In -en uitschrijven / prijzenbeleid

Vanuit organisatorisch standpunt spelen veel werkingen met het idee om resoluut te kiezen voor vooraf-inschrijvingen. Op het eerste zicht lijkt vooraf-inschrijven misschien het ideale scenario; het grootste administratieve gedeelte is gebeurd voor de dag van start gaat, animatoren hebben minder last en kinderen hebben meer tijd om te spelen. Vanuit de VDS willen we daarnaast het klantgerichte nog even voorop zetten. Indien je enkel vooraf kan inschrijven voor het speelplein, verliest dat speelplein een groot stuk van waar speelpleinwerking eigenlijk voor staat: een bijzondere, open manier van werken met kinderen en jongeren.

Kinderen, jongeren en ouders moeten op elk moment tijdens de vakantieperiodes kunnen beslissen of ze naar het speelplein gaan, of dat nu 5 dagen of 5 minuten op voorhand is. Anders gezegd: een systeem van vooraf-inschrijven kan, en heeft zijn voordelen, maar mag niet in de weg staan van het ‘spontaan’ of ‘op den bots’ naar het speelplein komen. Zo denken we erover.

Filter

Cijfers | Administratieve drempels verwijderen

Hoe nuttig vind je deze pagina?

Geen inschrijfstress voor speelpleinwerk. Op 77% van de speelpleinen hoef je niet vooraf in te schrijven. Je komt als je zin hebt, er is plaats!

Waarom wel/niet inschrijven?

Voor de verzekeringen is dit niet nodig. Je geeft aan de verzekeraar aan hoeveel kinderen er gemiddeld naar het speelplein komen en bij een ongeval, geef je aan dat het kind deelnemer is van het speelplein.
Wel handig om te weten hoeveel kinderen er aanwezig (zullen) zijn/waren.
Handig om te weten voor de kinderen die extra zorg nodig hebben bijvoorbeeld op de eerste speelpleindag zodat je of er een rondleiding nodig is.
Voor fiscale attesten en attesten van de mutualiteit.
In sommige gevallen, voor de verantwoording van de gemeentelijke subsidies.
Voor promotie en werving.
Een dag waarop ouders hun kind kunnen registreren, bespaart werk op het speelplein zelf.
Om info te verzamelen over zorg en ondersteuning voor kinderen.

WAAROM WERKEN WE NIET ENKEL MET VOORINSCHRIJVINGEN?

Dit raakt aan de typische openheid van een speelpleinwerking.
Als je bij de promo heel hard inspeelt op vooraf inschrijven, kan dat de drempel stevig verhogen.
Indien de mogelijkheden om in te schrijven sterk gedigitaliseerd zijn (enkel via internet bijvoorbeeld) of sterk gecentraliseerd zijn (bijvoorbeeld enkel op dejeugddienst en nergens in de deelgemeenten), sluit je op voorhand een aantalgroepen uit. Om dit nadeel op te vangen zou je vooraf wel een inschrijfdag kunnenhouden waar je samen met de ouders de inschrijving voor hun kind(eren) in ordebrengt.
Vooraf inschrijven sluit absoluut niet aan bij de cultuur van tieners.
Vooraf inschrijven zorgt er soms voor dat je minder contact hebt met ouders die anders aan de inschrijftafel al eens een praatje maken of terwijl ze wachten een blik werpen op de werking.

TIPS VOOR DE VEREENVOUDIGING VAN JE INSCHRIJFSYSTEEM

Voorzie iemand extra aan de inschrijvingen tijdens de eerste week om alle gegevens van alle kinderen te verzamelen en inschrijvingen voor de rest van de vakantie te registreren.
Zorg voor 2 tafels aan je inschrijvingsstand; “vooraf ingeschreven” en “ter plaatse inschrijven”. Kinderen die vooraf zijn ingeschreven hoeven niet te wachten en kunnen onmiddellijk gaan spelen.
Je kan vooraf een inschrijfmoment of een inschrijvingsstandje (tijdens de schoolopendeurdag, tijdens een wijkfeest of een braderij? …) organiseren waar men de gegevens al kan achterlaten (ongeacht of men zal komen of niet).
Zorg dat je met duidelijke en afgeronde prijzen werkt, en communiceer dit ook duidelijk aan de ingang van je speelplein en in alle infobrochures.
Steek bij de folder van je speelplein een invulformulier zodat ouders op voorhand alle nodige gegevens kunnen invullen en zelfs al de data kunnen aankruisen waarop hun kind zal komen. Op die manier hoeven ze dat niet ter plaatse te doen bij de inschrijvingsstand op het speelplein of tijdens een inschrijfmoment die je eventueel voor de vakantieperiode organiseert. Je kan het formulier ook de eerste speelpleindag meegeven zodat ouders het tegen de tweede dag ingevuld terug kunnen meebrengen.
Voor uitstappen hang je grote flappen op met het aantal plaatsen dat beschikbaar is. Wanneer kinderen zich inschrijven, wordt de lijst aangevuld. Ouders en kinderen kunnen ogenblikkelijk aan de inschrijvingsstand zien of er nog plaats is voor een bepaalde uitstap en of vriendjes of vriendinnetjes van hun zoon of dochter meegaan. Het bespaart je een heleboel opzoekwerk en vragen.

De rush op de zomerkampen

"Moeilijker dan tickets scoren voor Tomorrowland", kopte een krant begin februari. Het was maar één van de vele reacties op de sociale media van ouders die probeerden hun kinderen in te schrijven voor een van de vele zomerkampen.

Enkele speelpleinen reageerden en speelden de eigenheid van speelpleinwerk uit in de (sociale) media: "Geen inschrijfstress op het speelplein. Altijd plaats, vooraf inschrijven is niet nodig!"

Geen inschrijfstress voor speelpleinwerk!

Altijd plaats op een speelpleinwerking in je buurt

Op het hoogtepunt in de zomervakantie vinden 150.000 verschillende kinderen de weg naar het speelplein. Als koepel van speelpleinwerk in Vlaanderen en Brussel zijn we enorm bekommerd over de laagdrempeligheid van speelpleinwerk.

We trachten de lokale speelpleinwerkingen die we ondersteunen steeds te overtuigen om zo min mogelijk te werken met vooraf inschrijven. De toenemende nood aan opvang maakt dat principe voor sommige besturen moeilijk, maar de VDS is fier om te zeggen dat kinderen op 77% van de speelpleinwerkingen niet vooraf hoeven in te schrijven. Ze kunnen de dag zelf beslissen of ze zin hebben om mee te spelen.

De coronamaatregelen hebben deze sterkte deels door elkaar geschud, vooral bij speelpleinen die meer kinderen hadden dan ze in haalbare bubbels van 50 of 100 konden ontvangen. Daar werden meer inschrijvingen en inschrijfstops ingevoerd dan in normale zomers. In onze vijfjaarlijkse speelpleinenquête van 2021 wordt bevraagd in welke mate de coronamaatregelen een invloed hebben op de organisatie van het vooraf inschrijven. Uit deze enquête zal blijken of het ging om een eenmalige maatregel of dat speelpleinen het principe van vooraf-inschrijvingen behouden.

Brochure in- en uitschrijven op het speelplein

Naam en voornaam, een gegevensfiche, cash geld of ‘speelbonnen’, wachtrijen aan de inschrijvingsstand. In- en uitschrijven voor het speelplein betekent in vele gevallen een hele administratie, rompslomp en (speel)tijdverlies... Niet verwonderlijk dat sommige speelpleinen de voor– en nadelen van verschillende programma’s en systemen tegenover elkaar afwegen. Met de brochure 'in- en uitschrijven op het speelplein' wil de VDS speelpleinen helpen om die afweging te maken. Eerst worden de verschillende inschrijfsystemen weergegeven, op vlak van geld, gegevens en aanwezigheden. Hierna wordt kort het belang van het inschrijfmoment geschetst. Vervolgens hebben we het nog even over uitschrijven op het speelplein. Bij elk onderdeel staat er ook een stukje visie van de VDS.

Alle inschrijfprogramma's naast elkaar

De verschillende inschrijfprogramma’s die we in de speelpleinwereld tegenkwamen, hebben we gebundeld in een apart overzicht 'inschrijfprogramma's en mogelijkheden', zodat we dit makkelijker up to date kunnen houden. Het ideale en perfecte inschrijfprogramma voor het speelpleinwerk zijn we nog steeds niet tegengekomen. Helaas... Maar met deze bundel geven we alvast wat inspiratie.

Kinderen moeten ‘op den bots’ kunnen deelnemen. Enkel en alleen werken met vooraf inschrijven strookt niet met de eigenheid van speelpleinwerk. Elk speelplein moet de ambitie hebben om inschrijfstops weg te werken.

Wat mag een dagje speelplein kosten?

We krijgen bij de VDS vaak de vraag naar de juiste prijs voor een dagje speelplein. Gemeentes willen prijzen aanpassen aan de huidige realiteit, willen een eerlijke prijs, willen het verlies minderen, moeten besparen...

In deze infofiche 'prijsbepaling' kleven we geen bedrag op deze vraag maar hebben we het wel over factoren die prijs bepalen, cijfers, terugbetalingsystemen...

Administratieve drempels vermijden

Hoeveel administratieve drempels moeten ouders overwinnen om hun kind ingeschreven te krijgen? En kan je daar iets aan doen?

Deze presentatie helpt je om deze denkoefening ten gronde te maken.

Elektronisch betaaloptie verplicht

Vanaf 1 juli 2022 is het aanbieden van een elektronische betaaloptie verplicht. Lees er hier alles over.

een INSCHRIJFSTOP

Sommige speelpleinen passen het systeem van vooraf inschrijven toe omdat ze slechts een beperkte locatie of aantal animatoren hebben en op die manier een inschrijfstop ‘moeten’ houden. Gezien de openheid waar speelpleinwerk voor staat, kunnen we hiermee als de VDS niet gelukkig zijn.

Begrip, maar mikken op een divers publiek

Desondanks begrijpen we in sommige gevallen wel de realiteit waarin deze speelpleinen hun werking runnen. Indien er gewerkt wordt met een inschrijfstop, raden we deze speelpleinen aan op zijn minst een systeem uit te werken waarin een divers publiek de kans krijgt om zich in te schrijven en dat op verschillende momenten en plaatsen om de toegankelijkheid te bevorderen.

Ambitie om inschrijfstop weer weg te werken

Daarnaast blijft het een ‘must’ als werking om niet te berusten in deze situatie, maar blijvend op zoek te gaan naar meer animatoren, eventuele grotere locaties of andere manieren om meer kinderen toe te laten (bv. door het aanpassen van het speelsysteem). Het uiteindelijke doel moet zijn dat de inschrijfstop wordt afgeschaft en dat elk kind de kans krijgt om spontaan te komen meespelen!

Kinderen uit deelgemeenten weigeren of meer laten betalen?

Dat is niet bepaald de filosofie van speelpleinwerk, maar gebeurt om tal van redenen wel en helaas ook meer en meer.

We kunnen ons afvragen waarom steden en gemeenten vandaag kiezen om een onderscheid te maken tussen inwoners van de eigen gemeente en inwoners van buurgemeenten. Enkele jaren geleden was hier immers amper sprake van. Wat zorgt ervoor dat kinderen plots niet meer welkom zijn op het speelplein van een gemeente of meer moeten betalen? Wat zijn de beweegredenen van gemeentes om hiervoor te kiezen? En kan het ook anders?

In ons magazine Pit. (september 2020) gaan we dieper in op deze vragen.

Kunnen we een korting voorzien voor kinderen van gemeentepersoneel?

Een aantal gemeentelijke speelpleinwerkingen voorzien een verminderd tarief voor kinderen van wie één of beide ouders voor de gemeente werken.

Dat werpt de vraag op of die korting als een extralegaal voordeel (Voordeel alle aard) gezien moet worden, en op dit voordeel dus een bedrijfsvoorheffing betaald moet worden.

Dat hoeft niet.

We spreken in dit geval over een sociaal voordeel, een 'collectief voordeel van geringe waarde'. Op dit soort kleine voordelen hoeven geen belastingen betaald worden.

Het financieel voordeel dat deze korting oplevert hoeft dus niet aangegeven te worden op de loonfiches van gemeentepersoneel dat van deze korting gebruik maakt.