Selecteren en Solliciteren

Jury’s zijn op zich al erg intimiderend en kunnen bij een aantal kandidaten voor heel wat spanning zorgen. Het is daarom belangrijk om je jury zo compact mogelijk te maken. Drie tot vier juryleden zijn meestal ideaal en zorgen er ook voor dat de jury niet uitmondt in een chaos van verschillende meningen. Tegelijk mag een jury ook niet te klein zijn, anders gaat één mening al snel overheersen.

Daarnaast is het ook belangrijk om te waken over de diversiteit van je jury. Je speelplein heeft misschien vrijwilligers, jobstudenten, bestuursleden, beroepskrachten … Allen dragen die een andere bril en zullen die anders kijken naar de kandidaten. Een diverse jury zich dan ook een vollediger beeld kunnen vormen van de sollicitanten. Een hoofdanimator kan meer gerichte vragen stellen over het coachen van animatoren, terwijl een jeugddienst vragen kan stellen over visie en beleid. Bovendien vermijd je met een diverse jury ook het klooneffect, waarbij je kandidaten kiest die qua gedrag en persoonlijkheid overeenkomsten vertonen met jezelf.

Om de diversiteit van je jury te vergroten, kan het handig zijn om een externe uit te nodigen, afhankelijk van de impact. Een externe kan inzichten geven die interne juryleden vanzelfsprekend vinden en kan ook vermijden dat een belangenvermenging plaatsvindt (doordat er bv. vrienden, familie of kennissen van de jury bij de sollicitanten zitten). Je kan altijd beroep doen op de VDS als extern jurylid.

• Denk op voorhand grondig na over de vragen. Vat voor jezelf de belangrijkste criteria samen uit het selectiereglement, formuleer hierover goede vragen en structureer ze in een interviewleidraad. Zo zorg je ervoor dat elk aspect dat je moet beoordelen aan bod komt tijdens het jurygesprek.
  
  
• Stel je vragen gestructureerd en volg nauwgezet de interviewleidraad. Spreek daarom op voorhand af wie welke vragen stelt en hoe lang elk onderdeel van het gesprek mag duren. Geef ook voldoende tijd aan de gedragscompetenties.
  
  
• Wees objectief en onbevooroordeeld tijdens het gesprek. Beoordeel iedere kandidaat op basis van de criteria uit het selectiereglement. Noteer alle plus- en minpunten van de kandidaten. Dit helpt je om een objectieve keuze te maken.
  
  
• Creëer een positieve sfeer zodat iedere kandidaat, geschikt of niet, met een goed gevoel terugkijkt op het gesprek.

© Vlaamse Overheid

• Halo-effect: heeft een kandidaat een uitgesproken positieve kwaliteit? Dan mag je dat niet veralgemenen naar alle criteria die de selectie bepalen. De kandidaat is niet noodzakelijk geschikt voor de functie.
  
  
• Horn-effect: heeft de kandidaat een uitgesproken negatieve kwaliteit? Dan wil dat niet zeggen dat de kandidaat niet geschikt is voor de functie.
  
  
• Contrasteffect: je mag je niet laten beïnvloeden door indrukken van andere juryleden. Anders wordt het contrast groter gemaakt dan het in werkelijkheid is.
  
  
• Eerste-indrukeffect: je mag je oordeel niet laten bepalen door de eerste indruk die je krijgt van een persoon.
  
  
• Mildheidstendens: vermijd dat je systematisch te hoge beoordelingen geeft.
  
  
• Strengheidstendens: vermijd dat je systematisch te lage beoordelingen geeft.
  
  
• Angst voor extremen: vermijd dat je systematisch voor het centrale punt op de beoordelingsschaal kiest.
  
  
• Projectie of klooneffect: vermijd dat je een kandidaat systematisch beter beoordeelt naarmate die in gedrag en persoonlijkheid meer overeenkomsten vertoont met jezelf.
  
  
• Stereotypering: vermijd dat je ten onrechte persoonlijkheidseigenschappen toekent op basis van uiterlijk waarneembare kenmerken.
  
  
• Angst voor eigen positie: vermijd dat je een kandidaat systematisch minder goed beoordeelt omdat die een risico kan vormen voor je eigen loopbaanpad.

© Vlaamse Overheid

• Gebruik geen gsm, tablet of laptop, tenzij je die nodig hebt voor het selectiegesprek.
  
  
• Let op je lichaamstaal, want ook met je gebaren, gelaatsuitdrukkingen en zitpositie geef je een boodschap aan de kandidaat.
  
  
• Toon interesse en neem een open houding aan. Behandel een kandidaat zoals je zelf behandeld wilt worden.
  
  
• Geef elke kandidaat evenveel aandacht en zorg ervoor dat die voldoende vragen kan stellen op het eind van het gesprek.
  
  
• Laat de kandidaat 90% van de tijd aan het woord. De overige 10% stelt de jury vragen.

© Vlaamse Overheid

• Maak een spel voor een specifieke doelgroep
• Speel een kennismakingsspel
• Leg de animator een conflictsituatie tussen kinderen voor (met voorbereiding)
• Laat de animator zich verkleden voor de sollicitatie (met voorbereiding)
• Bedenk een impuls rond een wc-rolletje
• Kleed het vieruurtje creatief in 
• Teken je ultieme activiteit 
• Stel jezelf voor aan de hand van een knutselwerk 
• Teken jezelf als animator op het speelplein
• Stel het dagverloop voor aan de hand van symbolen 
• ...

• Bedenk een nieuwe naam voor het speelplein 
• Bedenk een nieuw logo voor het speelplein 
• Leg de hoofdanimator een crisissituatie op het speelplein voor
• Leg de hoofdanimator een conflict tussen de animatoren voor
• De hoofdanimator is voor een dag speelpleinverantwoordelijke: wat zou die persoon veranderen? 
• Teken de ideale animator op het speelplein
• Kies je vijf favoriete voorwerpen uit het materiaalkot
• Organiseer een teambuildingsactiviteit
• ...

Een geslaagde sollicitatie is het begin van een doorgedreven begeleiding, niet het einde ervan.

Gebruik de input van de sollicitatie als aangrijpingspunt om aan coaching te doen en de (hoofd)animator verder te begeleiden. Met een goede begeleiding kan je ook beoordelen of de (hoofd)animator wel degelijk matcht met de functie.

Verder is het ook belangrijk om transparant te zijn over de duur van de sollicitatie.

Betekent een geslaagde sollicitatie voor hoofdanimator dat de sollicitant ook de zomer erna hoofdanimator wordt? Schrijf je elk jaar nieuwe vacatures uit? Of evalueer je de huidige ploeg en beslis je op basis daarvan of er nieuwe vacatures komen?

Communiceer hier duidelijk over, zodat de verwachtingen op elkaar afgestemd zijn.

Bij een selectie zijn er altijd mensen die de selectie niet halen. Vaak worden zij uit het oog verloren. Nochtans kan een weigering een sterke invloed hebben, zowel op de persoon in kwestie als op de ploeg. Met een goede nazorg vermijd je spanningen tussen de sollicitant en de organisatie en zorg je ervoor dat ze later misschien opnieuw solliciteren.

Die nazorg bestaat in de eerste plaats uit een gesprek met feedback. Breng alle personen persoonlijk op de hoogte en leg hen uit waarom ze de selectie niet gehaald hebben.

Heb hierbij respect en geef hen nuttige feedback, zodat ze toch iets uit de sollicitatie kunnen halen. Bied hen hierbij – indien mogelijk – toekomstperspectief. Misschien paste hun profiel niet bij de functie, maar kan je ze op een andere manier inschakelen voor je speelplein.

Zo gaat het niet alleen om wat zij kunnen doen voor het speelplein, maar ook om wat het speelplein kan doen voor hen. 

Omgaan met de teleurstelling van de mensen die de selectie niet haalden is niet fijn. Je brengt immers slecht nieuws, en je moet de reacties van de teleurgestelde kandidaten opvangen. Gebruikt deze stappen als handvaten om dit gesprek aan op te hangen:

1. Geef een korte introductie en breng het slechte nieuws meteen
2. Laat ruimte voor reacties van de kandidaat, verklaar waarom je bepaalde keuzes maakt
3. Geef feedback op veranderbaar gedrag, laat de kandidaat niet met lege handen achter
4. Ga samen op zoek naar oplossingen en hoe de kandidaat een rol kan spelen op het speelplein

Mechelen hanteert een eerder klassieke aanpak zijnde dat de selectie van de animatoren voornamelijk in handen is van de jeugddienst. 

Voor het selecteren van de hoofdanimatoren werd dit jaar (2024) een nieuwe vragenlijst uitgewerkt

Speelplein Affligem is een gemeentelijke werking waar de selectieprocedure volledig in handen is van de stuurgroep. 

Tijdens het jaar:

• Geïnteresseerden melden zich aan via de website van het speelplein (beheerd door de stuurgroep zelf). Dit kan al vanaf september. 
• De deadline hiervoor ligt rond de krokusvakantie. Nadien wordt de knop verwijderd van de website. Nieuwe kandidaten kunnen zich wel nog aanmelden, maar dat verloopt dan via de jeugddienst. 
• Het hele jaar door bereidt de stuurgroep de selectiedag voor. Deze vindt plaats de eerste zaterdag na de paasvakantie. Meteen nadat ze zich kandidaat gesteld hebben, krijgen de sollicitanten een bericht zodat ze onmiddellijk weten welke datum ze moeten vrijhouden. 
• Na verloop van de aanmeldingsdeadline krijgen alle kandidaten een vragenlijst toegestuurd. Deze lijst houdt een algemene kennismaking in, en peilt verder naar de parate kennis van speelpleinwerk en de eigen gemeentelijke werking. Er worden al enkele casussen voorgelegd en er wordt gepolst of de kandidaat een animatorcursus gevolgd heeft of interesse heeft om deze te volgen. Ze krijgen tevens de opdracht om een eigen activiteit uit te werken.
  
  NB: Het volgen van animatorcursus is een meerwaarde om te starten op speelplein Affligem, maar geen vereiste. Vanaf de tweede zomer dat je als animator staat, is het wél een verplichting. 

De selectiedag zelf: 

In de voormiddag

• krijgen de kandidaten te horen dat het vooral een speelse dag gaat worden en dat er geen formeel sollicitatiegesprek plaatsvindt. 
• worden er kennismakingsspelletjes gespeeld, gevolgd door samenwerkingsopdrachten. Er wordt kort ingegaan op de voorbereide activiteiten en on the spot worden ze uitgedaagd om klassieke spelletjes naar hun hand te zetten. Tot slot krijgen de kandidaten ook nog een vorming speelimpulsen en animatie. 
• staat alles in het teken van ‘goe spelen’. De stuurgroep kijkt vooral naar de mate waarin de kandidaten zich durven te smijten en op hun bek durven te gaan. 

In de namiddag is het aan de kandidaten om te laten zien wat ze in hun mars hebben! Ze trekken naar verschillende lokale jeugdbeweging die die namiddag werking hebben en nemen daar even de organisatie over. Hier wordt vooral gekeken naar hoe de animatoren in spe in interactie gaan met kinderen. Niet onbelangrijk als je op een speelpleinwerking wil beginnen. 

‘s avonds zit de stuurgroep samen en maken ze de balans op. Elke selectieprocedure weten ze hoeveel plaatsen ze gaan kunnen aanbieden al proberen ze zoveel mogelijk jongeren kansen te geven. Gedurende het hele proces wordt er met een puntensysteem gewerkt. Ook de antwoorden op de vragenlijst werden beoordeeld. Op basis van deze punten maakt de stuurgroep een lijst op van de geslaagden en gedupeerden. Dit puntensysteem heeft ook als doel om het intuïtieve buikgevoel te ontkrachten of bevestigen. 

Speelplein Roeselare is een gemeentelijk werking, waarbij er gewerkt wordt met vrijwilligers en jobstudenten. Voor de nieuwe jobstudenten vindt er een selectieprocedure plaats. Een jobstudent moet ouder zijn dan 18. 

Tijdens het jaar: 

In samenwerking met de personeelsdienst wordt een vacature online gezet op de algemene website van stad Roeselare. Hier staan ook vacatures voor andere vakantiejobs in Roeselare (bv. de groendienst). De vacature staat een maand online en wordt ook gedeeld in de animatorengroep op Facebook. Op die manier zijn de vrijwilligers op de hoogte van de vacature. Daarnaast probeert de jeugddienst ook gericht vrijwilligers aan te spreken, als ze merken dat deze nog niet ingeschreven zijn, maar wel voldoen aan het profiel van een jobstudent (bv. een sterke vrijwilliger die dat jaar 18 is geworden). Ook stad Roeselare zelf maakt hier reclame voor. De vacature wordt verder gedeeld op sociale media. Er wordt geen reclame gemaakt via banners, posters, flyers, .. 

Tijdens de dag: 

De animatoren komen één per één op gesprek bij de jeugddienst. Hier krijgen ze een schriftelijke opdracht, in de vorm van een spel dat ze moeten voorbereiden en waarvoor ze twintig minuten tijd krijgen. 

Een voorbeeld hier van is: 

• Je mag kiezen voor welke leeftijdsgroep je een spel maakt: kleuters of lager schoolleeftijd.
• In de fictieve groep zitten 20 kinderen waarvan 1 met ASS en 1 ADHD.
• Je hebt 1 binnenruimte en 1 buitenruimte (met gras) ter beschikking.
• Je hebt standaard spel- en knutselmateriaal ter beschikking. 

Daarnaast worden er ook twee bijvragen gesteld. Hieronder enkele voorbeelden:

• Een kind loopt kwaad weg. Wat doe je in deze situatie?
• Een vader komt zijn kind ophalen die werd afgezet door de moeder. De ouders zijn gescheiden. Bij het ophalen van zijn kind, blijkt hij/zij al weg te zijn. De vader lijkt een beetje in paniek. Welke acties onderneem je?
• Een kind geeft een racistische opmerkingen naar een onbekend iemand. Welke acties onderneem je?
• De tieners zijn bezig met een spel/activiteit. In de verte zie je enkele kleuters alleen op het terrein lopen. Welke acties onderneem je? 

Na de selectiedag: 

De jeugddienst overloopt alle kandidaten die op gesprek kwamen en beslissen op basis daarvan of ze jobstudent kunnen worden of niet. Twee weken later worden ze op de hoogte gebracht of ze aangenomen worden of niet. Een maand later krijgen zij die geselecteerd zijn een mail met alle weken waarop ze ingepland staan en ook uitleg over de startdag. 

Ook degene die niet ingeschakeld worden krijgen een mail. Zij worden aanbevolen om eerst nog een jaar als vrijwilliger mee te draaien, om extra ervaring op te doen. De personeelsdienst neemt ook met hen contact op om te bekijken of ze eventueel een andere job aan de stad zouden zien zitten. 

Profiel van de hoofdanimator.
Een voorbeeld van de vacature hoofdanimator.
Voorbereiding op het sollicitatiegesprek. 

In Gent werken alle werkingen met vrijwilligers. Dit wil zeggen dat de nood om streng te selecteren er minder is. 

We gaan er binnen de VDS dan ook vanuit dat bewust niet-selecteren, het idee dat iedereen die zich aandient ook welkom is om te starten, een even waardevolle keuze is. 

Niet elke werking heeft die luxe omdat er (veel) meer kandidaten zijn dan dat er plekjes zijn (meestal om budgettaire redenen; ‘we kunnen maar # studenten in dienst nemen’). Andere werkingen ervaren het dan weer niet als een luxe omdat ze het gevoel hebben dat ze met een tekort zitten en dat ze daarom maar moeten roeien met de riemen die ze hebben. 

In Gent is er veel minder nood om te selecteren. Ook wordt er gestreefd om steeds iedereen een plekje te geven. De filosofie die ze op de Gentse speelpleinen hanteren, kan een inspiratie zijn voor elke werking. Ze vertrekken er minder vanuit de algemene basiscompetenties ook al spelen die wel een rol. Het basisprincipe is om mensen kansen te geven om te groeien en zichzelf te ontplooien. In Gent willen en kunnen ze ook andere competenties zien. Het is niet dat ze de lat lager leggen, het is meer dat ze de lat ‘anders’ leggen. Dat wil ook zeggen dat ze zelden het gevoel hebben 'te moeten roeien met de riemen die ze hebben', het is een oprecht blij zijn met wie zich aandient en vertrekken vanuit de talenten van de animatoren die er zijn. 

Omdat er sterk wordt ingezet op kinderen en jongeren uit meer kwetsbare milieus zou de traditionele aanpak ook gewoon niet aanslaan. Een selectieprocedure werpt voor sommige jongeren onnodige drempels op die hen verhinderen om animator te worden. Bij een selectieprocedure wordt soms ook te vaak gekeken vanuit een eerder middenklasse referentiekader qua competenties. Ook als je hier bewust mee probeert om te springen, zullen er toch onzichtbare en onbedoelde vooroordelen meespelen bij een selectieprocedure. Hierdoor worden andere, minstens even waardevolle competenties niet gezien en/of erkend.