Procesbegeleiding

Loop je vast op iets wat je wil veranderen op je speelplein?
Zoek je een 'compagnon de route', klankbord en inspirator... om een nieuwe uitdaging aan te gaan? In deze meest doorgedreven vorm van ondersteuning stapt de Vlaamse Dienst speelpleinwerk actief mee in je werking.

  • Geen enkele procesbegeleiding is identiek.
    Elke procesbegeleiding wordt op maat uitgeschreven.
  • We stellen het proces af op de noden van de werking.
  • We bekijken samen hoe we het beste resultaat kunnen behalen.
  • We zorgen voor de perfecte match tussen speelplein en procesbegeleider. Onze procesbegeleiders worden gelinkt aan het speelplein/speelinitaitef en hun specifieke vraag op basis van talenten en inhoudelijke kennis over het aangevraagde thema.  
Mogelijke thema's
  • Speelkansen verhogen, meer keuze en variatie op de werking
  • Kleuterwerking avontuurlijker maken
  • Opstarten van een tienerwerking
  • Opmaak van een speelpleinvisie– en beleidsplan voor de toekomst
  • Oprichten van een stuurgroep
  • Omgaan met meertaligheid op het speelplein
  • Inclusief speelpleinwerk voor kinderen met een beperking
  • Imago en profilering van het speelplein
  • Halvedagwerking wordt volledagwerking
  • Hoe werken met jongeren op jouw speelinitiatief?
  • Het opstarten van een nieuwe werking
  • Een duidelijke speelvisie opmaken voor jouw werking 
  • … 

Ondersteuning op maat

Een procesbegeleiding wordt uitgevoerd door een stafmedewerker of een freelancer met VDS-roots en speel(plein)kennis. Binnen een procesbegeleiding reikt onze rol verder dan het geven van input, zoals bij een vorming of advies ter plaatse. In een proces worden we begeleider en inhoudelijke coach rond een bepaald thema. We bereiden alle stappen samen met jou voor vanuit onze ervaring en deskundigheid, documenteren met goede voorbeelden en ondersteunen je ploeg in het nemen van beslissingen. De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk neemt zelf geen eindbeslissingen voor het speelplein. Jij blijft eigenaar van het geheel.

Elke procesbegeleiding is uniek. Afhankelijk van de vraag of het probleem bekijken we samen tijderns een intakegesprek hoe lang de procesbegeleiding zal duren. Toch telt elke procesbegeleiding enkele standaardmomenten. Deze momenten zijn nodig voor het goede verloop van de procesbegeleiding en de opvolging ervan. 

Volgende momenten komen minstens in elke procesbegeleiding aan bod:  

Kennismaking & vastleggen plan van aanpak
  • Kennismaking
    Op het kennismakingsgesprek zal de procesbegeleider aanwezig zijn, maar ook algemeen verantwoordelijke voor procesbegeleiding binnen de VDS. Je nodigt zelf de nodige, relevante mensen van je werking uit (bv. verantwoordelijke van de werking, betrokken vrijwilligers, leden van de stuurgroep, diensthoofd, schepen, iemand van het MAT...)
  • Doel van de procesbegeleiding
    In de aanloop naar deze start bepaalden we op basis van een uitgebreide intake met de verantwoordelijke het doel van de begeleiding en werd er  een voorlopige tijdlijn uitgewerkt om dat doel na te streven. We informeren iedereen uitgebreid over doel, aanpak en tijdlijn. Dit wordt afgestemd en officieel bekrachtigd. Er wordt bepaald wie op welk moment zal deelnemen aan de procesbegeleidingen en welke soort momenten er zullen ingepland worden. Tot slot zullen worden er reeds enkele concrete dagen vastgelegd. 


Na dit moment is het duidelijk dat vanaf nu de verantwoordelijke van de werking als de procesbegeleider als een tandem samenwerken; de procesbegeleider aan het inhoudelijke stuur en de verantwoordelijke van de werking aan de organisatorische trappers! Het is voor iedereen duidelijk wat het doel is van de procesbegeleiding en op welke manier we dat doel willen bereiken. Iedereen is mee. De neuzen staan in dezelfde richting. 

Ondersteuningsmomenten op maat

Elke procesbegeleiding is uniek en telt x-aantal ondersteuningsmomenten op maat. 
Deze ondersteuningsmomenten worden op voorhand vastgelegd en zijn steeds op maat van de werking en de thematiek. Afhankelijk van de duur van een procesbegeleiding worden de ondersteuningsmomenten opgesplitst door een tussentijdse evaluatie en een eventuele update van de tijdlijn en stappenplan. 

Ze kunnen verschillende vormen aannemen. 

Enkele voorbeelden: 

  • De hele animatorenploeg krijgt een vorming rond avontuurlijk spelen 
  • De procesbegeleider zit samen met de jeugddienst en de schepen van jeugd om enkele beleidsmatige keuzes te maken 
  • We gaan samen met de werkgroep aan de slag om het materiaalkot écht om te vormen tot een goed gestructureerd lokaal. 
  • We gaan samen op bezoek bij andere speelpleinen om inspiratie op te doen rond inclusie. 
  • De werkgroep denkt samen na over hoe er volgende zomer gewerkt kan worden met een openspeelaanbod. 
  • ... 
(Tussentijdse evaluatie)

Indien er bij aanvang wordt gekozen voor een langere procesbegeleiding, plannen we halverwege een tussentijdse evaluatie. 

Deze gebeurt op twee manieren: 

  • Met alle leden van de procesbegeleiding 
    De procesbegeleider plant een tussentijdse evaluatie in met de werking en alle leden van de procesbegeleiding. Er wordt bekeken wat de procesbegeleiding reeds heeft opgeleverd, wat er goed loopt en waar er nog bijgestuurd kan worden. 
  • Met de verantwoordelijke van de werking 
    Omdat we graag de vinger aan de pols houden bij de procesbegeleiding, neemt de verantwoordelijjke voor procesbegeleiding binnen de VDS ook contact op met de verantwoordelijke van de werking om te kijken of alles goed loopt tussen de werking en de procesbegeleidier. 

 
Eventuele update van de tijdlijn en het stappenplan:

Uit de evaluatie zal blijken of er meer of minder ondersteuningsmomenten nodig zijn om het beoogde doel te behalen. We bekijken samen waar er aanpassingen nodig zijn en sturen het traject eventueel bij. Zijn extra momenten nodig, dan zal de offerte worden aangepast en zullen deze mee verrekend worden op de eindfactuur. 

Eindevaluatie

Er wordt altijd een eindevaluatie gehouden. Op deze manier sluiten we de procesbegeleiding af. 

Deze gebeurt op twee manieren: 

  • Met alle leden van de procesbegeleiding 
    De procesbegeleider plant een eindevaluatie in met de werking en alle leden van de procesbegeleiding. Deze eindevaluatie wordt voorbereid door de procesbegeleider. 
  • Met de verantwoordelijke van de werking 
    Omdat we graag de vinger aan de pols houden bij de procesbegeleiding, neemt de VDS ook contact op met de verantwoordelijke van de werking om te kijken of alles goed is gelopen tussen de werking en de procesbegeleidier.   

Na de eindevaluatie wordt de factuur opgemaakt en bezorgd, op basis van de offerte (+ eventueel extra ingeplande ondersteuningsmomenten)   

Schrijven en ontvangen van het eindrapport

Na de eindevaluatie schrijft de procesbegeleider een eindrapport. 

Hierin worden volgende zaken opgenomen:

  • Het verloop van de procesbegeleiding; 
  • Het beoogde resultaat en het uiteindelijke behaalde resultaat; 
  • De tussentijdse en/of eindevaluatie;
  • Mogelijke verdere ondersteuningen die de procesbegeleider nog aanraadt, gelinkt aan de dienstverlening van de VDS. 

Dit eindrapport wordt bezorgd aan het speelplein en intern aan onze lokaal ondersteuner die werking standaard opvolgt. Op die manier kan de werking er eventueel verder mee aan de slag én kan de VDS intern ook zorgen voor opvolging na de procesbegeleiding. 



"Toen ik net begon wist ik weinig over een speelpleinwerking, toch zeker niet over het coördineren ervan. Het bestuur vroeg me de werking uit te breiden naar volle dagen werking. Via de animatoren kwam ik meer te weten over VDS en hun regionale stafmedewerker. Iets later ontving ik een folder met info over het ondersteuningsaanbod van VDS en had ik een intro-gesprek met de VDS-stafmedewerker. Nadien heb ik aan mijn schepen gevraagd of ik de speelpleinwerking mocht inschrijven voor een procesbegeleiding en zo gebeurde. We zijn heel erg tevreden over de procesbegeleiding. Het heeft een positief effect gehad op de gehele animatorenploeg. Ze zijn een sterkere ploeg geworden die open staat voor vernieuwing. Ik pluk er nog steeds de vruchten van als verantwoordelijke en zie ze nu zichzelf verder vormen en uitdagen om het speelplein elk jaar nog beter te maken."


Lisa,  speelplein Olefant (Olen)


Wat kost een procesbegeleiding?

De intake (voor de start van de procesbegeleiding) is gratis.

Per procesbegeleiding maken we een offerte op.
Deze offerte is op maat en gebaseerd op 2 zaken:

  • De duur van de procesbegeleiding
    Het aantal dagdelen dat wij ter plaatse komen ondersteunen. In de prijs is voorbereidings- en verplaatsingstijd inbegrepen. 
  • Het profiel van de aanvrager
    Leden van de VDS genieten van een ledenkorting. We maken ook een onderscheid tussen particuliere en gemeentelijke organisatoren. De VDS vindt het belangrijk dat ook particuliere organisatoren kunnen deelnemen aan het aanbod en houdt hun bijdrage bewust lager.

!! De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk ontvangt jaarlijks subsidies vanwege de Vlaamse Overheid om speelpleinwerkingen en andere speelinitiatieven te ondersteunen. Hierdoor kan de VDS procesbegeleiding 30% goedkoper aanbieden. Het is een bewuste keuze om de prijs laag te houden zodat begeleiding voor elke werking toegankelijk blijft! 


Interesse?

Vraag je procesbegeleiding aan...

Afhankelijk van de vraag of het probleem bekijken we samen hoe lang de procesbegeleiding zal duren. Na een verkennend gesprek wordt een stappenplan opgemaakt met concrete acties, vorming, werksessies, plaatsbezoeken, gesprekken, analyse en/of meespeeltijd.

De aanvraag wordt ingediend

Neem contact op met jouw lokaal ondersteuner om een procesbegeleiding aan te vragen. 

Een intakegesprek over wensen en noden

We bekijken samen wat jullie effectieve wensen en noden zijn. 
We behandelen samen oa. volgende vragen: 

  • Wat is de uiteindelijke hulpvraag?
  • Hoeveel energie en tijd kunnen jullie hier in steken?
  • Welke mensen zitten er rond tafel, wie hebben we nodig om dit tot een goed eind te brengen? 
  • ...
Het bespreken van de tijdlijn en het opmaken van de offerte

Op basis van het intakegesprek maken wij een voorlopige tijdlijn op.
In die tijdlijn zijn voorstellen gedaan naar mogelijke ondersteuningsmomenten op maat. Dit kan gaan van vorming, tot meespelen, tot het geven van advies aan een schepencollege... Het is duidelijk hoe lang de procesbegeleiding zal duren. Hieraan koppelen we een offerte op maat.

We bespreken dit samen met de verantwoordelijke van jullie werking en passen eventueel aan waar nodig. 

Tekenen van het contract

Het doel, de aanpak en tijdlijn worden voorlopig goedgekeurd. De offerte is ok.
We gaan over tot het tekenen van het contract.
We plannen een eerste vergadermoment om kennis te maken en bekijken samen met alle actoren of het doel, de aanpak en tijdlijn bekrachtigd worden. 


Begeleiding aanvragen?


Je lokaal ondersteuner staat voor je klaar om meer tekst en uitleg bij procesbegeleiding te geven en je op weg te helpen.


Goeie voorbeelden

Op Speelplein Boemerang in Hoeilaart gingen we aan de slag om een stuurgroep op te richten. Samen met de jeugddienst stelden we het plan van aanpak op. Door omstandigheden werd die, tijdens de tussentijdse evaluatie later nog aangepast.

Op het einde van de procesbegeleiding in Wervik schreef de procesbegeleider een eindrapport. Hiermee had het speelplein het verloop van de procesbegeleiding op papier staan en hadden ze direct een hele hoop tips voor de toekomst.  


Referenties

Deze speelpleinen deden in het verleden reeds beroep op de VDS voor een procesbegeleiding.

Buggenhout, Hamme, Gent, Lint, Oostende, Overijse, Destelbergen, Geraardsbergen, Heist o/d Berg, Wemmel, Broukère (Brussel), Geel, Ronse, Lille, Turnhout, Genk, Hasselt, Kraainem, Holsbeek, Vorselaar, Parasol (Brussel), Damme, Beernem, Oostkamp, Olen, Diest, Leuven, Beveren, Evergem, Izegem, Oudenaarde, Oudenburg, Kalmthout, Middelkerke...


Ik ben geen speelplein-organisator

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) focust op het belang van spelen en speelpleinwerk als unieke jeugdwerkvorm. Daarnaast breiden we, stap voor stap, ons aanbod uit naar speelinitiatieven. Ook speelinitiatieven zijn dus meer dan welkom om een procesbegeleiding aan te vragen. 

Begeleidingsvragen die niet-speelpleinwerk of niet-speelinitiatief gerelateerd zijn speelt de VDS door aan familieleden: Speelmakers en Kind & Samenleving. We delen met overtuiging dezelfde visie en verspreiden die samen zo breed mogelijk.