Administratie over kinderen

Op het speelplein komt heel wat kijken bij de registratie en verwerking van de gegevens van de kinderen. We geven een overzicht en proberen het hier en daar wat makkelijker te maken voor jullie.


Inschrijvingen

Speelpleinwerk is één van de meest laagdrempelige jeugdwerkvormen. De VDS pleit er voor dat elk kind op de dag zelf kan beslissen om naar het speelplein te komen. Systemen waarbij op voorhand inschrijven verplicht is of online-systemen waarvoor je computerspecialist moet zijn om het te begrijpen, beperken die toegankelijkheid.

Bovendien zijn er sinds mei 2018 nieuwe regels (GDPR) over welke gegevens je wel en niet mag opvragen, bijhouden en gebruiken.

Waarom wel/niet inschrijven?

  • Voor de verzekeringen is dit niet nodig. Je geeft aan de verzekeraar aan hoeveel kinderen er gemiddeld naar het speelplein komen en bij een ongeval, geef je aan dat het kind deelnemer is van het speelplein.
  • Wel handig om te weten hoeveel kinderen er aanwezig (zullen) zijn/waren.
  • Voor fiscale attesten en attesten van de mutualiteit (zie verder).
  • In sommige gevallen, voor de verantwoording van de gemeentelijke subsidies.
  • Voor promotie en werving.
  • Een dag waarop ouders hun kind kunnen registreren, bespaart wat werk op het speelplein zelf.
  • Om info te verzamelen over zorg en ondersteuning voor kinderen.

Meer informatie vind je terug op onze algemene pagina, in onze bundel over in- en uitschrijven en in het overzicht van mogelijke inschrijfsystemen


Fiscale attesten en attesten van de mutualiteit

Ouders kunnen in sommige gevallen een gedeelte van het inschrijvingsgeld terugkrijgen. Daar komt wel wat administratie bij kijken. Jullie hulp maakt jullie speelplein opnieuw toegankelijker.

Fiscale attesten

Is een attest dat ouders bij hun belastingsaangifte kunnen invoegen.

De voorwaarden:

  • Kinderen jonger dan 12 jaar (tot 18 jaar indien zware handicap).
  • Buiten de gewone schooluren.
  • Maximum 11.20 euro per dag (tarief 2018).

De terugbetaling:

  • Indien speelplein 5 euro kost per dag dan kan je maximum 5 euro aangeven.
  • Vallen hier niet onder : extra kosten voor maaltijden, uitstappen…
  • De belastingvermindering bedraagt 45% van de uitgave.  

Een voorbeeldformulier vind je hier.

Attesten van de mutualiteit

Bij heel wat mutualiteiten kan je een deel van het inschrijvingsgeld terugkrijgen.

De voorwaarden

  • Lid zijn van de mutualiteit.
  • Speelplein erkend door de gemeente (of lid van de VDS bij de CM).

De terugbetaling (cijfers 2019)

 

De VDS werkte mee aan een standaardformulier dat voor elke mutualiteit kan gebruikt worden.


De medische fiche

Heel wat speelpleinen vragen aan ouders om een medische fiche in te vullen. Op die manier weet je als speelpleinverantwoordelijke meteen welke kinderen extra zorg en aandacht nodig hebben. Mocht er iets aan de hand zijn, heb je steeds alle info per kind bij de hand. 

Een voorbeeld van een medische fiche vind je hier.

Lees ook onze infofiche over medicatie op het speelplein.


FAQ

Ben je verplicht om fiscale attesten op te sturen?

Je bent niet verplicht om de fiscale attesten naar alle ouders op te sturen. Je bent wel verplicht om het af te geven wanneer ouders er naar vragen. Het maakt jouw speelplein opnieuw toegankelijker als je het wel aan iedereen bezorgt (bv op de laatste dag van het speelplein om postzegels te besparen).

Welke gegevens mag ik (niet) opvragen?

De principes van de GDPR zijn heel duidelijk: Je verwerkt GEEN persoonsgegevens. Verwerken = het bewaren, het gebruiken, het wijzigen, het meedelen... maar ook het verzamelen zelf.

De gegevens die je toch zou vragen moeten een wettelijke basis hebben. Ze mogen enkel op basis daarvan verwerkt worden. Meer informatie daarover vind je bij een andere vraag.

Je mag daarbij enkel de gegevens die noodzakelijk zijn voor een duidelijk omschreven en gerechtvaardigd doel verwerken. Je vraagt dus niet meer gegevens dan je écht nodig hebt. Je hoeft bijvoorbeeld niet echt te weten of er zich een jongen of meisje inschrijft voor het speelplein, die gegevens vraag je dus niet op.

Het Rijksregisternummer

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk nam contact op met de privacycommissie (26/04/2018) naar aanleiding van vragen omtrent het opvragen en gebruiken van het rijksregisternummer.  

Wanneer een lokaal bestuur verantwoordelijk is voor de speelpleinwerking mag zij het rijksregisternummer van kinderen opvragen (bv. bij inschrijving) en gebruiken (bv. voor het bezorgen van fiscale attesten). Dat mag zij doen via eigen of ingekochte software. Een lokale overheid heeft sowieso toegang tot het rijksregisternummer van haar bevolking en vanuit die redenering laat de privacycommissie het opvragen en gebruiken van een uniek rijksregisternummer toe. Een bijkomende voorwaarde is dat de burger ook zonder het doorgeven van een rijksregisternummer moet kunnen deelnemen en dus ook een fiscaal attest moet kunnen ontvangen.

Voor particuliere speelpleinorganisatoren gaat deze redenering niet op. Zij mogen in geen geval het rijksregisternummer van kinderen opvragen en gebruiken. Indien zij werken met een softwareprogramma waarbij het rijksregisternummer wordt gevraagd, moet dit worden aangepast. Voor fiscale attesten volstaat het dat zij zich baseren op de geboortedatum van de kinderen. Het is de verantwoordelijkheid van de softwareleverancier om, op eigen kosten, het veld ‘rijksregisternummer’ weg te halen en de verwerking van data op een alternatieve wijze te regelen. 

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk liet weten aan de privacycommissie dat het zich vragen stelt bij dit advies en deze redenering. Het uitgangspunt van de wetgeving is dat men enkel die informatie opvraagt die noodzakelijk is. Een rijksregisternummer is dat niet om deel te nemen aan een vrijetijdsaanbod, noch om fiscaal attest te kunnen afleveren, noch om betalingen te innen op basis van een retributiereglement. “Het is gekoppeld aan de boekhouding/facturatie, handig om een adres te verifiëren, …” zijn niet noodzakelijk en dus argumenten die volgens de VDS niet in overeenstemming zijn met de nieuwe Europese richtlijn.

Bovendien heeft een lokaal bestuur inderdaad toegang tot het rijksregisternummer van haar burgers, maar moet zij zich volgens de wet zo organiseren dat enkel de personeelsleden die het rijksregisternummer nodig hebben voor de uitoefening van haar taken aan deze data kunnen en anderen niet.

Mag de gemeente persoonsgegevens opvragen ifv subsidies?

Vaak vraagt de overheid gegevens op als voorwaarde, bewijs voor subsidiedossiers. De voorwaarden zijn in dat geval opgenomen in een gemeentelijk besluit, gemeenteraads- of collegebeslissingen. Meestal vragen overheden geanonimiseerde of gepseudonimiseerde gegevens op, zodat de persoonsgegevens niet meer herkenbaar zijn of terug te brengen zijn tot de specifieke personen in kwestie.

Ook lokale overheden zijn gebonden aan de algemene principes van minimalisatie van gegevens wat betekent dat ze enkel de noodzakelijke gegevens mogen opvragen in verhouding waar het toe dient. schepencolleges hebben dus geen disproportionele macht over het verzamelen van gegevens.

Hoe lang moet je de gegevens bijhouden?

Er zijn geen wettelijke verplichtingen voor het bijhouden van de gegevens van kinderen. Integendeel, de nieuwe GDPR-regels beperken dit nog verder.

Voor fiscale attesten en attesten van de mutualiteit is het handig om de gegevens eventjes bij te houden. Mocht er een ouder een aanpassing vragen, dan kan je dat nog even checken. De attesten worden per jaar opgemaakt dus hoef je ze niet langer bij te houden.

Kijk wel eens je convenant of subsidiereglement van de gemeente na om te zien wat zij precies vragen. Normaal gezien wordt ook daar alles per jaar geregeld.