn (= particuliere speelpleinwerking), maar ook een stichting of vennootschap. Het EVA sluit een samenwerkingsovereenkomst af met de gemeente over de uitvoering van toevertrouwde taken. Daarin leggen ze onder meer vast hoe de vzw eventuele overgedragen of ter beschikking gestelde middelen mag aanwenden.

Voor tieners is het belangrijk dat ze inspraak hebben in hun eigen activiteiten, regels… Misschien is het daarom ook interessant om hen zeggenschap te geven over het budget dat beschikbaar is. Zo leren ze verantwoordelijk om te gaan met geld.

Ze kunnen dan kiezen om het budget op te sparen, zo kunnen ze op de laatste speelpleindag een grote uitstap doen of om elke week een kleine uitstap te doen.

Meer informatie over tieners kan je hier vinden

Als particuliere werking (lees: vzw) is het belangrijk dat je statuten in orde zijn en dat je de (huidige) leden van de raad van bestuur inschrijft in het UBO-register. Scwitch legt het hier duidelijk uit. 

Het UBO-register is sinds 2019 verplicht om alle rechtspersonen te registreren. Dit is gedaan om witwassen of financiering van terrorisme tegen te gaan. Zo heb je de uiteindelijk begunstigden geregistreerd en kom je niet in problemen. 

Meer informatie over statuten kan je hier vinden.

Dit kan, maar probeer een structuur te voorzien waarin er niet voorgeschoten hoeft te worden. Indien dit gebeurt valt dit in je boekhouding onder “voorgeschoten kosten” en dit wordt niet meegerekend in de vrijwilligersvergoeding. 

Let wel op: zorg dat ze de rekeningen bijhouden. Dit vergemakkelijkt je administratie.

Als speelplein ontvangen we vaak deelnamegeld, organiseren we evenementen of inzamelacties. Waar vroeger alles cash verliep, leven we in een maatschappij die veel meer werkt met digitale betalingen. Sinds 1 juli 2022 is het voor alle ondernemingen om hun klanten minstens één elektronische betaalmethode aan te bieden. Meer over deze wetgeving en de mogelijke betaalmiddelen, vind je hier.

Scwitch verkende de markt van betaalproviders met diverse tarieven, tariefstructuren, doorstorttijden en transparantie. Meestal dalen de tarieven bij stijgend aantal transacties of grotere bedragen. Hier lees je er meer over.

De VDS krijgt zijn inkomsten vanuit (Vlaamse) subsidies en de opbrengsten van cursussen, evenementen...

Wij hebben geen centen die wij rechtstreeks aan de speelpleinen kunnen geven. Wat de VDS wel doet, is:

• Bewust een prijsverschil voorzien tussen particuliere en gemeentelijke speelpleinen in het lidmaatschap
• Kortingen voor speelpleinen die lid zijn van de VDS bij vormingen ter plaatse, evenementen, materiaalaankoop...
• 1 gratis advies voorzien aan elk speelplein (voor leden van de VDS zijn dit twee gratis adviezen)
• Gratis vormingen en begeleiding bieden m.b.t. toegankelijkheid. Denk aan inclusie, maatschappelijk kwetsbare kinderen en jongeren, meertaligheid, co-animator, vluchtelingen, kansarmoede...
• Groepsaankopen op te zetten zoals verzekeringen...
• Wedstrijden te organiseren
• Projecten op te zetten met partners om subsidies te voorzien voor speelpleinen (bv: Pimp je speelplaats)
• Op gemeentelijk en Vlaams niveau het belang van (terugbetaling van) kadervorming duidelijk maken
• Jongeren goedkoper op cursus laten gaan via ons solidariteitsfonds
• Communiceren over bedrijven en organisaties die zaken weggeven/goedkoper aanbieden zoals paletten, verkleedkleren...
• ...

Een suggestie waar we jullie nog bij kunnen helpen? Laat het ons gerust weten!

In de meeste projectreglementen staat expliciet vermeld of een gemeentebestuur al dan niet in aanmerking komt voor een projectaanvraag. Staat het niet expliciet vermeld, dan mag je ervan uitgaan dat je in aanmerking komt.

Enkel het gemeentebestuur (het College van Burgemeester en Schepenen) kan een project indienen. Wettelijk zijn zij immers de organisatoren van het gemeentelijk speelplein. De jeugddienst kan dit niet op eigen houtje doen. Dat maakt het natuurlijk een stuk omslachtiger. Dat neemt niet weg dat een jeugddienst samen met een stuurgroep gerust voorstellen kan doen.

Hoe zorg je ervoor dat de middelen naar het speelplein vloeien en niet in de 'grote pot' van de gemeente terecht komen? Meestal moet je de verkregen middelen verantwoorden met een werkingsverslag en een financieel verslag. Ook een gemeentebstuur moet kunnen aantonen dat ze de verkregen middelen aan het project heeft besteed. Als er niet echt een verantwoording moet gegeven worden, dan kan je ook voorstellen om materiële goederen te schenken aan de gemeente. Een serviceclub kan bijvoorbeeld speelmateriaal aankopen als 'gift

We geven je hier een paar kleine tips om een goed project neer te pennen. Je kan ook extra informatie vinden op onder andere de website van Formaat vzw.

Lees het reglement
Het loont de moeite om het reglement een paar keer goed door te nemen. Je leert bij over de doelstellingen en de visie van de organisatie die het project uitschrijft. Lees zeker ook de kleine lettertjes een paar keer. Het is lullig als je project niet wordt goedgekeurd omdat het in de verkeerde periode valt, neit aan alle voorwaarden voldoet of omdat je dossier onvolledig is of te laat is ingediend. 

Leef je in, in de projectaanbieder
Wat wil de aanbieder bereiken met het project? Wat zijn de missie, visie en doelstellingen van de aanbieder? Is er een goede website of een achtergrondtekst? Probeer je project te schrijven vanuit het perspectief van de aanbieder. Natuurlijk hoef je niemand stroop op de mond te smeren. Je mag ook niet liegen. Je moet wel kunnen aangeven hoe jouw project past binnen het 'kraam' van de aanbieder. 
Heb je het moeilijk om de vertaalslag te maken van dure woorden naar de praktijk? Kijk dan zeker eens naar projecten die in het verleden ondersteunt zijn.

Weet wat je wil en waarom
Hoe concreter je project, hoe beter. Je moet concreet kunnen zeggen wat je gaat doen, waar, wanneer, met die, welke resultaten je wil bereiken, hoe je die resultaten kan vaststellen. Probeer ook een realistisch en duidelijk financieel plaatje te maken. 

Daarnaast moet je kunnen verantwoorden waarop je je baseert om die keuzes te maken. Je moet argumenten aandragen. Probeer ook je eigen ervaringen te overstijgen door te verwijzen naar teksten, onderzoek, enz. Daarnaast moet je ook laten zien hoe het project past binnen de missie, visie en doelstellingen van jouw organisatie. Tenslotte moet je ook kunnen aantonen dat je nergens anders subsidies krijgt om hetzelfde te doen. Een project moet voldoende uitzonderlijk zijn en je gewone werking oversijgen. 

De boodschap van je projectaanvraag komt hier op neer: