VZW what's in a name?

Particuliere speelpleinen kunnen kiezen welk statuut ze aannemen: een feitelijke vereniging of een vzw (of ‘vereniging zonder winstoogmerk’). Het statuut verandert niets aan het doel van je vereniging (een speelpleinwerking organiseren), maar er zijn belangrijke verschillen voor de organisatie en de mensen die erbij betrokken zijn. 

 

Op deze pagina maken we je wegwijs en focussen we op:  

  1. Info voor doordachte keuze tussen feitelijke vereniging en vzw 
  2. Hoe je een vzw kan oprichten
  3. Wat moet je doen om die (goed) te onderhouden 
  4. Wat moet je doen om een vzw af te sluiten

 


1. Doordachte keuze tussen feitelijke vereniging en vzw

Speelplein organiseren als vzw of feitelijke vereniging, wat is het verschil?

Een feitelijke vereniging is heel gemakkelijk: je kan veel en er moet niets. Je hoeft het zelfs niet 'op te richten', het bestaat vanaf het moment dat je samen iets wil verwezenlijken.

Maar voor de wet bestaat een feitelijke vereniging eigenlijk niet. Als het misloopt, kan men in sommige gevallen de persoonlijke centen van vrijwilligers aanspreken. Een verzekering houdt dit niet tegen.

Een vzw heeft wél een rechtspersoonlijkheid. Dat wil zeggen dat de vzw als organisatie aansprakeliijk gesteld kan worden. Het is de organisatie die in dat geval de schade moet vergoeden, niet de mensen zelf. Tenzij men bedrog of zware fouten heeft gepleegd.

Is jouw speelplein een feitelijke vereniging? Geen paniek, spreek er jouw lokale ondersteuner op aan wat voor jullie de beste aanpak is.


De VDS raadt speelpleinwerkingen aan zich als vzw te organiseren. Het beschermt vrijwilligers beter tegen mogelijke aansprakelijkheid.

WELKE REGELS ZIJN VAN TOEPASSING voor VZW's?

Wat de spelregels en verplichtingen van een vzw zijn, ligt vast in het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen dat werd goedgekeurd op 28 februari 2019. De oude vzw-wet van 1921 is daarmee sinds 1 mei 2019 niet meer van toepassing.

Het wetboek is een lijvig werkstuk. We halen er op deze pagina alle essentiële zaken uit voor speelpleinen om je op weg te helpen. Voor mensen die al een vzw hebben, tonen we de bomen in het bos met volgende aanduiddingen: 


  • Wat veranderd is, duiden we aan met [NIEUW] en is onmiddellijk van toepassing. 
  • Waar je aanpassingen moet maken in je statuten, zal je [STATUTEN] zien staan.

 

Deze aanpassingen aan je statuten kon je maken vanaf 1 mei 2019 en moet vanaf 1 januari 2020 bij wijziging van je statuten. Sta je dus op het punt die aan te passen, zorg er dan voor dat je de nodige veranderingen dan ook al meeneemt. De uiterste datum voor aanpassing naar de nieuwe wetgeving is 1 januari 2024


De inhoudelijke bepalingen uit de nieuwe wetgeving zijn vandaag al integraal van kracht voor zowel nieuwe als bestaande vzw's.

FAQ: MAG EEN VZW WINST MAKEN EN COMMERCIËLE ACTIVITEITEN VERRICHTEN?

Ja, een VZW ('Vereniging Zonder Winstoogmerk') mag dat àls de winst gebruikt wordt om het belangeloos doel van de vzw te realiseren.

  • Een vzw mag niet tot doel hebben om louter en alleen winst te maken en winst maken mag ook niet de bovenhand nemen. Hier zijn geen objectieve richtlijnen voor, het oordeel is afhankelijk van uitspraken van de Ondernemingsrechtbank.
  • En mag die winst ook niet uitkeren aan de bestuurders.
  • Verenigingen mogen alle activiteiten verrichten, van welke aard dan ook. Maar opgelet: het uitvoeren van commerciële activiteiten kan gevolgen hebben voor de belastingen voor jullie organisatie en jullie vrijwilligers en kan ook effect hebben op het krijgen van subsidies van de overheid. Ook hierover bestaat nog onduidelijkheid. 
FAQ: KAN EEN VZW FAILLIET GAAN? (EN WIE IS DAAR DAN VERANTWOORDELIJK VOOR)?

VZW’s werden sinds mei 2019 gelijkgeschakeld met ondernemingen en kunnen ook failliet gaan.

In principe ben je beschermd door het vennootschapsrecht. Echter, indien je zware fouten maakt, ben je als bestuur aanspraken en bestaat de kans bestaat dus dat je als bestuurder hoofdelijk aansprakelijk gesteld wordt. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer je je vzw blijft verder zetten wanneer je weet dat je de facturen niet meer kan betalen.

Zware fouten worden gezien als beslissingen, daden of gedragingen die zich buiten de marge bevinden waar binnen normaal voorzichtige en zorgvuldige bestuurders, geplaatst in dezelfde omstandigheden, redelijkerwijze van mening kunnen verschillen.

Filter


Formulieren Ondernemings-rechtbank

Sinds dit jaar zijn er nieuwe formulieren voor de Ondernemingsrechtbank waarmee je de jaarrekening kan indienen, je statuten kan wijzigen en bestuurders kan wijzigen. Download dus zeker de meest recente formulieren voor je aan de slag gaat. 


Hoe nuttig vind je deze pagina?

We bieden vanuit de VDS graag een antwoord op al jullie vragen, via mail en telefoon of voor complexere vragen ook in levende lijve. We bieden elk speelplein jaarlijks een gratis advies, voor speelpleinen die lid zijn van de VDS zijn dat er zelfs twee.

Je kan daar dus zeker gebruik van maken om jullie wegwijs te maken in de VZW-wetgeving voor jullie speelplein. 

Je lokale speelplein- ondersteuner helpt je graag verder!


Je kan ook terecht op de website van de Federale overheidsdienst Justitie.  

Zij ontwikkelden een uitgebreide brochure rond 'de VZW'.


En ook op de website van SCWITCH (een initiatief van Sociare, Socioculturele werkgeversfederatie en de federatie sociaal-cultureel werk) vind je een hapklare toolkit op maat van een VZW.


Bekijk hun Youtube-kanaal

Op het Youtube-kanaal van SCWITCH leggen zij in korte filmpjes bepaalde aspecten van een vzw uit. 

Het gaat onder andere over:

  • oprichten vzw
  • het doorvoeren van een bestuurswissel
  • de jaarlijkse verplichtingen van een vzw
  • ... 

2. Een VZW opstarten

Een VZW opstarten in 7 stappen

  1. Verzamel een aantal (hoofd-)animatoren en bepaal samen het doel van jullie vzw, bijvoorbeeld 'De vereniging heeft tot doel speelpleinwerking voor kinderen en een animatorenwerking voor jongeren te organiseren'. Je kan dit uitbreiden met de missie en visie van je speelplein

  2. Spreek af hoe jullie willen samenwerken, bepaal het adres van je vzw (waar de post mag toekomen), leg vast wie de bestuurders worden en dus instaat voor het dagelijks beheer, wanneer jullie samenkomen, wie mag contracten ondertekenen, ...),  en stel op basis daarvan de statuten op. Meer info over de opmaak van de statuten vind je hieronder. Vraag gerust hulp aan je lokale ondersteuner om te weten wat er moet en mag. 

  3. Maak een eerste begroting op. 

  4. Organiseer een vergadering met de "stichtende leden" waar je de statuten en de begroting goedkeurt en het bestuur(sorgaan) aanstelt. Verzamel hun gegevens en handtekeningen. 

  5. Betaal de oprichtingsvergoeding. (Anno 2020 is dat 142,42 euro bij online neerlegging en 197,11 euro bij papieren neerlegging, raadpleeg de up-to-date prijzen hier). Na betaling ontvang je een betalingsbewijs. 

  6. Vul formulier I en II in, voeg de getekende verslagen van de opstartvergadering toe en leg je statuten neer bij de ondernemingsrechtbank in je buurt. Voeg er het betalingsbewijs bij. Na het verschijnen van de statuten in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad, ontvang je het ondernemingsnummer van de vzw.

  7. Voor het openen van een bankrekening en het afsluiten van een verzekering op naam van de vzw, heb je een kopie van de statuten nodig én het ondernemingsnummer van je vzw.

 

 

[NIEUW] algemene identificatie van de VZW is verplicht. Dat wil zeggen dat je op àlle overeenkomsten, akten, facturen, brieven, mails, website, drukwerk, aankondigingen (...) van de VZW volgende zaken duidelijk en volledig moet vermelden: 

  • de officiële naam en rechtsvorm ('vzw’)
  • adres van de zetel van de VZW 
  • het ondernemingsnummer
  • het woord ‘rechtspersonenregister’ of ‘RPR’
  • de rechtbank van de zetel (vb. Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank Brussel)
  • de ev. website (als je die hebt) 
  • het e-mailadres (als je dat hebt)
  • Indien de vzw stopt, het feit dat de vzw als rechtsperoon in vereffening of ontbinding is.  

FAQ: Wat is de taak van de Algemene Vergadering?

De algemene vergadering is het hoogste gezagsorgaan van een vzw en bepaalt en bewaakt de doelstellingen en het beleid van de vereniging. Wettelijk bepalingen omtrent de algemene vergadering: 

  • De AV komt daarvoor jaarlijks minimaal 1 maal samen 
  • [NIEUW] Bestaat minimaal uit 2 leden.
  • [NIEUW] Alle effectieve leden worden ten minste 14 dagen tevoren voor de algemene vergadering opgeroepen (vroeger was dit 8 dagen).
  • De agenda wordt bij de oproepingsbrief gevoegd. [NIEUW] De oproepingsbrief en agenda mogen ook via email verstuurd worden.
  • [NIEUW] Punten die niet op de agenda staan kunnen niet worden behandeld worden op de AV.

Als je wil, kan je afwijken van deze wettelijke bepalingen, door deze op te nemen in de statuten (link) van de VZW. Je kan die bepalingen enkel strenger maken.

Volgende zaken bepaalt de wet uitdrukkelijk als taak van de algemene vergadering:

  • Statutenwijziging
  • Benoemen en afzetten bestuurders 
  • Kwijten bestuurders 
  • Goedkeuren begroting 
  • Goedkeuring rekeningen
  • Vrijwillige ontbinding
  • Uitsluiting effectief lid
  • Omzetting naar vereniging met sociaal oogmerk 

Alle andere bevoegdheden horen volgens de wet toe aan de raad van bestuur tenzij de statuten iets anders vermelden.

FAQ: Hoe neemt een Algemene Vergadering geldige beslissingen?

Algemene regel: op de algemene vergadering heeft ieder effectief lid een gelijk stemrecht en worden de besluiten genomen bij gewone meerderheid van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden, behalve in de gevallen waarin de wet of de statuten anders bepalen. 

Leden van de AV moeten minstens 15 dagen (ipv 8 dagen vroeger) op voorhand een uitnodiging mét agenda ontvangen. In de statuten kan je een langere oproepingstermijn opnemen, al raden we dat niet aan. 

Effectieve leden die niet aanwezig kunnen zijn, kunnen een volmacht geven aan een ander effectief lid. De wet legt geen beperkingen op inzake het aantal volmachten een effectief lid kan dragen, maar in de statuten kan er wel een beperking opgelegd worden (bv. slechts 1 volmacht per aanwezig lid).

De algemene vergadering kan, ongeacht het aantal aanwezige leden, met een gewone meerderheid beslissen.

Voor 4 situaties gelden strengere bepalingen: 

  1. Wijziging statuten: ten minste 2/3 leden aanwezig en goedkeuring met 2/3 stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen bij het stemmen worden niet meegteld. 
  2. Uitsluiting van leden: ten minste 2/3 leden aanwezig en goedkeuring met 2/3 stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen bij het stemmen worden niet meegteld. 
  3. Wijziging doeleinden in de statuten: 2/3 leden aanwezig, goedkeuring met 4/5 van de stemmen aanwezige of vertegenwoordigde leden. Onthoudingen bij stemmen worden meegeteld als 'nee-stem'. 
  4. Voor vrijwillige ontbinding of vereffening moet iedereen aanwezig zijn en moet er beslist worden met eenparigheid van stemmen. 

Een volledig overzicht van de verschillende zaken, minimum aantal aanwezigen en noodzakelijke goedkeurende stemmen vind je op de site van SCWITCH

FAQ: Wat is (de taak van) het bestuur (of het bestuursorgaan)?

'Het bestuur' of 'het bestuurssorgaan' (of de vroegere 'Raad van Bestuur') is het uitvoerend orgaan van de vereniging, beheert de VZW en zorgt ervoor dat de doelstellingen gerealiseerd worden. Het bestuur vertegenwoordigt de vzw (in en buiten rechte) en bezit alle restbevoegdheden (dit zijn de bevoegdheden die niet behoren tot de bevoegdheden van de algemene vergadering). 

Het bestaat uit ten minste 3 personen (tenzij er maar 2 leden in de vereniging zijn, al raden we dat vanuit de VDS niet aan). De bestuurders worden aangeduid door de algemene vergadering. Bestuurders kunnen lid zijn van de algemene vergadering, maar dit is geen automatisme.

FAQ: Wat zijn ‘leden’ en ‘bestuurders’ volgens de wet?

De wetgeving bedoelt met ‘leden’ de personen die zetelen in de algemene vergadering. Soms worden die ook ‘werkende leden’ of ‘effectieve leden’ genoemd. 

Als speelplein kunnen we ons doelpubliek (kinderen, jongeren en animatoren), die genieten van de activiteiten van de vzw, ook zien of benoemen als leden. In de wet wordt dit omschreven als ‘toegetreden leden’. Ze hebben geen stemrecht in de algemene vergadering en de wettelijke bepalingen zijn niet op hen van toepassing. Rechten en plichten van toegetreden leden horen dan ook eerder thuis in een huishoudelijk reglement. 

Een bestuurder is iemand die lid is van het bestuur(sorgaan) (de vroegere Raad van Bestuur). 

FAQ: Wat zijn statuten?

Statuten kunnen beschouwd worden als de ‘grondwet’ van een vereniging. Door de verplichte publicatie van de statuten in het Belgisch Staatsblad, zijn de statuten ook openbaar voor het brede publiek.

FAQ: Waarom statuten beperken tot de wettelijke minimumbepalingen?

Wij raden aan om de statuten te beperken tot het wettelijk minimum. Schrijf je veel details dan beperkt dat meestal je werking. Als je wijzigingen wil aanbrengen, moet de algemene vergadering met minimum 2/3 van de stemgerechtigde aanwezig zijn én dit goedkeuren met minimum 2/3 van de aanwezigen. Bovendien betaal je om wijzigingen aan te brengen.

Details en specifieke bepalingen horen volgens ons dus thuis in het intern reglement (vroeger het ‘huishoudelijk reglement’). Je kan het makkelijker wijzigen, hoeft het te laten publiceren én je moet er dus ook niets voor betalen.

FAQ: Wat moet er wettelijk minimum in onze statuten staan?
  1. De naam van de vereniging 
  2. De precieze omschrijving van het doel of van de doeleinden waarvoor zij is opgericht. [NIEUW] sinds kort wordt gesproken over ‘belangeloos doel’ en niet meer ‘maatschappelijk doel. Pas de termen ook aan in je [STATUTEN] indien nodig.  
  3. [STATUTEN] Verplichte vermelding van de belangrijkste activiteiten van de vzw
  4. [STATUTEN] Het gewest waar de VZW gevestigd is ('gelegen in het Vlaams – Waals of Brussels gewest'). 
  5. Het minimumaantal leden. De voorwaarden en de formaliteiten betreffende toetreding en uittreding van de leden. [NIEUW] Het bestuur moet uit minstens 3 personen bestaan, tenzij er maar 2 leden zijn (al raden we dit vanuit VDS - voor speelpleinen - niet aan). 
  6. De bevoegdheden van de algemene vergadering (AV), de wijze van bijeenroeping ervan en de manier waarop haar beslissingen aan de leden en aan derden meegedeeld worden. 
  7. [STATUTEN] minimum termijn van 15 dagen voor de oproeping van de AV (ipv vroeger 8).
  8. De wijze van benoeming, ambtsbeëindiging en afzetting van de bestuurders, de omvang van hun bevoegdheden, de wijze waarop zij die uitoefenen, hoe er beslist wordt en de duur van hun mandaat [NIEUW] Sinds kort wordt gesproken over 'Het bestuur' of ‘het bestuursorgaan’ en niet meer ‘Raad van Bestuur’. Pas de termen ook aan in je [STATUTEN] indien nodig.  
  9. De wijze van benoeming van personen gemachtigd de VZW te vertegenwoordigen en / of personen aan wie het dagelijks bestuur wordt opgedragen, alsook de ambtsbeëindiging, de omvang van hun bevoegdheden, de wijze waarop zij die uitoefenen, hoe er beslist wordt en de duur van hun mandaat; [NIEUW] Het dagelijks bestuur krijgt een duidelijkere opdracht: het gaat over beslissingen en handelingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging of die om reden van hun minder belang of spoedeisend karakter de tussenkomst rechtvaardigen. 
  10. De bestemming van het vermogen van de vereniging ingeval zij wordt ontbonden, welk vermogen tot een belangeloze doelstelling moet worden aangewend. De duur van de VZW indien zij niet voor onbepaalde tijd wordt opgericht. 

De wet bepaalt dus standaard een aantal zaken over de algemene vergadering (vb min aantal vergaderingen, termijn van uitnodiging, bevoegdheden  …). Dit gaat over het wettelijk minuimum, je kan ervoor kiezen om dit strenger te maken (in je statuten), maar dit raden we niet aan.

FAQ: Waar vinden we inspiratie om onze statuten op te maken?

Binnenkort vind je hier voorbeeldstatuten van een speelplein die aan de wettelijke minima voldoen.

Scwitch biedt verder ook een (eenmalig betalende) 'statutentenbouwer' aan, die je op basis van 40 vragen doorheen alle keuzes loodst. Meer info vind je op www.scwitch.be/statuten

FAQ: Wat moet er niét meer in de statuten staan sinds de nieuwe wetgeving

Deze zaken moet je niet meer opnemen in je statuten. We raden dus aan om deze niet meer te vermelden: 

  • De stichtende leden van de VZW
  • De maatschappelijke zetel (het officiële adres) van de VZW en het gerechtelijk arrondissement.
FAQ: Wat is een intern reglement?

Als aanvulling op de statuten kan men binnen de vzw ook nog een intern reglement opstellen. Het intern reglement is wettelijk niet verplicht. In de vroegere wetgeving heette dit ‘huishoudelijk reglement’.

Je kan er afspraken in opnemen die de interne werking vergemakkelijken (vb voorwaarden waaraan een persoon moet voldoen om lid of bestuurder te kunnen worden, gedragsregels, taakverdeling, …). De inhoud van het reglement mag niet ingaan tegen de wetgeving of ingaan tegen de bepalingen van jullie statuten. Het kan ze enkel specificeren of aanvullen.

Je bepaalt zelf hoe makkelijk dit document te wijzigen is en bovendien moet je er niet betalen voor een wijziging. Daarom raadden we aan om verdere details afspraken hierin op te nemen en niet in de statuten. 


3. Een VZW beheren

Een vzw heeft "rechtspersoonlijkheid", wat betekent dat je als vereniging rechten en plichten hebt. Als VZW gaan de rechten over bescherming van bestuurders en persoonlijke bezittingen. Hieronder geven we een concreet overzicht wat de plichten precies inhouden.

Wat moet je (jaarlijks) doen om wettelijk in orde te blijven?

1. Hou je boekhouding bij

Je maakt een boekhouding. Voor micro vzw's is het voldoende wanneer je een microschema bijhoudt in Excel met een overzicht hoeveel er precies binnengekomen is en hoeveel buitengegaan. Hou zeker je rekeningetjes bij (min. 7 jaar)!

Een micro vzw is een vzw die volgende criteria niet overschrijdt: 

  • Jaargemiddelde van het aantal werknemers: max 10 VTE
  • Jaaromzet (excl. BTW): 700 000 euro
  • Balanstotaal 350 000 euro. 

In praktijk vallen hoegenaamd alle speelpleinen onder de micro-vzw’s. Overschrijd je toch (gedurende 2 achtereenvolgende boekjaren) één van volgende criteria, dan gelden strengere regels. Informeer bij je lokaal ondersteuners naar de concrete verwachtingen.

2. Maak een jaarrekening op

Op basis van je boekhouding maak je de jaarrekening op met het eindresultaat. Een voorbeeld daarvan kan je hier vinden.

Een KB moet nog de verdere concrete bepalingen vastleggen ivm indienen van de jaarrekening. Er kunnen hierover binnenkort dus nog dingen veranderen.

3. Maak een begroting op

Maak een begroting op voor het volgende boekjaar en laat deze goedkeuren door de AV. Dit geeft het bestuur en het dagelijks bestuur een goedgekeurd kader om te werken en financiële uitgaven te doen.

4. Hou minstens 1 AV per jaar die je jaarrekening en begroting goedkeurt

Het is nodig om een Algemene Vergadering (AV) en een bestuur(sorgaan) te hebben die (wettelijk) minimum 1 maal per jaar samenkomt, of meer indien dit vermeld staat in de statuten. 

De AV moet ten laatste 6 maand na het afsluiten van je boekjaar samenkomen om de jaarrekening goed te keuren (meestal is een boekjaar van januari tot december, dan moet je ten laatste 30 juni een AV houden). 

Respecteer de uitnodigingstermijn (min 15 dagen) met agenda. Vergeet het (goedgekeurd) verslag nadien niet met de noodzakelijke agendapunten.

5. Dien je jaarrekening in bij de Ondernemingsrechtbank

Het bestuur heeft, na de AV, 30 dagen de tijd om de jaarrekening (kosteloos) in te dienen bij de onderenmingsrechtbank. Je vult daarvoor de nodige formulieren in en voegt het ondertekende verslag van de Algemene Vergadering toe.

Let op, wanneer een vzw drie opeenvolgende jaren geen jaarrekening heeft neergelegd, kan de vzw ontbonden worden. Je kan ingediende jaarrrekeningen van een vzw opvragen via de KruispuntBank Ondernemingen (KBO). 

6. Vul je belastingbrief online in op BIZTAX

Je vult jaarlijks online in BIZTAX de belastingbrief in. Je betaalt meestal niets tenzij je grond bezit, personeel hebt... maar invullen is dus wel belangrijk. Er staan boetes op voor meer dan 600 euro. Ook hier geef je opnieuw je jaarrekening door.

De deadline ligt door Corona dit jaar iets later, namelijk op 29 oktober 2020 (voor VZW's met boekjaar januari tot december, anderen kunnen hier de deadline opzoeken). Je wordt hiervan in principe niet verwittigd, dus verlies dit niet uit het oog! De VDS helpt jou er graag aan herinneren.


FAQ: Moeten wij onroerende voorheffing betalen voor onze lokalen?

Goed nieuws!! Sinds 2016 is het jeugdwerk vrijgesteld van onroerende voorheffing voor hun jeugdlokalen. (verslag Vlaams Parlement).

Wat je daarvoor moet doen, is jouw speelplein voor 15 april registreren op www.jeugdmaps.be (een digitale kaart met alle speel-en jongerenplekken én jeugdlokalen). Speelpleinwerkingen die eigen gronden en gebouwen bezitten, worden via deze kaart automatisch vrijgesteld van onroerende voorheffing. Daarmee bespaar je als speelpleinwerking enkele honderden euro's per jaar. Een klein werkje, maar wel doen dus! 

FAQ: Moeten wij BTW betalen?

Goed nieuws: jeugdorganisaties vallen onder de uitzonderingen waardoor zij niet BTW-plichtig zijn. Natuurlijk wel opletten dat je speelplein niet volop de commerciële toer op gaat. Meer daarvoor lees je hier.


Wat je zelf goed moet bijhouden

Het is belangrijk om een aantal zaken goed op te maken en bij te houden. Dat is een vorm van goed bestuur, maar is ook nodig omwille van wetgeving en mogelijke controle door overheidsdiensten. Daarvoor breng je volgende zaken in orde:

  1. De verslagen en beslissingen van het bestuursorgaan
  2. De verslagen en beslissingen van de algemene vergadering
  3. Alle boekhoudkundige stukken van de vereniging
  4. Laatste versie van de statuten
  5. Het interne reglement (indien je dit hebt) 
  6. Het ledenregister van je vereniging

Op de zetel van de vereniging wordt door de bestuursorgaan een register van de leden gehouden. Dit register vermeldt de naam, voornamen en woonplaats van de leden, datum van toetreding en uittreding. Op basis van deze lijst weet je wie in de AV zit, kan je de juiste aantallen bepalen voor geldige stemming en weet je wie wel/niet (meer) mag stemmen.  Download hier een voorbeeld van een ledenregister. 

FAQ: We vinden onze statuten niet terug

Je kan de laatst ingediende en dus officiële versie van je statuten hier terugvinden.

FAQ: Hoe lang moet je de boekhouding bijhouden?

De wet zegt dat je tot zeven jaar later de boekhouding (en bewijsjes) moet kunnen voorleggen bij controle. Goed idee om in te scannen en electronisch bij te houden dus.


Nieuwe wetgeving

De inhoudelijke regels uit de nieuwe-vzw wetgeving gelden vanaf 1 januari 2020 voor alle vzw's.

Voor het aanpassen van de statuten geldt een overgangsregeling tot 1 januari 2024. D.w.z. dat je, bij wijziging van statuten ook de nodige wettelijke aanpassingen moet doorvoeren. Je krijgt daarvoor tijd tot uiterlijk 1 januari 2024.


Assist werd speciaal ontwikkeld om overzichtelijk een vzw te beheren. Je kan je helpen met de boekhouding, de jaarrekening de bestuurslijst en de opmaak van wettelijke publicaties voor het Belgisch Staatsblad. Meer info en een 30-dagen-gratis versie vind je op hun site


Wat als je zelf zaken wil veranderen aan je VZW?

1. Wijzigen van bestuursleden

Als je nieuwe bestuurders aanstelt of oude bestuurders stoppen, moet je

  • Dit goedkeuren op jullie algemene vergadering (hiervoor volg je de wetgeving én de inhoud van jullie eigen statuten). Voor personen die willen toetreden en personen die willen stoppen, is een gewone meerderheid van de stemmen voldoende. Om leden uit te sluiten is een 2/3 meerderheid noodzakelijk.
  • Daarna moet je de wijzigingen ook melden aan de ondernemingsrechtbank (de vroegere Rechtbank van Koophandel). De formulieren voor deze melding vind je op deze webpagina van het Belgisch staatsblad, je vult steeds formulier I en formulier II in (voor de Kruispunt Bank Ondernemingen en het Staatsblad).
  • Je stuurt de formulieren op naar de ondernemingsrechtbank van jouw regio.  Zij zorgen er automatisch voor dat de wijzigingen gepubliceerd worden in de bijlagen van het staatsblad.

 

Vergeet ook niet de aanpassingen in het UBO-register te controleren. Dat is sinds 2019 een centraal register bij de FOD Financiën en kadert in de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme. Lees alle info over het hoe en waarom van de UBO-registratie na in deze FAQ.

Ook alle VZW’s moeten hun uiteindelijke begunstigden hieraan meedelen. De gegevens in het UBO worden automatisch overgenomen van het KBO (Kruispunt Bank Onderenmingen), maar deze moet je controleren en bevestigen.

  • Via deze link kan je gemakkelijk en snel opzoeken wat er van een vzw in het KBO staat. Is de info niet actueel, dan zal je dit moeten rechtzetten door het indienen van de formulieren 1 en 2 bij de ondernemingsrechtbank. Zorg dan dat zeker ook het luik C (bedoeld voor het KBO) correct ingevuld is. 
  • Aanvullende gegevens invullen en bevestigen kan (enkel) door de één van de wettelijke vertegenwoordigers via de online applicatieOp de website van de FOD financiën vind je hiervoor een handleiding.

2. Statuten wijzigen

Over een statutenwijziging kan de algemene vergadering alleen op geldige wijze beraadslagen en besluiten wanneer 

  • De wijzigingen uitdrukkelijk zijn vermeld in de oproeping
  • en wanneer ten minste twee derde van de leden op de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
  • Een wijziging kan alleen worden aangenomen met een meerderheid van twee derde van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden (onthoudingen worden niet meegeteld). 
  • Wanneer de wijziging evenwel betrekking heeft op het doel of op de doeleinden waarvoor de vereniging is opgericht, kan zij alleen worden aangenomen met een meerderheid van 4/5 van de stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
  • Bekijk ook steeds je huidige statuten om ervoor te zorgen dat je jullie eigen (strengere) richtlijnen volgt. 

Daarn vul je opnieuw documenten in voor de rechtbank en voeg je als bijlage ook je vernieuwde statuten toe. 

REMINDERVoor de aanpassing van de statuten aan de nieuwe wetgeving heb je tijd tot uiterlijk 1 januari 2024. Neem dus de eerstvolgende gelegenheid waarbij je je statuten wil aanpassen aan om ook de wettelijke aanpassingen door te voeren. Zo ben je helemaal in orde én spaar je extra kosten uit voor de neerlegging van je statuten. De wettelijke aanpassingen vind je terug onder het blok 'Een VZW oprichten', aangeduid met het label [STATUTEN].

FAQ: Hoe stuur je documenten op naar de Rechtbank?

De vzw is zelf verantwoordelijk voor het actueel houden van het verenigingsdossier en de nodige stukken zelf bezorgen aan de griffie v. Daarnaast moeten bepaalde stukken ook opgenomen worden in het Belgisch Staatsblad (BS) of in de Kruispuntbank Ondernemeningen (KBO). De vereniging kan echter alle stukken overmaken aan de griffie die de stukken zelf doorgeeft. 

1. Voor de publicatie in het Belgisch Staatsblad (aanpassing van statuten en/of bestuurders) dient de vereniging te betalen. Het bedrag moet overgeschreven worden op het rekeningnummer van het Belgisch Staatsblad.

2. Vul de nodige formulieren in en voeg de nodige bijlagen toe. Zorg dat overal de nodige handtekeningen staan (ook op de bijlagen, vb verslag van de Algemene Vergadering). Zorg dat op alle stukken de naam van de vzw, de zetel en het ondernemingsnummer staan. Het bewijs van overschrijving voeg je bij de stukken die je overmaakt aan de ondernemingsrechtbank.

3. Het bezorgen van stukken aan de griffie van de Ondernemingsrechtbank kan op twee/drie manieren: 

  • Je brengt de stukken zelf naar de Griffie. Als je een kopie van de stukken meeneemt, zullen ze deze ook afstempelen. Zo heb je binnen de vereniging ook officiële stukken. 
  • Je stuurt de stukken met de post op naar de Griffie. Wanneer je bij je stukken een aan jezelf geadresseerde én voldoende gefrankeerde enveloppe met een kopie van de ingediende stukken steekt, zal de griffie een officieel 'voor ontvangen' exemplaar terugsturen. 

Voorlopig kan je bij de rechtbank nog niet op een digitale manier stukken indienen.

FAQ: Op papier staan er nog oude bestuurders, is dat een probleem?

Ja, dat is een probleem. Enerzijds kan jij als nieuwe bestuurder niet rechtsgeldig handelen (bv: geen contract afsluiten in naam van de vzw) en anderzijds blijven de oude bestuurders aansprakelijk zolang hun namen genoteerd staan. In sommige gevallen kan dit aanzien worden als "zware fout" wat hun bescherming opheft.


4. Een VZW afsluiten

Soms loopt het niet zoals verwacht en komt het tot het einde en de ontbinding van je vzw. Dat kan op eigen initiatief, of omdat de VZW door de rechtbank failliet verklaard wordt. 

Bij het ontbinden van de VZW komen volgende zaken kijken:

  • Een AV bijeenroepen waar minstens 2/3 van de leden aanwezig zijn
  • Tijdens de AV moet 4/5 van de aanwezigen voor ontbinding stemmen.
  • Het aanduiden van een vereffenaar die zorgt dat contracten gestopt worden, alle facturen betaald en de laatste inkomsten geïnd worden.
  • Op àlle communicatie moet, naast de contactgegevens, ook vermeld staan dat de vzw als rechtspersoon in vereffening of ontbinding is. 
  • Een laatste AV bijeenroepen waar beslist wordt aan welke vereniging het saldo wordt toegekend.
  • Ook hiervoor moeten documenten aan de rechtbank bezorgd worden.

Geen makkelijke opgave, ook hiervoor mag je rekenen op de VDS.

 

Op de website van de FOD Financiën is een video beschikbaar die je laten zien hoe je een uiteindelijke begunstigde in minder dan 5 minuten kan registreren in het UBO-register.