In- en uitschrijven op je werking

Niet elke vorm van conflict is abnormaal en moet absoluut voorkomen worden. Het is de normaalste zaak van de wereld dat kinderen en jongeren tegen elkaars grenzen en tegen de grenzen van een organisatie lopen.

Het aftasten van grenzen is onlosmakelijk verbonden met het spelen van kinderen. Het is bijgevolg ook heel normaal dat kinderen moeten gewezen worden op deze grenzen. Ga dus niet onnodig streng optreden vanaf de eerste keer dat een kind tegen die grenzen aanloopt, vaak zijn ze zich van geen kwaad bewust.

Wanneer de draagkracht van de ploeg, ondanks al het bovenstaande, toch overschreden wordt, kan een schorsing overwogen worden. Soms is er te weinig expertise of ruimte om kinderen die zwaar storend gedrag stellen de juiste ondersteuning te bieden. Een schorsing mag echter in geen geval onverwacht komen. 

Alles over kattekwaad, storend en grensoverschrijdend gedrag.

Werken aan toegankelijkheid, een inclusieve werking zijn... kent vele gradaties. Het streven naar is het grootste doel dat we met de VDS wensen te bereiken. Werken aan de draagkracht van je ploeg kan je op verschillende manieren doen:

1. VORMING: vaak ontbreekt het animatoren aan kennis om met vertrouwen te beginnen aan inclusie
2. INFRASTRUCTUUR: door enkele aanpassingen te doen, kan je de toegankelijkheid vergroten en de werklast voor animatoren verkleinen
3. LUISTEREN: waar zitten hun angsten? Waarom zijn ze wat terughoudend? Ga samen aan de slag om te bekijken wat zij zelf nodig hebben.

Een inclusieve werking behouden, zonder rekening te houden met de draagkracht van je jongeren is nefast voor iedereen. Speelpleinwerk is jeugdwerk en daar maken de animatoren dus volwaardig deel van uit.

Kinderen uit buurgemeenten weigeren of meer doen betalen? Vandaag zijn er enkele steden en gemeenten die kinderen uit buurgemeenten weigeren. Dat is bijzonder jammer. Vanuit het perspectief van kinderen is dat nauwelijks te vatten. Het introduceren van een verbod voor inwoners van buurgemeenten zorgt voor statische en te betreuren afbakeningen en discussies.

In ons magazine Pit. (september 2020) gaan we dieper in op deze vragen. 

Hoeveel administratieve drempels moeten ouders overwinnen om hun kind ingeschreven te krijgen? Lijst ze allemaal op. Breng daarbij ook in kaart waarom de administratie er is.

Deze presentatie helpt je om deze denkoefening ten gronde te maken.

Als je in stap 1 bepaald hebt waarom de administratie er is (= het doel), kan je bekijken of je hetzelfde doel kan bereiken, maar met minder drempels.

Je kan het jouw deelnemers makkelijker maken door enkele hulpmiddelen te voorzien die voor meer duidelijkheid zorgen. Hierdoor moeten ze er minder tijd aan spenderen, is er minder frustratie en lukken inschrijvingen die anders misschien niet lukten. Bv. een instructiefilmpje, een duidelijk visueel stappenplan, inschrijvingen mogelijk maken via persoonlijk contact…

De meest verregaande stap is het aanpassen van de werking om drempels te verlagen.

Bij het aanpassen van de werking kan je nadenken over speelsystemen voor grotere groepen. Zo kan je eventueel beginnen spelen met het afschaffen van verplichte inschrijvingen. Denk zeker ook na over de locatie (zoals het grasveld in de buurt, tenten...), animatoren (kunnen ze een andere rol innemen om het speelplezier hetzelfde te houden of zelfs groter te maken?), financiën (welke zaken zijn essentieel en welke zorgen voor veel speelplezier). Is er een mogelijkheid om andere partners hierin te betrekken (de gemeente, de tienerwerking van het jeugdhuis … ).

Streef er wel steeds naar om de kwaliteit van het spelen boven de kwantiteit te houden, speelplein- en vakantiewerkingen hebben een opvangfunctie. Indien je alle pistes hebt geprobeerd is het misschien tijd om wat druk te leggen bij het beleid. Bij animatorentekorten kan je bijvoorbeeld reclamecampagnes opstarten, cursussen ter plaatse aanvragen, rondgaan op secundaire scholen ...

Spreek hiervoor zeker je lokale ondersteuner eens aan om te bekijken wat er allemaal mogelijk is.

De manier waarop je naar je eigen werking kijkt en welke waarden je als werking hebt vastgelegd, bepalen mee de prijszetting.

• Wat is het standpunt ten opzichte van de kosten en opbrengsten?
• Investeren we in de werking?
• Moet de werking break-even draaien of moet de werking opbrengen?
• Willen we inzetten op de maatschappelijk kwetsbare doelgroepen?
• Welk ander (laagdrempelig) aanbod bestaat er nog binnen de gemeente?
• Willen we ook investeren in de animatoren, ook jongeren uit de gemeente?
• Willen we werken met verschillende tarieven?
• ...

Een werking organiseren brengt heel wat kosten met zich mee. Bekijk welke de (grootste) uitgavenposten zijn en wat je hiervan (deels) wilt recupereren via de deelnameprijs.

Er zijn uitgaven waar je niet omheen kan zoals:

• Drankjes en tussendoortjes (tien- en vieruurtje)
• Uitstappen
• Busvervoer
• Voor– en naopvang
• Verzekering
• Vergoedingen voor animatoren
• Betaling huur/lening van de locatie
• …

Er zijn uitgaven die je als werking maakt omdat je ze belangrijk vindt: Basismateriaal

• Middageten voor de deelnemers
• Avontuurlijk materiaal
• Duurzaam speelmateriaal/speeltuigen
• Vormingen voor animatoren
• Sfeer en groepsbinding van animatoren
• ...

In de vijfjaarlijkse speelpleinenquête (2021) stelden we heel wat vragen over deelnameprijzen en prijzenbeleid. We geven hier een beknopt overzicht van de belangrijkste cijfers.

Dagprijs

Gemiddelde dagprijs vastgesteld in 2021: €4,76 

Kortingstarief

Kortingstafrief voor bijkomende kinderen uit hetzelfde gezin is vaak beperkt 1 à 2 euro korting.

Kortingstarief met sociale reden, liggen de dagtarieven doorgaans veel lager dan de gewone kostprijs: vaak is dat 20% of de helft van de gewone prijs.

Het is een sterkere strategie om de algemene prijs laag te houden dan om voortdurend in te zetten op allerhande kortingssystemen.

UiTPAS

In 2015 hebben we voor het eerst bevraagd of speelpleinwerkingen de UiTPAS gebruiken op het speelplein. Dat was toen een vrij nieuw systeem om prijzen toegankelijker te maken.

Je merkt een mooie evolutie in het gebruik van de UiTPAS op 5 jaar tijd (6,1% -> 36%). Quasi iedereen kent het principe (6% niet). Meer dan de helft gebruikt het ondertussen of wil gebruik maken van het systeem (16% is dat van plan).

Buurgemeente

80,2% geeft aan dat er kinderen van de buurgemeenten op het speelplein komen spelen. Op 15% van de werkingen moeten kinderen hiervoor meer betalen. 4,8% geeft aan dat kinderen uit een buurgemeente niet welkom zijn.

Type tarief

• Bij 7,7% van de werkingen is een speelpleindag helemaal gratis
• bij 62% wordt er een dagprijs gehanteerd
• Bij 11% wordt er een weekprijs gehanteerd
• 13% geeft aan iets anders te hanteren. Het gaat dan om dagprijzen met kortingen, om verschillende soorten (keuze)tarieven, om een halvedagprijs, én meermaals om het hanteren van weekprijzen door corona, terwijl normaal dagprijzen worden gebruikt.

Zonder dat de kwaliteit van de werking eronder moet lijden, kan je maatregelen nemen om de kostprijs van je werking zo laag mogelijk te houden. Als ploeg kan je enerzijds zelf ‘achter de schermen’ ijveren voor goede ondersteuning en sponsoring. Anderzijds kan je ook kritisch nadenken hoe je kosten kan besparen.

In bepaalde contexten is een gratis werking de meest interessante, of zelfs de enige, optie. Let er wel op dat ouders die het financieel moeilijk hebben niet het gevoel krijgen dat ze voorgetrokken worden. Reductietarieven of een werking die volledig gratis is, zijn voor hen zeer welkom. Wanneer de werking enkel gratis is voor hun kinderen, zullen ze het daar vaak moeilijk mee hebben. Ze tonen namelijk graag aan dat ze in staat zijn om ook iets bij te dragen.

Communiceer aan ouders en andere opvoedingsverantwoordelijken dat de dagprijs kan aangepast worden aan de gezinssituatie. Werk hier eerst een faire algemene regel rond uit. Denk bijvoorbeeld aan leefloon-gerechtigden, langdurig werklozen… Garandeer hen vooral dat er discreet wordt omgegaan met hun gegevens. Maak deze regeling bovendien duidelijk in je folder, tijdens een kennismakingsactiviteit, op een ouderavond, Openwerkingsdag … Zodat zo veel mogelijk ouders bereikt worden. Speelcheques, beurtenkaarten, jetons … zijn ideale systemen waarbij vooraf of nadien kortingen kunnen worden toegekend, maar waarbij uiteindelijk iedereen met hetzelfde toegangsbewijs naar je werking komt.

Als je een goede band hebt met ouders zullen ze je sneller aanspreken en in vertrouwen nemen. Als je mensen beter kent, dan kun je ze ook beter opvolgen. Samenwerken met andere diensten, zoals het OCMW, zorgt er misschien voor dat je discreet de situatie van bepaalde kinderen beter leert kennen. Zo kan je door een aantal ‘excuses’ heen kijken. Je kan dan zelf op de mensen afstappen en hen, zonder duidelijk te maken dat je van hun situatie afweet, meer informatie geven over de mogelijkheden. Stel een oplossing voor die niet kwetst of stigmatiseert. Je kan mensen keuzemogelijkheden geven: welk deel willen ze wel betalen, willen ze betalen in schijven … Laat de mensen in hun waardigheid. Stel oplossingen voor als de normale en gebruikelijke regeling.

Een OCMW kan via het Fonds Cultuurparticipatie tot 80% van de kosten op zich nemen. Sommige ziekenfondsen betalen een stuk van de kosten terug.

Opvang is fiscaal aftrekbaar. Hoewel speelpleinwerk in de regel geen opvang is, valt het wel onder deze regelgeving. Meer info hierover vind je op www.speelplein.net/fiscaleattesten.

Iedereen Verdient Vakantie is er voor vakantiegangers met een beperkt budget, een beperking of een bijzondere vraag. Voor mensen die nood hebben aan een dagje weg of vakantie, maar niet zo gemakkelijk kunnen vertrekken. 

Heel wat gemeenten in Vlaanderen werken met de UiTPAS. Daarop worden reductietarieven voor mensen die het financieel moeilijk hebben automatisch bijgehouden. Wanneer de UiTPAS gescand wordt, kan de persoon van de werking of gemeente echter niet zien wat de reden achter de reductie is. Een UiTPAS kan namelijk ook door gebruikers zonder kansentarief worden gebruikt om punten te sparen. Op die manier wordt de drempel om korting te ontvangen verlaagd. 

Wil je graag samenwerken met UitPas? Dan vind je de contactgegevens voor jouw regio op de website van UitPas. Handige tutorials voor de praktische toepassing vind je op het YouTubekanaal van de UitPas Balie. 

• Zorg voor duidelijke communicatie over hoeveel een speeldag kost, welke betaalmogelijkheden er zijn en op welke momenten eventuele facturen zullen volgen.

• Informeer de ouders genoeg over welke verminderde tarieven er allemaal zijn. Beperk extra kosten door transparant te zijn in de prijzen.

• Maak afspraken met het OCMW of andere sociale instanties die eventueel een beter contact hebben of financieel een handje kunnen helpen.

• Communiceer daarnaast ook duidelijk op welke manier er zal omgegaan worden met niet-betalers en welke stappen er zullen volgen.

• Communiceer duidelijk waarover de bedragen op de factuur gaan, zodat het voor ouders duidelijk is wat er in de factuur vervat zit en voor welke periode.

• Zorg voor een duidelijke betalingstermijn. Geef ouders hierbij voldoende tijd om de facturen te betalen.

• Maak nogmaals duidelijk dat afbetalingsplannen mogelijk zijn en hoe/wie ze daarvoor moeten contacteren.

• Probeer ouders rechtstreeks aan te spreken.

• Biedt, naast de traditionele factuur, ook de mogelijkheid om op een andere manier te betalen (bv. langskomen en cash betalen).

• Bel ouders op als je merkt dat facturen uitblijven. Ga bij hen horen waar het probleem ligt en hoe jullie samen tot een oplossing kunnen komen.

• Stuur een duidelijke herinnering met alle informatie (zoals hierboven).

• Indien er samenwerkingen zijn met het OCMW, kan je altijd daar eens gaan horen wat de mogelijkheden zijn.

• Bekijk, samen met de gemeente, wat jullie beleid is rond niet-betalers en hoe de gemeente jullie werking eventueel kan ondersteunen bij de gemiste inkomsten.

• Je kan steeds een aangetekende brief sturen.

• Het kan zijn dat e-mailcommunicatie niet juist terecht komt (in de spam terecht komt, verkeerde ouder, oud e-mailadres …) Je kan ervoor opteren om de voorinschrijving van de kinderen niet meer te aanvaarden voor de volgende speelperiode, of hen op de wachtlijst te zetten tot het bedrag wordt betaald.

• Je kan gerechtelijke hulp inschakelen.

Incassobureau's nemen, in ruil voor een deel van de te innen som, een deel van het werk op zich. Ze sturen herinneringen en dreigen met verdere stappen als de factuur niet betaald wordt. 

Los daarvan hebben ze geen 'speciale bevoegdheden' om mensen te doen betalen.

• De methoden die ze hanteren staan vaak in schril contrast met de menselijke en laagdrempelige aanpak waar onze sector voor staat.
• Het gaat bij hen om een verdienmodel. Ze zullen zich niet inhouden om extra stappen te nemen, ook als dit de inningskosten hoger doet oplopen dan het uiteindelijk te betalen bedrag. Voor facturen van kleine bedragen (onder de enkele honderden euro’s) kunnen we al snel aan een veelvoud aan kosten zitten om die factuur uiteindelijk betaald te krijgen.
• Wanneer de acties van het incassobureau niet helpen om de ouders spontaan de factuur te doen betalen, zullen ook zij de (kostelijke) juridische stappen moeten nemen om de ouders tot betaling te dwingen. Dat komt dan in essentie neer op het inschakelen van een advocaat en gerechtsdeurwaarder.
• Tot slot dien je ook nog privacy-issues in rekening te nemen. Je geeft gegevens van de werking door aan een extern bureau. Zij kunnen die gegevens dan waar gebruiken voor andere zaken waar je geen grip op hebt. Ook hierover dien je afspraken te maken.

Om een gerechtsdeurwaarder naar een particulier te sturen, heb je steeds een advocaat nodig om de nodige zaken in gang te steken. Een rechter moet voor de meeste aspecten tussenkomen wanneer het gaat om een schuld tussen een bedrijf en een particulier en een rechter moet een uitspraak doen waarmee de deurwaarder aan de slag kan om de volgende stappen te nemen. Ook aan deze manier van werken zijn nadelen verbonden:

• Het inschakelen van een advocaat kost geld. Waar een incassobureau kan beloven dat ze geen kosten aanrekenen als de factuur niet betaald is, kan een advocaat dat niet. Ze moeten hun ereloon verplicht aanrekenen.
• Ook hier zullen de kosten voor het innen waarschijnlijk hoger uitvallen dan de factuur zelf, voor de ouders, maar ook voor de werking.
• Het grootste deel van de kosten van een deurwaarder zal bij de schuldenaar terechtkomen, maar niet alle kosten zijn door te rekenen en zullen ook deels bij de werking komen te liggen.
• Een advocaat zal je wel het beste kunnen informeren over de correcte procedures en de kosten ervan.

Wie is wie?

Ouders weten graag bij wie ze hun kinderen achterlaten. Het inschrijfmoment is een ideale gelegenheid om ouders daaromtrent te informeren. Een leuk systeem om aan zowel de ouders als aan de kinderen te tonen wie de (hoofd-)animatoren zijn van de dag/week zoals een fotosysteem waarbij van iedereen een (liefst zo zot mogelijke) foto ophangt. Naast het feit dat ouders weten wie er met hun kinderen speelt, is het voor hen ook handig om te weten wie ze moeten aanspreken op de werking bij vragen of problemen.

Algemeen infobord

Het infobord verzamelt krantenartikels van de werking om mee uit te pakken, toont leuke foto’s van de voorbije dagen en weken en kan ouders informeren (bv. rond uitstappen, bijzondere speeldagen, het huishoudelijk reglement, de visie van de werking …).

Een niet te miskennen taak van een verantwoordelijke of hoofdanimator zijn de babbeltjes met de ouders (én de kinderen) aan de inschrijvingsstand. Zoals we eerder aanhaalden is werken aan een vertrouwensrelatie en een goede band onontbeerlijk. Het maakt dat je soms iets meer te weten komt over je werking of over bepaalde kinderen. Bovendien is het een handige manier om ouders persoonlijk in te lichten over bepaalde zaken. Die zijn namelijk héél curieus hoe hun kind het gehad heeft!

Het inschrijfmoment is ook de ideale gelegenheid om nieuwe kinderen (én ouders) op het de werking te onthalen. Misschien staat een animator klaar om rondleiding te geven of krijgt het kind in kwestie een armbandje om, zodat iedereen op de werking weet dat het zijn/haar/hun eerste keer is. Handig voor animatoren om te weten dat ze hieraan extra aandacht moeten schenken en leuk voor kinderen die bereidwillig zijn om hem/haar/hun mee wegwijs te maken. Het geeft ook ouders een gerust gevoel te weten dat hun kind vandaag extra in het oog wordt gehouden. 

Een eerste indruk is alles en de inschrijvingsstand is het eerste waar ouders en kinderen passeren. Wanneer die leuk is aangekleed, in een speels kleedje steekt, animatoren verkleed het onthaal doen … dan geeft dat een bepaalde indruk. Is het hier leutig of eerder een saaie boel? Veel werkingen plaatsen de inschrijvingsstand vooraan of aan de inkompoort, anderen trekken hun inschrijvingsstand bewust een beetje verder op. Op die manier trekken ze ouders als het ware ‘verplicht’ binnen. Handig om te tonen hoe het eraan toe gaat, om ouders een beeld te geven van de werking …

Leuke voorbeelden van inschrijvingsstanden vind je in de foto's.

Om uit te maken of je een fout hebt begaan en dus aansprakelijk bent voor de schade die is opgetreden, wordt je handelen vergeleken met dat van een ‘goede huisvader’. Zou een normaal voorzichtig iemand in dezelfde omstandigheden op dezelfde manier gehandeld hebben als jij? Voor jou als begeleider spelen hier vooral de ‘organisatieplicht’ en de ‘toezichtplicht’. Gaat er bij een van deze twee iets mis, dan is er snel sprake van aansprakelijkheid omdat een ‘goede huisvader’ voorbereid en voorzichtig te werk gaat.

• De ‘organisatieplicht’ houdt in dat je bij de voorbereiding van een activiteit aandacht besteedt aan de mogelijke gevaren en dat je voorzorgen neemt.
• De ‘toezichtplicht’ is niets meer en minder dan het toezicht houden op de deelnemers. Deze start bij de aankomst op de plek van samenkomst en eindigt bij het verlaten van die plaats.

Uitschrijfsystemen worden vaak gebruikt in het kader van deze ‘toezichtplicht’. Wanneer het gaat om vrijwilligers, jobstudenten of mensen die onder een artikel 17 contract vallen, ligt de aansprakelijkheid bij de organisatie (indien die geen feitelijke vereniging is.) Deze persoon zelf kan niet persoonlijk burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden voor de fouten die gemaakt worden bij de uitvoering van de activiteiten en de schade die wordt veroorzaakt aan anderen.

Link met onderwijs:
Scholen hanteren heel vaak geen uitschrijfsystemen aan de schoolpoort. Als je die lijn doortrekt naar het jeugdwerk zou het gek zijn om hier wel met handtekeningen of vinkjes te werken. De vraag of je handelt als een goede huisvader wanneer je kinderen laat vertrekken zonder concreet uitschrijfsysteem, is ‘ja’. Al kan het geen kwaad om een oogje in het zeil te houden, te helpen bij het oversteken, een (hoofd)animator aan de poort te zetten als aanspreekpunt voor ouders en om kinderen uit te zwaaien. 

Welke stappen ondernemen we indien een kind niet op tijd wordt opgehaald?

Bijvoorbeeld: "Als een kind niet wordt opgehaald, proberen we de ouders op te bellen. Mocht dit niet mogelijk zijn of niet lukken wordt de verantwoordelijke verwittigd."

Hoe zorg je ervoor dat de kinderen er zich van bewust zijn waar het terrein begint en waar het eindigt? 

Bijvoorbeeld: "Teken duidelijke markeringen op de grond. Geef een rondleiding aan nieuwe kindjes of bouw dit in op het begin van de week. Hang een plattegrond op ..."

Werkt je werking met een bus die kinderen komt ophalen op afgesproken plekken? Hoe maak je deze afspraken? Tot hoe lang kan je wachten?

Bijvoorbeeld: "De ouder is nog niet aanwezig bij de halte? We voorzien 5 minuten extra per bushalte. Daarna vertrekken we en gaat het kind terug mee. Een kleuter moet nog een eindje alleen wandelen? We bekijken met de ouders of de kleuter kan opgehaald worden."

Kinderen die de grenzen opzoeken of al spelend per ongeluk het terrein toch verlaten en verloren lopen, of gewoon niet graag op de werking zijn en hun weg naar huis zoeken. Hoe vermijd je dit en wat doen we als het gebeurt?

Bijvoorbeeld: "De hoofdanimator/verantwoordelijke verwittigt de ouders, twee animatoren springen op de fiets en zoeken in de buurt, na een bepaalde tijd wordt de politie verwittigd."

Meer over weglopen lees je op onze pagina over kattenkwaad.

Zorg voor duidelijkheid van wie dit mag doen. Eventueel kan dit door met een fietspool te starten.

In uitzonderlijke gevallen mogen kinderen geen contact hebben met een bepaalde ouder. Krijg je zo'n vraag van een ouder of opvoedingsveratnwoordelijke? Bekijk dan hoe haalbaar dit is voor jullie als werking. Is dit haalbaar, maak dan duidelijke afspraken met de persoon in kwestie.

Bijvoorbeeld: "Wat moet er gebeuren als de andere ouder er toch plots is? Zijn er andere familieleden die het kind wel mogen komen oppikken? En hoe kan dit op een goede manier worden gecommuniceerd aan de inschrijvingsstand?"