Ja, een VZW ('Vereniging Zonder Winstoogmerk') mag dat àls de winst gebruikt wordt om het belangeloos doel van de vzw te realiseren.

• Een vzw mag niet tot doel hebben om louter en alleen winst te maken en winst maken mag ook niet de bovenhand nemen. Hier zijn geen objectieve richtlijnen voor, het oordeel is afhankelijk van uitspraken van de Ondernemingsrechtbank.
• En mag die winst ook niet uitkeren aan de bestuurders.
• Verenigingen mogen alle activiteiten verrichten, van welke aard dan ook. Maar opgelet: het uitvoeren van commerciële activiteiten kan gevolgen hebben voor de belastingen voor jullie organisatie en jullie vrijwilligers en kan ook effect hebben op het krijgen van subsidies van de overheid. Ook hierover bestaat nog onduidelijkheid. 

VZW’s werden sinds mei 2019 gelijkgeschakeld met ondernemingen en kunnen ook failliet gaan.

In principe ben je beschermd door het vennootschapsrecht. Echter, indien je zware fouten maakt, ben je als bestuur aanspraken en bestaat de kans bestaat dus dat je als bestuurder hoofdelijk aansprakelijk gesteld wordt. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer je je vzw blijft verder zetten wanneer je weet dat je de facturen niet meer kan betalen.

Zware fouten worden gezien als beslissingen, daden of gedragingen die zich buiten de marge bevinden waar binnen normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurders, geplaatst in dezelfde omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen.

De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan van een vzw en bepaalt en bewaakt de doelstellingen en het beleid van de vereniging. Wettelijk bepalingen omtrent de algemene vergadering: 

• De AV komt daarvoor jaarlijks minimaal 1 maal samen 
• [NIEUW] Bestaat minimaal uit 2 leden.
• [NIEUW] Alle effectieve leden worden ten minste 14 dagen tevoren voor de algemene vergadering opgeroepen (vroeger was dit 8 dagen).
• De agenda wordt bij de oproepingsbrief gevoegd. [NIEUW] De oproepingsbrief en agenda mogen ook via email verstuurd worden.
• [NIEUW] Punten die niet op de agenda staan kunnen niet worden behandeld worden op de AV.

Als je wil, kan je afwijken van deze wettelijke bepalingen, door deze op te nemen in de statuten (link) van de VZW. Je kan die bepalingen enkel strenger maken.

Volgende zaken bepaalt de wet uitdrukkelijk als taak van de algemene vergadering:

• Statutenwijziging
• Benoemen en afzetten bestuurders 
• Kwijten bestuurders 
• Goedkeuren begroting 
• Goedkeuring rekeningen
• Vrijwillige ontbinding
• Uitsluiting effectief lid
• Omzetting naar vereniging met sociaal oogmerk 

Alle andere bevoegdheden horen volgens de wet toe aan de raad van bestuur tenzij de statuten iets anders vermelden.

Algemene regel: op de algemene vergadering heeft ieder effectief lid een gelijk stemrecht en worden de besluiten genomen bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, behalve in de gevallen waarin de wet of de statuten anders bepalen. 

Leden van de AV moeten minstens 15 dagen (ipv 8 dagen vroeger) op voorhand een uitnodiging mét agenda ontvangen. In de statuten kan je een langere oproepingstermijn opnemen, al raden we dat niet aan. 

Effectieve leden die niet aanwezig kunnen zijn, kunnen een volmacht geven aan een ander effectief lid. De wet legt geen beperkingen op inzake het aantal volmachten een effectief lid kan dragen, maar in de statuten kan er wel een beperking opgelegd worden (bv. slechts 1 volmacht per aanwezig lid).

De algemene vergadering kan, ongeacht het aantal aanwezige leden, met een gewone meerderheid beslissen.

Voor 4 situaties gelden strengere bepalingen: 

1. Wijziging statuten: ten minste 2/3 leden aanwezig en goedkeuring met 2/3 stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen bij het stemmen worden niet meegteld. 
2. Uitsluiting van leden: ten minste 2/3 leden aanwezig en goedkeuring met 2/3 stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen bij het stemmen worden niet meegteld. 
3. Wijziging doeleinden in de statuten: 2/3 leden aanwezig, goedkeuring met 4/5 van de stemmen aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen bij stemmen worden meegeteld als 'nee-stem'. 
4. Voor vrijwillige ontbinding of vereffening moet iedereen aanwezig zijn en moet er beslist worden met eenparigheid van stemmen. 

Een volledig overzicht van de verschillende zaken, minimum aantal aanwezigen en noodzakelijke goedkeurende stemmen vind je op de site van SCWITCH. 

'Het bestuur' of 'het bestuurssorgaan' (of de vroegere 'Raad van Bestuur') is het uitvoerend orgaan van de vereniging, beheert de VZW en zorgt ervoor dat de doelstellingen gerealiseerd worden. Het bestuur vertegenwoordigt de vzw (in en buiten rechte) en bezit alle restbevoegdheden (dit zijn de bevoegdheden die niet behoren tot de bevoegdheden van de algemene vergadering). 

Het bestaat uit ten minste 3 personen (tenzij er maar 2 leden in de vereniging zijn, al raden we dat vanuit de VDS niet aan). De bestuurders worden aangeduid door de algemene vergadering. Bestuurders kunnen lid zijn van de algemene vergadering, maar dit is geen automatisme.

De wetgeving bedoelt met ‘leden’ de personen die zetelen in de algemene vergadering. Soms worden die ook ‘werkende leden’ of ‘effectieve leden’ genoemd. 

Als speelplein kunnen we ons doelpubliek (kinderen, jongeren en animatoren), die genieten van de activiteiten van de vzw, ook zien of benoemen als leden. In de wet wordt dit omschreven als ‘toegetreden leden’. Ze hebben geen stemrecht in de algemene vergadering en de wettelijke bepalingen zijn niet op hen van toepassing.

[NIEUW] Rechten en plichten van toegetreden leden moeten ook mee opgenomen worden in de statuten. We zoeken momenteel zelf nog uit of je de voorwaarden (lidgeld + voordelen als gebruiker) wel via het intern reglement mag omschrijven. 

Een bestuurder is iemand die lid is van het bestuursorgaan (de vroegere Raad van Bestuur). 

Statuten kunnen beschouwd worden als de ‘grondwet’ van een vereniging. Door de verplichte publicatie van de statuten in het Belgisch Staatsblad, zijn de statuten ook openbaar voor het brede publiek.

Wij raden aan om de statuten te beperken tot het wettelijk minimum. Schrijf je veel details dan beperkt dat meestal je werking. Als je wijzigingen wil aanbrengen, moet de algemene vergadering met minimum 2/3 van de stemgerechtigde aanwezig zijn én dit goedkeuren met minimum 2/3 van de aanwezigen. Bovendien betaal je om wijzigingen aan te brengen.

Details en specifieke bepalingen horen volgens ons dus thuis in het intern reglement (vroeger het ‘huishoudelijk reglement’). Je kan het makkelijker wijzigen, hoeft het te laten publiceren én je moet er dus ook niets voor betalen.

1. De naam van de vereniging 
2. De precieze omschrijving van het doel of van de doeleinden waarvoor zij is opgericht. [NIEUW] sinds kort wordt gesproken over ‘belangeloos doel’ en niet meer ‘maatschappelijk doel. Pas de termen ook aan in je [STATUTEN] indien nodig.  
3. [STATUTEN] Verplichte vermelding van de belangrijkste activiteiten van de vzw
4. [STATUTEN] Het gewest waar de VZW gevestigd is ('gelegen in het Vlaams – Waals of Brussels gewest'). 
5. Het minimumaantal leden. De voorwaarden en de formaliteiten betreffende toetreding en uittreding van de leden. [NIEUW] Het bestuur moet uit minstens 3 personen bestaan, tenzij er maar 2 leden zijn (al raden we dit vanuit VDS - voor speelpleinen - niet aan). 
6. De bevoegdheden van de algemene vergadering (AV), de wijze van bijeenroeping ervan en de manier waarop haar beslissingen aan de leden en aan derden meegedeeld worden. 
7. [STATUTEN] minimum termijn van 15 dagen voor de oproeping van de AV (ipv vroeger 8).
8. De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden, de wijze waarop zij die uitoefenen, hoe er beslist wordt en de duur van hun mandaat [NIEUW] Sinds kort wordt gesproken over 'Het bestuur' of ‘het bestuursorgaan’ en niet meer ‘Raad van Bestuur’. Pas de termen ook aan in je [STATUTEN] indien nodig.  
9. De wijze van benoeming van personen gemachtigd de VZW te vertegenwoordigen en / of personen aan wie het dagelijks bestuur wordt opgedragen, alsook de ambtsbeëindiging, de omvang van hun bevoegdheden, de wijze waarop zij die uitoefenen, hoe er beslist wordt en de duur van hun mandaat; [NIEUW] Het dagelijks bestuur krijgt een duidelijkere opdracht: het gaat over beslissingen en handelingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging of die om reden van hun minder belang of spoedeisend karakter de tussenkomst rechtvaardigen. 
10. De bestemming van het vermogen van de vereniging ingeval zij wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangeloze doelstelling moet worden aangewend. De duur van de VZW indien zij niet voor onbepaalde tijd wordt opgericht. 

De wet bepaalt dus standaard een aantal zaken over de algemene vergadering (vb min aantal vergaderingen, termijn van uitnodiging, bevoegdheden  …). Dit gaat over het wettelijk minuimum, je kan ervoor kiezen om dit strenger te maken (in je statuten), maar dit raden we niet aan.

Wil of moet je (nieuwe) statuten opmaken, dan neem je er best de lijst bij van wat minstens in je statuen moet staan (zie vraag FAQ: Wat moet er wettelijk minimum in onze statuten staan'). Die elementen bespreek je dan met je algemene vergadering, zodat je die vormgeeft op maat van jullie werking. 

We raden aan om geen of niet al te veel extra zaken op te nemen hierin (zie ook FAC: Waarom statuten beperken tot de wettelijke minimumbepalingen?'). Wil je toch graag extra zaken formeel afspreken, kan je ook aanvullend een intern reglement opstellen. 

Wil je toch graag een concreter voorbeeld? Scwitch biedt verder ook een (eenmalig betalende) 'statutentenbouwer' aan, die je op basis van 40 vragen doorheen alle keuzes loodst. Meer info vind je op www.scwitch.be/statuten. 

Deze zaken moet je niet meer opnemen in je statuten. We raden dus aan om deze niet meer te vermelden: 

• De stichtende leden van de VZW
• De maatschappelijke zetel (het officiële adres) van de VZW en het gerechtelijk arrondissement.

Als aanvulling op de statuten kan men binnen de vzw ook nog een intern reglement opstellen. Het intern reglement is wettelijk niet verplicht. In de vroegere wetgeving heette dit ‘huishoudelijk reglement’.

Je kan er afspraken in opnemen die de interne werking vergemakkelijken (vb voorwaarden waaraan een persoon moet voldoen om lid of bestuurder te kunnen worden, gedragsregels, taakverdeling, …). De inhoud van het reglement mag niet ingaan tegen de wetgeving of ingaan tegen de bepalingen van jullie statuten. Het kan ze enkel specificeren of aanvullen.

Je bepaalt zelf hoe makkelijk dit document te wijzigen is en bovendien moet je er niet betalen voor een wijziging. Daarom raadden we aan om verdere details afspraken hierin op te nemen en niet in de statuten. 

[NIEUW] Wat je wel moet doen, is de datum van de laatste versie van je intern reglement opnemen in je statuten. 

Je maakt een boekhouding. Voor micro vzw's is het voldoende wanneer je een microschema bijhoudt in Excel met een overzicht hoeveel er precies binnengekomen is en hoeveel buitengegaan. Hou zeker je rekeningetjes bij (min. 7 jaar)!

Een micro vzw is een vzw die volgende criteria niet overschrijdt: 

• Jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 10 VTE
• Jaaromzet (excl. BTW): 700 000 euro
• Balanstotaal 350 000 euro. 

In praktijk vallen hoegenaamd alle speelpleinen onder de micro-vzw’s. Overschrijd je toch (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren) één van volgende criteria, dan gelden strengere regels. Informeer bij je lokaal ondersteuners naar de concrete verwachtingen.

Op basis van je boekhouding maak je de jaarrekening op met het eindresultaat. Een voorbeeld daarvan kan je hier vinden.

Een KB moet nog de verdere concrete bepalingen vastleggen ivm indienen van de jaarrekening. Er kunnen hierover binnenkort dus nog dingen veranderen.

Maak een begroting op voor het volgende boekjaar en laat deze goedkeuren door de AV. Dit geeft het bestuur en het dagelijks bestuur een goedgekeurd kader om te werken en financiële uitgaven te doen.

Het is nodig om een Algemene Vergadering (AV) en een bestuur(sorgaan) te hebben die (wettelijk) minimum 1 maal per jaar samenkomt, of meer indien dit vermeld staat in de statuten. 

De AV moet ten laatste 6 maand na het afsluiten van je boekjaar samenkomen om de jaarrekening goed te keuren (meestal is een boekjaar van januari tot december, dan moet je ten laatste 30 juni een AV houden). 

Respecteer de uitnodigingstermijn (min 15 dagen) met agenda. Vergeet het (goedgekeurd) verslag nadien niet met de noodzakelijke agendapunten.

Het bestuur heeft, na de AV, 30 dagen de tijd om de jaarrekening (kosteloos) in te dienen bij de onderenmingsrechtbank. Je vult daarvoor de nodige formulieren in en voegt het ondertekende verslag van de Algemene Vergadering toe.

Let op, wanneer een vzw drie opeenvolgende jaren geen jaarrekening heeft neergelegd, kan de vzw ontbonden worden. Je kan ingediende jaarrrekeningen van een vzw opvragen via de KruispuntBank Ondernemingen (KBO). 

Je vult jaarlijks online in BIZTAX de belastingbrief in. Je betaalt meestal niets tenzij je grond bezit, personeel hebt... maar invullen is dus wel belangrijk. Er staan boetes op voor meer dan 600 euro. Ook hier geef je opnieuw je jaarrekening door.

De deadline ligt door Corona dit jaar iets later, namelijk op 28 oktober 2021 (voor VZW's met boekjaar januari tot december, anderen kunnen hier de deadline opzoeken). Je wordt hiervan in principe niet verwittigd, dus verlies dit niet uit het oog! De VDS helpt jou er graag aan herinneren.

Goed nieuws!! Sinds 2016 is het jeugdwerk vrijgesteld van onroerende voorheffing voor hun jeugdlokalen in Vlaanderen. (verslag Vlaams Parlement).

Wat je daarvoor moet doen, is jouw speelplein voor 15 april registreren op www.jeugdmaps.be (een digitale kaart met alle speel-en jongerenplekken én jeugdlokalen). Speelpleinwerkingen die eigen gronden en gebouwen bezitten, worden via deze kaart automatisch vrijgesteld van onroerende voorheffing. Daarmee bespaar je als speelpleinwerking enkele honderden euro's per jaar. Een klein werkje, maar wel doen dus! 

Goed nieuws: jeugdorganisaties vallen onder de uitzonderingen waardoor zij niet BTW-plichtig zijn. Natuurlijk wel opletten dat je speelplein niet volop de commerciële toer op gaat. Meer daarvoor lees je hier.

Je kan de laatst ingediende en dus officiële versie van je statuten hier terugvinden.

De wet zegt dat je tot zeven jaar later de boekhouding (en bewijsjes) moet kunnen voorleggen bij controle. Goed idee om in te scannen en electronisch bij te houden dus.

De vzw is zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van het verenigingsdossier en de nodige stukken zelf bezorgen aan de griffie v. Daarnaast moeten bepaalde stukken ook opgenomen worden in het Belgisch Staatsblad (BS) of in de Kruispuntbank Ondernemeningen (KBO). De vereniging kan echter alle stukken overmaken aan de griffie die de stukken zelf doorgeeft. 

1. Voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad (aanpassing van statuten en/of bestuurders) dient de vereniging te betalen. Het bedrag moet overgeschreven worden op het rekeningnummer van het Belgisch Staatsblad.

2. Vul de nodige formulieren in en voeg de nodige bijlagen toe. Zorg dat overal de nodige handtekeningen staan (ook op de bijlagen, vb verslag van de Algemene Vergadering). Zorg dat op alle stukken de naam van de vzw, de zetel en het ondernemingsnummer staan. Het bewijs van overschrijving voeg je bij de stukken die je overmaakt aan de ondernemingsrechtbank.

3. Het bezorgen van stukken aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank kan op twee/drie manieren: 

• Je brengt de stukken zelf naar de Griffie. Als je een kopie van de stukken meeneemt, zullen ze deze ook afstempelen. Zo heb je binnen de vereniging ook officiële stukken. 
• Je stuurt de stukken met de post op naar de Griffie. Wanneer je bij je stukken een aan jezelf geadresseerde én voldoende gefrankeerde enveloppe met een kopie van de ingediende stukken steekt, zal de griffie een officieel 'voor ontvangen' exemplaar terugsturen. 

Voorlopig kan je bij de rechtbank nog niet op een digitale manier stukken indienen.

Ja, dat is een probleem. Enerzijds kan jij als nieuwe bestuurder niet rechtsgeldig handelen (bv: geen contract afsluiten in naam van de vzw) en anderzijds blijven de oude bestuurders aansprakelijk zolang hun namen genoteerd staan. In sommige gevallen kan dit aanzien worden als "zware fout" wat hun bescherming opheft.