Algemene voorwaarden

Op onze erkende cursussen wordt volledig comform de maatregelen gewerkt die sinds 01/09/2020 door de overheid specifiek voor de jeugdsector zijn afgekondigd. We verduidelijken enkele zaken met betrekking tot annulatie:

VOOR AANVANG:
Gedwongen thuisblijvers

Deelnemers  van wie de woonplaats oranje of rood kleurt, kunnen uitgesloten worden op onze cursussen, verdiepingsweekends en andere trefmomenten. Wanneer dit het geval is, aanzien we dit als overmacht. Indien we jouw plaats nog kunnen opvullen met iemand van de wachtlijst en je kan ons een bewijs voorleggen dat je gemeente op het moment van annulatie oranje of rood kleurt, dan betalen we uitzonderlijk het volledige inschrijvingsbedrag terug. Lukt het niet om jouw plaats nog op te vullen dan gelden de normale regels (zie punt 7 / Annulering van inschrijving.) 

• Annulering tot 10 dagen voor aanvang van de cursus = geen kosten
• Annulering tot 3 dagen voor aanvang van de cursus = € 40 administratiekost. Indien je binnen de 365 dagen opnieuw voor hetzelfde type cursus inschrijft, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht van het te betalen bedrag.
• Annulering vanaf dag 3 voor aanvang van de cursus = 50 % van het inschrijvingsgeld wordt terugbetaald. Indien je binnen de 365 dagen opnieuw voor hetzelfde type cursus inschrijft, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht van het te betalen bedrag.

TIJDENS DE ACTIVITEIT
Financiële impact voor deelnemer die ziek naar huis wordt gestuurd.

• Indien je de cursus verlaat is er, zonder medisch attest, geen terugbetaling mogelijk. Bij een medisch attest betalen we een deel a rato van de nog te volgen cursusdagen terug.

Financiële impact voor deelnemers wanneer een volledige cursus ter plaatse omwille van besmetting wordt geannuleerd. 

• Ondanks de volledige kost betaald wordt door onze organisatie (eten is aangekocht, volledige huur locatie en materiaal...) is de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw bereid om bij annulatie van een volledige cursus een deel van het inschrijvingsgeld aan deelnemers terug te betalen a rato vn de nog te volgen cursusdagen:
  
         Op dag 1: 3/6 van het inschrijvingsgeld wordt terugbetaald
         Op dag 2: 3/6
         Op dag 3: 3/6
         Op dag 4: 2/6
         Op dag 5: 1/6
         Op dag 6, laatste dag: niets 

Inschrijven kan vanaf wanneer de folders verspreid worden en de cursussen op de website staan, tot 3 werkdagen voor de cursus start. Je kan inschrijven via onze website www.speelplein.net/inschrijven. Het is niet mogelijk om in te schrijven zonder registratie op www.mijnkadervorming.be.

Uitzonderlijk kan er ook telefonisch ingeschreven worden, maar hierbij zal in eerste instantie altijd geopperd worden om de inschrijving via de eigen computer te begeleiden. Het is belangrijk dat cursisten en ouders de websites www.mijnkadervorming.be of www.speelplein.net leren kennen om later hun attest te kunnen raadplegen of in te schrijven voor een evaluatiemoment. Enkel indien de cursist niet in het bezit is van een eigen computer zal de stafmedewerker de inschrijving zelf ingeven.  

Enkel voor de Gentse kadervormingscursussen is er ook nog een aparte inschrijfstrook die je kan opsturen met de post. 

Je moet aan volgende voorwaarden voldoen om deel te nemen aan de cursus:

- animator: Bij de start van de cursus moet je 15 jaar zijn.

- hoofdanimator: Bij de start van de cursus moet je 16 jaar zijn en in het bezit van een attest animator of 100 uur ervaring in het jeugdwerk kunnen aantonen.

- instructeur: Bij de start van de cursus moet je 17 jaar zijn en in het bezit van een attest (hoofd)animator of 100 uur ervaring in het jeugdwerk kunnen aantonen.

De vooropgestelde leeftijdscategorieën worden strikt gerespecteerd, hierover is er geen onderhandeling mogelijk. 

Je bent pas definitief ingeschreven wanneer je het volledige inschrijvingsgeld overgeschreven hebt. Ten laatste 10 kalenderdagen na de digitale/telefonische inschrijving moet de VDS het inschrijvingsgeld op het opgegeven rekeningnummer ontvangen hebben. Het kunnen voorleggen van een voorlopige bevestiging van inschrijving via mail, is op geen enkele manier een geldig inschrijvingsbewijs.

Opgelet: als je minder als 10 kalenderdagen voor de start van de cursus inschrijft, moet de betaling ons bereiken voor de start van de cursus.  

Wanneer we 10 dagen na de digitale/telefonische inschrijving jouw betaling niet ontvangen hebben, wordt je geschrapt van de deelnemerslijst. We brengen je hier via email van op de hoogte.

Wanneer een cursus volzet is, starten wij een wachtlijst. Van zodra er een plekje vrijkomt, contacteert de VDS de eerste in rij op de wachtlijst. De volgorde op de wachtlijst wordt bepaald door de datum van inschrijven.

Opgelet: de wachtlijst biedt je geen enkele garantie. Enkel als je een aanvraag tot betaling ontvangt en deze betaling tijdig uitvoert ben je zeker van jouw plekje. 

Wanneer je inschrijft, telefonisch of via de website, ontvang je via mail een voorlopige bevestiging van inschrijving. In deze voorlopige bevestiging staat de cursus vermeld waarvoor je ingeschreven bent, het deelnamegeld, het rekeningnummer waarop het inschrijvingsgeld moet gestort worden en de mededeling die bij de overschrijving dient vermeld te worden. Vanaf het moment dat je het inschrijvingsgeld betaald hebt, ben je onderworpen aan onze annuleringsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 7.

Wanneer we 10 dagen na de digitale/telefonische inschrijving jouw betaling niet ontvangen hebben, wordt je geschrapt van de deelnemerslijst. We brengen je hier via email van op de hoogte.

Sinds 2015 heeft de VDS een eigen solidariteitsfonds waardoor jongeren die recht hebben op 'verhoogde tegemoetkoming' (ziekenfonds) korting krijgen op onze cursus animator, hoofdanimator, instructeur en verdere vorming. 

Een cursus Animator kost op die manier €95 in plaats van €190. 
Voor een cursus Hoofdanimator of Instructeur betaal je €90 in plaats van €180.

Hoe werkt het?

• Betaal de inschrijfprijs nog niet.
• Je gaat langs bij je ziekenfonds. 
• Heb je recht op een verhoogde tegemoetkoming, dan maken zij een officieel attest op.
• Bezorg de VDS een kopie via de post (Lange Ridderstraat 22, 2800 Mechelen) of via . Voeg je naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres toe. Maak duidelijk voor welke cursus je wil inschrijven of reeds ingeschreven bent.
• Wij bevestigen dat je helft van de cursusprijs mag overschrijven.
• Hierna voer je de betaling uit. 

Opzegging door de VDS

Bij onvoldoende inschrijvingen kan de VDS zich genoodzaakt zien een cursus te annuleren. Je wordt hiervan ten laatste 5 dagen voor de aanvang van de cursus persoonlijk op de hoogte gebracht. Indien mogelijk biedt de VDS je een alternatief aan in dezelfde of een andere periode. Ga je daar niet op in, dan storten wij het volledige inschrijvingsgeld terug.  

Opzegging door de deelnemer

Elke annulering, om welke reden ook, dient steeds schriftelijk (per post of via e-mail) te gebeuren. De annuleringskost wordt bepaald op basis van de poststempel of verzenddatum van het e-mailbericht.

• Annulering tot 30 dagen voor aanvang van de cursus = geen kosten
• Annulering tot 10 dagen voor aanvang van de cursus = €40 administratiekost
• Annulering tot 3 dagen voor aanvang van de cursus = €40 administratiekost + 50 % van het inschrijvingsgeld (max. de totale kostprijs)
• Annulering vanaf dag 3 voor aanvang van de cursus = geen terugbetaling mogelijk
• Niet komen opdagen op de cursus = geen terugbetaling mogelijk

Bij annulering door ziekte (mits voorleggen medisch attest) of door een overlijden in familie- of intieme kring (mits voorleggen rouwbrief) geldt volgende regeling:

• Annulering tot 10 dagen voor aanvang van de cursus = geen kosten
• Annulering tot 3 dagen voor aanvang van de cursus = € 40 administratiekost. Indien je binnen de 365 dagen opnieuw voor hetzelfde type cursus inschrijft, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht van het te betalen bedrag.
• Annulering vanaf dag 3 voor aanvang van de cursus = 50 % van het inschrijvingsgeld wordt terugbetaald. Indien je binnen de 365 dagen opnieuw voor hetzelfde type cursus inschrijft, dan wordt dit bedrag in mindering gebracht van het te betalen bedrag.

Indien je de cursus verlaat is er, zonder medisch attest, geen terugbetaling mogelijk.
Bij een medisch attest betalen we een deel a rato van de nog te volgen cursusdagen terug. 

Ten laatste 2 weken voor aanvang van de cursus ontvang je een praktische brief via het e-mailadres dat je opgaf bij je inschrijving. De praktische brieven zijn dan ook beschikbaar via onze website.

Deelnemers aan een cursus krijgen op het einde van de cursus een ‘attest van deelname’, waarmee je via sommige werkgevers, sommige mutualiteiten en de meeste Vlaamse en Brusselse jeugddiensten een deel van het inschrijvingsgeld kunt recupereren. Enkel deelnemers die tijdens de volledige cursus aanwezig waren, hebben recht op dit attest van deelname. Indien je dus om de één of andere reden vroeger de cursus hebt verlaten, dan kunnen wij geen attest van deelname bezorgen.

De deelnemers zijn binnen de verblijfplaats en tijdens de begeleide activiteiten verzekerd tegen lichamelijke letsels en burgerlijke aansprakelijkheid. Specifieke voorwaarden zoals verzekerde bedrage, vrijstelling,... kan je navragen via . De kosten ten gevolge van ziekte, het aanbrengen van lichamelijke en materiële schade ten nadele van andere deelnemers of van het verblijfscentrum dienen door de deelnemers zelf gedragen te worden

De persoonlijke gegevens die je aan ons overmaakt bij inschrijving worden op onze beveiligde website permanent bewaard en worden enkel door VDS-medewerkers die deze gegevens nodig hebben verwerkt. Gegevens worden nooit aan derden overgemaakt tenzij dit noodzakelijk is en nooit meer dan nodig (bv. aan overheidsdiensten, externe begeleiders van vorming…).    

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw maakt foto’s en filmpjes van deelnemers. Het betreft meestal spontane foto’s en sfeerbeelden. Soms worden er ook gericht foto’s genomen. Voor deze foto’s vragen we bij inschrijving of aanvang expliciete toestemming zoals de privacywet voorschrijft. Bij jongeren -16 jaar vragen we toestemming aan de ouders. Beeldmateriaal wordt teeds met respect gebruikt in onze nieuwsbrief, brochures, op promomateriaal, onze website en sociale media, alsook bewaard in functie van rapportering aan de overheid en andere organisaties die ons financieel steunen. 

Via  kan je op elk moment vragen om je keuze aan te passen en je persoonlijke gegeven opvragen, verbeteren of laten wissen. We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.

De VDS draagt intens spelen en vakantiegevoel hoog in het vaandel. Deze kijk werd doorheen de jaren omgezet in DE speelvisie van de VDS. De speelvisie van de VDS doorspekt alle producten en initiatieven die we organiseren, zo ook onze vormingsinitiatieven. Na het volgen van een VDS-cursus zijn de deelnemers steeds zeer enthousiast over onze specifieke kijk op kinderen. We geven hen dan ook graag alle oefenkansen om met onze visie in de praktijk aan de slag te gaan. We zijn ervan overtuigd dat een speelinitiatief met open speelaanbod hiervoor de meest geschikte en stagemogelijkheid is. Deze werkingen onderschrijven onze visie volledig en bieden de beste oefenmomenten en groeikansen voor de cursisten.

Wil je echter je stage lopen bij een lokale jeugdbeweging of andere jeugdwerkvorm, dan kan dit ook. De VDS blijft echter wel je traject opvolgen en zal aan het einde van het traject jouw attest aanvragen.

Onderstaande organisaties worden NIET erkend als stageplek:

• Kinderopvanginitiatieven (departement welzijn)
• Vakantieparken
• Sportclubs (departement sport – Bloso)

Een overzicht van alle erkende stageplaatsen kan je terugvinden op www.mijnkadervorming.be

Op www.mijnkadervorming.be kan je als cursist jouw individueel traject volgen. Een traject bestaat uit twee onderdelen (cursus en stage). Je ontvangt, via het e-mailadres dat je registreerde op www.mijnkadervorming.be , verschillende (herinnerings-)mails om jouw traject goed te laten lopen. Je bent zelf verantwoordelijk om jouw contactgegevens te beheren zodat je tijdig op de hoogte bent om jouw traject af te ronden. Vanaf de start van de cursus heb je drie jaar de tijd om jouw traject tot een goed einde te brengen.

Je kan enkel inschrijven via onze website www.speelplein.net. Inschrijven kan op twee manieren:

Individuele inschrijving

Je brengt zelf jouw inschrijving in orde via www.speelplein.net/inschrijven. Je ontvangt via e-mail een bevestiging van jouw inschrijving met overschrijvingsgegevens. Je betaalt als deelnemer zelf het volledige inschrijvingsgeld voor de start van de trefdag.

Groepsinschrijving

De verantwoordelijke van jouw speelplein schrijft je in via jullie speelpleinprofiel op www.speelplein.net. Het speelplein betaalt het inschrijvingsgeld voor jouw deelname via factuur en kan eventueel zijn of haar kortingscode (enkel voor leden) inzetten.

Neem ook zeker een kijkje bij de tutorials op onze website voor: 

• Animatoren aan je organisatie te koppelen
• Een groepsinschrijving voor trefmomenten uit te voeren

Je bent pas definitief ingeschreven wanneer je het volledige inschrijvingsgeld overgeschreven hebt. Ten laatste 10 kalenderdagen na de digitale inschrijving moet de VDS het inschrijvingsgeld op het opgegeven rekeningnummer ontvangen hebben.

Uitzondering: Als erkende medewerker of verantwoordelijke van een speelplein/jeugdwerkorganisatie gaan we er vanuit dat je liever een factuur ontvangt na afloop van jouw deelname gericht aan jouw organisatie. Je mag jouw inschrijving als definitief beschouwen. Hou rekening met onze algemene voorwaarden bij een annulering.

Opgelet: als je minder als 10 kalenderdagen voor de start van de trefdag inschrijft, moet de betaling ons bereiken voor de start van de trefdag.  

Indien je ingeschreven werd via het speelplein en hiervan een bevestigingse-mail ontving, ben je definitief ingeschreven. Het speelplein brengt jouw betaling in orde.

Wanneer een trefdag volzet is, starten wij een wachtlijst. Van zodra er een plekje vrijkomt, contacteert de VDS de eerste in rij op de wachtlijst. De volgorde op de wachtlijst wordt bepaald door de datum van inschrijven.

Opgelet: de wachtlijst biedt je geen enkele garantie. Enkel als je een aanvraag tot betaling ontvangt en deze betaling tijdig uitvoert ben je zeker van jouw plekje.

Wanneer je inschrijft ontvang je via mail een bevestiging van inschrijving. In deze bevestiging staat de trefdag vermeld waarvoor je ingeschreven bent, het deelnamegeld, het rekeningnummer waarop het inschrijvingsgeld moet gestort worden en de mededeling die bij de overschrijving dient vermeld te worden. Vanaf het moment dat je hebt ingeschreven, ben je onderworpen aan onze annuleringsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 5.

Opzegging door de VDS

Bij onvoldoende inschrijvingen kan de VDS zich genoodzaakt zien een trefdag te  annuleren. Je wordt hiervan ten laatste 5 dagen voor de aanvang van de trefdag schriftelijk op de hoogte gebracht. Indien mogelijk biedt de VDS je een alternatief aan in dezelfde of andere periode. Ga je daar niet op in, dan storten wij het volledige inschrijvingsgeld terug.

Opzegging door de deelnemer

Elke annulering, om welke reden ook, dient steeds schriftelijk (per post of via email) te gebeuren. De annuleringskost wordt bepaald op basis van de poststempel of verzenddatum van het e-mailbericht.

• Annulering tot 5 werkdagen voor aanvang van het trefmoment = geen kosten
• Annulering vanaf 5 werkdagen voor aanvang van het trefmoment= 50% van het inschrijvingsgeld
• Niet komen opdagen op een betalend trefmoment = geen terugbetaling mogelijk. Je ontvangt nog steeds een factuur voor deze deelname bij nationaal georganiseerde trefmomenten.
• Niet komen opdagen op een gratis trefmoment= Je ontvangt een factuur voor de annuleringskost van 25 euro bij nationaal georganiseerde trefmomenten.

Bij annulering door ziekte (mits voorleggen medisch attest) of overlijden in familie of intieme kring, geldt volgende regeling:

• Annulering tot de dag van de trefdag = geen kosten

Deelnemers krijgen na afloop van de trefdag een ‘attest van deelname’ toegestuurd via het e-mailadres dat ze opgaven bij de inschrijving. Via sommige werkgevers, sommige mutualiteiten en de meeste Vlaamse en Brusselse jeugddiensten kan een deel van het inschrijvingsgeld gerecupereerd worden. Enkel deelnemers die tijdens het volledige trefmoment aanwezig waren, hebben recht op dit attest van deelname. Indien je dus om de één of andere reden vroeger de trefdag hebt verlaten, dan kunnen wij geen attest van deelname bezorgen.

De deelnemers zijn binnen de verblijfplaats en tijdens de begeleide activiteiten verzekerd tegen lichamelijke letsels en burgerlijke aansprakelijkheid. Specifieke voorwaarden zoals verzekerde bedrage, vrijstelling,... kan je navragen via . De kosten ten gevolge van ziekte, het aanbrengen van lichamelijke en materiële schade ten nadele van andere deelnemers of van het verblijfscentrum dienen door de deelnemers zelf gedragen te worden.

De persoonlijke gegevens die je aan ons overmaakt bij inschrijving worden op onze beveiligde website permanent bewaard en worden enkel door VDS-medewerkers die deze gegevens nodig hebben verwerkt. Gegevens worden nooit aan derden overgemaakt tenzij dit noodzakelijk is en nooit meer dan nodig (bv. aan overheidsdiensten, externe begeleiders van vorming…).    

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw maakt foto’s en filmpjes van deelnemers. Het betreft meestal spontane foto’s en sfeerbeelden. Soms worden er ook gericht foto’s genomen. Voor deze foto’s vragen we bij inschrijving of aanvang expliciete toestemming zoals de privacywet voorschrijft. Bij jongeren -16 jaar vragen we toestemming aan de ouders. Beeldmateriaal wordt teeds met respect gebruikt in onze nieuwsbrief, brochures, op promomateriaal, onze website en sociale media, alsook bewaard in functie van rapportering aan de overheid en andere organisaties die ons financieel steunen. 

Via  kan je op elk moment vragen om je keuze aan te passen en je persoonlijke gegeven opvragen, verbeteren of laten wissen. We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.

Het is een bewuste keuze van de VDS om te werken met vrijwilligers die zelf ervaring hebben op het speelplein. Zo kunnen we verzekeren dat onze vormingen vanuit de speelplein-realiteit vertrekken. Dit heeft tot gevolg dat we niet meteen kunnen verzekeren dat onze vorming kan doorgaan. We doen ons uiterste best om voldoende vrijwilligers te vinden en brengen je zo snel mogelijk op de hoogte.

De VDS behoudt zich het recht om tot 2 weken op voorhand de vorming alsnog te annuleren. We rekenen in dat geval geen kosten aan voor de aanvrager. 

Voor annulering voor de aanvrager, na ondertekening van het contract, gelden volgende afspraken:

• Annulering tot de dag voor de vorming ter plaatse: we rekenen €25 administratiekosten aan.
• Annulering de dag zelf/ter plaatse: we rekenen de helft van het factuurbedrag aan + verplaatsingskosten van de sessiegever(s) wanneer die reeds onderweg is/zijn.  

De VDS behoudt zich het recht om tot 2 weken op voorhand het advies alsnog te annuleren. We rekenen in dat geval geen kosten voor de aanvrager. 

Voor annulering door de aanvrager, na ondertekening van het contract, gelden volgende afspraken: 

• Annulatie tot de dag vóór de lokale ondersteuning ter plaatse: we rekenen €25 administratiekosten aan.
• Annulering de dag zelf/ter plaatse: we rekenen de helft van het factuurbedrag aan + verplaatsingskosten van de sessiegever(s) wanneer die reeds ter plaatse is/zijn.

De VDS behoudt zich het recht om, indien we geen geschikte procesbegeleider/auditeur vinden, de procesbegeleiding of audit alsnog te annuleren. Deze beslissing wordt ten laatste begin november van het werkjaar voor de begeleiding gecommuniceerd. 

Voor annulering door de aanvrager, na ondertekening van het contract, gelden volgende afspraken: 

• Annulatie voor het tekenen van het contract: kosteloos
• Annulatie na het tekenen van het contract of tijdens het proces: 1/3 van het totaalbedrag