Stuurgroepen

“Vele handen maken licht werk”: een zin die wellicht meermaals op elk speelplein en tijdens elke vakantie wordt uitgesproken. Dit idee kan doorgetrokken worden naar de context van een stuurgroep. Door de taken en verantwoordelijkheden te verdelen over de verschillende leden van de stuurgroep wordt de taakbelasting van de speelpleinverantwoordelijke een pak kleiner. Hierdoor komt er misschien zelfs tijd vrij om eindelijk eens dat zotte project dat al jaren in ieders achterhoofd zweeft uit te voeren. 

Over denkwerk gaat voorgaande uitspraak op het eerste zicht misschien minder op. Met meerdere personen over de visie en organisatie van het speelplein nadenken, kan langer duren dan wanneer enkel de speelpleinverantwoordelijke zich hiermee bezighoudt. De kans op een effectieve of betere implementatie van veranderingen wordt echter veel groter wanneer een beslissing door de stuurgroep gedragen is. Het verkleint de weerstand en het wij/zij-gevoel. De tijdswinst volgt dus zeker op latere termijn. 

Bovendien staan de jongeren die zich engageren voor de stuurgroep vaak nog met twee voeten in het speelpleinwerk en kunnen ze vanuit die praktijkervaringen beslissingen nemen. Die beslissingen zijn zo vaak beter onderbouwd en meer genuanceerd.

Inzetten op een stuurgroep is slechts een van de manieren om jongeren te betrekken bij je speelpleinwerking, maar wel een heel krachtige. De animatoren van het speelplein krijgen er de kans om hun mening te geven, zelf hun steentje bij te dragen en ook doorheen het jaar bezig te blijven met de werking. 

Door in te zetten op een stuurgroep creëer je een hoge mate van participatie. Dit zorgt voor een betere gedragenheid, meer (en vaak betere) ideeën en maakt dat animatoren langer blijven. Zo zorgt een stuurgroep mee voor sfeer en verbondenheid binnen de speelpleinploeg. Door zich samen in te zetten hangen de leden hangen vaak goed aan elkaar door het ‘wij zijn van het speelplein en het speelplein is van ons’-gevoel. Daarnaast kan een deel van de vergadertijd gaan naar het organiseren van funmomenten, ook voor wie niet in de stuurgroep zit.

Binnen een stuurgroep krijgen jongeren heel wat kansen om verantwoordelijkheden op zich te nemen. Ze leren niet alleen bij over het speelplein, maar ook over hun mede-animatoren en zichzelf door samen te werken, zich in onderwerpen te verdiepen en bepaalde taken op te nemen.

Ze krijgen er in een uitdagende, maar veilige omgeving de kans om hun talenten in de verf te zetten en nieuwe vaardigheden te ontwikkelen. Bovendien staat het ook ontzettend mooi op hun CV, win-win! 

De eerste fase bestaat vooral uit het op zoek gaan naar interesse: bij de animatoren, collega’s, het gemeentelijk beleid etc.:

• Spreek eens informeel met animatoren over het idee om een stuurgroep op te richten 
• Luister naar wat de animatoren te zeggen hebben over de speelpleinwerking 
• Ga na bij collega’s of ze het ook een goed idee vinden 
• Vraag ruimte van het beleid om met een stuurgroep aan de slag te gaan 
• Speel in op wat er leeft bij de ploeg 
• Als je het gevoel hebt dat het idee leeft en dat er mensen zin hebben om mee te doen, kan je verder gaan in het proces.

Een cruciaal moment voor het oprichten van een stuurgroep is de eerste vergadering. Dat is het moment waarop de potentiële stuurgroepleden kijken of het eigenlijk wel iets voor hen is. Zorg dat er zo veel mogelijk mensen op de vergadering aanwezig kunnen zijn door goed ieders beschikbaarheid te bevragen, na te denken over een gepaste locatie en over een aantrekkelijke communicatie. 

Eens je geschetst hebt wat de bedoeling is en een inschatting gegeven hebt van het engagement van de stuurgroepleden is het tijd om aan de echte zaken te beginnen: het bepalen van de prioriteiten. Maak een lijst van de onderwerpen die je met de stuurgroep graag wil aanpakken. Vertrek daar vooral vanuit goesting om met dingen aan de slag te gaan. Tracht tot een jaarplanning en indien mogelijk een meerjarenplanning te komen. Zo houd je telkens goed overzicht over waar je naartoe wilt werken met de stuurgroep. 

De vierde stap bestaat uit goed en grondig communiceren. Niet iedereen die interesse heeft in het beleid van de speelpleinwerking kan of wil ook in de stuurgroep zitten. Blijf ook die mensen op de hoogte houden! 

Kies aan het begin van het proces zeker ook een moment waarop je een evaluatie van de werking van de stuurgroep inplant. In het eerste jaar zal niet alles meteen van een leien dakje lopen. Evalueer zowel de gemaakte besluiten en de effecten daarvan, als de werking van de stuurgroep zelf. 

Zorg ervoor dat leden van de stuurgroep goed weten om welke reden de stuurgroep samenkomt en wat er van hen verwacht wordt. Communiceer vooraf wat de agendapunten zijn en geef ruimte om eigen punten te agenderen. Plan een vergadering niet te vol en spreek af of er tijdens de vergadering nog variapuntjes kunnen aangehaald worden.

Denk goed na over het verloop van de vergadering. Plak een timing op agendapunten en probeer die in de mate van het mogelijke te respecteren. Laat ruimte voor voldoende (ontspannende) pauzes, zo benut je ook het leuke en motiverende deel van de stuurgroep. Maak gebruik van vergadertechnieken waar mogelijk. Inspiratie kan je hier vinden.

Zorg voor een verslag waarin duidelijk vermeld staat wat opgevolgd moet worden en door wie. Spreek ook af waar deze verslagen worden bijgehouden. 

Om goed te weten wat verwacht wordt van individuele stuurgroepleden, is het belangrijk om een duidelijke taakverdeling op te maken. Zo glippen er geen to do’s door de mazen van het net en ontstaan er geen nodeloze frustraties. 

Afhankelijk van het mandaat dat een stuurgroep opneemt, zullen de taken variëren. De taken kunnen organisatorisch- of beleidsmatig van aard zijn (bijvoorbeeld het plannen van daguitstappen, aankopen van nieuw materiaal, betalen van facturen, evalueren van de werking…). Er zijn ook taken op het niveau van externe relaties (bijvoorbeeld inschrijvingen beheren, promo maken of contacten met ouders en de schepen onderhouden). Voorbeelden van speel- en kindgerichte taken zijn activiteiten voorbereiden en de regels van het speelplein opstellen. Daarnaast zijn er ook taken ten opzichte van de ploeg, waaronder het werven van nieuwe animatoren, ontspanningsactiviteiten voorbereiden en het uitwerken van een stagebegeleidingsmethode.

Voor elke taak kan je nadenken: wie kan zich hier het beste mee bezighouden? Houd hierbij rekening met de talenten, interesses en ervaringen van de stuurgroepleden. 

Denk ook al preventief aan ondersteuning en opvolging. De stuurgroep is geen statische groep mensen, helaas zal je na verloop van tijd van enkele leden afscheid moeten nemen. Zorg hierbij voor een goede overdracht van kennis, informatie en ervaringen. De overdrachtbox kan hierbij een hulpmiddel zijn. Dit is een digitaal instrument, bestaande uit invuldocumenten over 11 thema’s die belangrijk zijn voor de goede werking van het speelplein.  

De motivatie en goesting van elke stuurgroep kent pieken en dalen. Het ene jaar lijkt alles vanzelf te gaan, het andere jaar loopt alles heel wat stroever. Wees je ervan bewust dat er soms stuurgroepleden zullen vertrekken, veranderingen niet uitdraaien zoals je voor ogen had of acties niet lopen zoals gepland. 

Sta daarom regelmatig stil bij de werking van de stuurgroep. Loopt alles nog efficiënt? Heb je voldoende of net te veel leden? Vergader je regelmatig genoeg of net te vaak? Hoe verlopen de vergaderingen? Welk gevoel houden individuele leden over na een stuurgroepbijeenkomst? Wat is hun motivatie om zich voor het speelplein te blijven inzetten? Wie is allemaal op de hoogte van het bestaan van de stuurgroep? Enkel door regelmatig te evalueren, kan de werking van de stuurgroep optimaal blijven. 

Denk na over waar “de stuurgroep van nu” voor staat. Iedere generatie mag zijn eigen accenten leggen. Benoem daarom ook expliciet welke successen je als stuurgroep reeds behaald hebt. Geef iedereen de kans om trots te zijn op de verbeteringen die jullie samen voor het speelplein hebben kunnen verwezenlijken

Om een richting te bepalen is het nodig om te weten waar het speelplein nood aan heeft. Ga voldoende op zoek naar manieren om te evalueren en installeer vaste evaluatiemomenten (na de zomer, na een vakantieperiode, na het werkjaar van de stuurgroep, ...).

Enkele tips bij het evalueren?

1. Zorg voor een evaluatie op maat. Grondige en grote evaluaties moeten zeker kunnen, maar zorg er dan voor dat ze hier voldoende tijd voor krijgen. Korte creatieve evaluaties kunnen ook, bijvoorbeeld door een stellingenspel te gebruiken. Op die manier kan je al tussendoor even polsen hoe animatoren of kinderen staan tegenover een bepaalde beslissing. Nog voorbeelden zijn online polletjes in Facebookgroepen, kort polsen bij ouders bij het in- en uitschrijven van de kinderen, .... Hoe vaker je korte bevragingen lanceert, hoe meer je een sfeer van inspraak creëert. Dit zorgt ervoor dat de doelgroepen waarvan je input hoopt te krijgen op grotere bevragingen, ook sneller de bevraging gaan invullen. 
2. Zoek de verschillende doelgroepen op. Leg niet enkel evaluaties af met de animatoren die op het speelplein staan maar de hele ploeg. Ga in gesprek met kinderen & ouders over het aanbod en de organisatie. Vergeet ook niet te evalueren met het bestuur van de gemeente. Goede wederzijdse verwachtingen maken goede vrienden. Tijdig de relatie evalueren voorkomt wrevel en lost heel wat frustraties op! 
3. Geef de input een plaats, ga ermee aan de slag en koppel terug naar de mensen waar je een evaluatie van hebt afgenomen. Terugkoppelen kan op verschillende manieren. Je kan een leuke e-mail sturen, een presentatie maken op een trefmoment of publiekelijk communiceren met een speciale "speelpleinkrant" of rubriekje in de lokale krant. 

Voorbeelden van evaluaties met verschillende doelgroepen kan je op de "evalueren" pagina terug vinden. 

Niet alle stuurgroepen zijn even bekend in de gemeente. Indien er iets voor het speelplein geregeld moet worden, kijkt het bestuur vaak naar de speelpleinverantwoordelijke. De speelpleinverantwoordelijke is en blijft de eindverantwoordelijke uiteraard maar hoe zorg je ervoor dat de stuurgroep als officieel orgaan wordt aanschouwd door de gemeente? Profilering! 

Enkele tips om aan de slag te gaan met deze profilering: 

• Breed communiceren: Heb je een visie van het speelplein of heb je een evaluatie gedaan met animatoren, ouders e.a.? Maak er een leuke visual van en presenteer deze aan ouders, het college, inwoners van de gemeente...
• Schepen van jeugd: Nodig jaarlijks of meerdere keren per jaar de schepen uit op een vergadering. Maak gebruik van de aanwezigheid van de schepen door inhoudelijk interessante topics op de agenda te plaatsen (bijvoorbeeld: communicatie met externen, een oefening rond de visie ...). 
• Elke schepen is schepen van jeugd! Maak als speelpleinverantwoordelijke een jaarlijks agendapunt met een nota rond het speelplein op het college van burgemeester en schepenen zodat het bestuur van de gemeente op de hoogte blijft van jullie activiteit. Tonen dat je als stuurgroep bewust bent van de valkuilen, uitdagingen en kansen, maakt dat je extra mandaat krijgt van het college om in de toekomst meer en meer zelf te beslissen. Ze zien jullie dan ook officieel als partner. 

Meer tips over communiceren met externen vind je op onze pagina "doelgericht communiceren" terug. 

Als stuurgroep maak je zware beslissingen en kan je al een heel eindje verder door voldoende te evalueren. Het blijft natuurlijk wel belangrijk om voldoende zichtbaar te blijven. Niet alleen voor animatoren maar ook voor andere doelgroepen (ouders, externen, ...). 

Hoe zorg je voor zichtbaarheid?

Zorg voor duidelijke aanspreekpunten of kanalen. Heb je een mailadres van de stuurgroep of iemand die iedereen kan en mag aanspreken? Maak dit kanaal duidelijk. Je zal dit veelvuldig moeten herhalen zodat dit voor mensen een automatische beweging wordt. Zorg ervoor dat dit communicatiekanaal niet elk jaar wijzigt en zeker niet voor ouders. Een vast mailadres en/of een vast aanspreekpunt/profiel zorgen voor kennisoverdracht en duidelijkheid bij externen. 

Door, zoals in vorige puntjes werd aangehaald, voldoende terug te koppelen, zorg je ook voor die zichtbaarheid. Beperk dit niet tot een online gedeelte (mail, Facebook...), maar zorg als stuurgroep ook voor een terugkoppeling of leuke intro op trefmomenten en vormingsdagen op het speelplein. Dit is het ideale moment voor animatoren om leden van de stuurgroep aan te spreken en vragen te stellen. 

Maak gebruik van het evaluatie instrument 'je speelplein door een kinderbril"