Algemene voorwaarden

Inschrijven kan vanaf wanneer de folders verspreid worden en de cursussen op de website staan, tot 3 werkdagen voor de cursus start. Je kan inschrijven via onze website www.speelplein.net/inschrijven. Het is niet mogelijk om in te schrijven zonder registratie op https://kavo.vlaanderen.be.

Uitzonderlijk kan er ook telefonisch ingeschreven worden, maar hierbij zal in eerste instantie altijd geopperd worden om de inschrijving via de eigen computer te begeleiden. Het is belangrijk dat cursisten en ouders de websites https://kavo.vlaanderen.be of www.speelplein.net leren kennen om later hun attest te kunnen raadplegen of in te schrijven voor een evaluatiemoment. Enkel indien de cursist niet in het bezit is van een eigen computer zal de stafmedewerker de inschrijving zelf ingeven.  

Je moet aan volgende voorwaarden voldoen om deel te nemen aan de cursus:

- animator: Bij de start van de cursus moet je 15 jaar zijn.

- hoofdanimator: Bij de start van de cursus moet je 16 jaar zijn en in het bezit van een attest animator of 100 uur ervaring in het jeugdwerk kunnen aantonen.

- instructeur: Bij de start van de cursus moet je 17 jaar zijn en in het bezit van een attest (hoofd)animator of 100 uur ervaring in het jeugdwerk kunnen aantonen.

De vooropgestelde leeftijdscategorieën worden strikt gerespecteerd, hierover is er geen onderhandeling mogelijk. 

Je kan vroeger je traject starten (cursus en stage) maar hou er rekening mee dat het attest pas afgekeverd wordt vanaf een bepaalde leeftijd:

• Animatorattest: 16 jaar
• Hoofdanimatorattest: 17 jaar
• Instructeurattest: 18 jaar

Je bent pas definitief ingeschreven wanneer je het volledige inschrijvingsgeld overgeschreven hebt. Ten laatste 10 kalenderdagen na de digitale/telefonische inschrijving moet de VDS het inschrijvingsgeld op het opgegeven rekeningnummer ontvangen hebben. Het kunnen voorleggen van een voorlopige bevestiging van inschrijving via mail, is op geen enkele manier een geldig inschrijvingsbewijs.

Opgelet: als je minder als 10 kalenderdagen voor de start van de cursus inschrijft, moet de betaling ons bereiken voor de start van de cursus.  

Wanneer we 10 dagen na de digitale/telefonische inschrijving jouw betaling niet ontvangen hebben, wordt je geschrapt van de deelnemerslijst. We brengen je hier via email van op de hoogte.

Wanneer een cursus volzet is, starten wij een wachtlijst. Van zodra er een plekje vrijkomt, contacteert de VDS de eerste in rij op de wachtlijst. De volgorde op de wachtlijst wordt bepaald door de datum van inschrijven.

Opgelet: de wachtlijst biedt je geen enkele garantie. Enkel als je een aanvraag tot betaling ontvangt en deze betaling tijdig uitvoert ben je zeker van jouw plekje. 

Wanneer je inschrijft, telefonisch of via de website, ontvang je via mail een voorlopige bevestiging van inschrijving. In deze voorlopige bevestiging staat de cursus vermeld waarvoor je ingeschreven bent, het deelnamegeld, het rekeningnummer waarop het inschrijvingsgeld moet gestort worden en de mededeling die bij de overschrijving dient vermeld te worden. Vanaf het moment dat je het inschrijvingsgeld betaald hebt, ben je onderworpen aan onze annuleringsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 13.

Wanneer we 10 dagen na de digitale/telefonische inschrijving jouw betaling niet ontvangen hebben, wordt je geschrapt van de deelnemerslijst. We brengen je hier via email van op de hoogte.

Sinds 2015 heeft de VDS een eigen solidariteitsfonds waardoor jongeren die recht hebben op 'verhoogde tegemoetkoming' (ziekenfonds) aan de helft van de prijs kunnen deelnemen aan onze cursus animator, hoofdanimator, instructeur en verdere vorming. 

bv. een cursus Animator of Hoofdanimator kost op die manier €115 in plaats van €230. 

Hoe werkt het?

• Betaal de inschrijfprijs nog niet.
• Je gaat langs bij je ziekenfonds. 
• Heb je recht op een verhoogde tegemoetkoming, dan maken zij een officieel attest op.
• Bezorg via  een foto van jouw klever van jouw mutualiteit op naam van de cursist. Voeg je naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres toe. Maak duidelijk voor welke cursus je wil inschrijven of reeds ingeschreven bent.
• Wij bevestigen dat je helft van de cursusprijs mag overschrijven.
• Hierna voer je de betaling uit. 

Op basis van je inschrijving maakte de VDS automatisch een persoonlijk profiel voor je aan op onze website. Hier kan je - op elk moment - jouw inschrijving volgen: of je betaling al in orde is, link naar de pagina met alle praktische info, na afloop download je hier je bewijs van deelname en attest voor de mutualiteit om een deel van je inschrijvingsgeld te recupereren. Als er zaken worden aangepast of toegevoegd op de pagina met praktische info dan brengen we deelnemers steeds via een mailtje op de hoogte. 

Deelnemers aan een cursus krijgen ten laatste twee weken na afloop van de cursus een ‘attest van deelname’ , waarmee je via sommige werkgevers, sommige mutualiteiten en de meeste Vlaamse en Brusselse jeugddiensten een deel van het inschrijvingsgeld kunt recupereren. Enkel deelnemers die tijdens de volledige cursus aanwezig waren, hebben recht op dit attest van deelname. Indien je dus om de één of andere reden vroeger de cursus hebt verlaten, dan kunnen wij geen attest van deelname bezorgen.

VDS kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het verlies, schade aan of diefstal van persoonlijke bezittingen.

De deelnemers zijn binnen de verblijfplaats en tijdens de begeleide activiteiten van VDS verzekerd tegen lichamelijke letsels.

De deelnemers zijn binnen de verblijfplaats en tijdens de begeleide activiteiten van VDS verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid indien zijn geen beroep kunnen doen op een andere (eigen) verzekering. 

De kosten ten gevolgde van ziekte, het veregeren van een eerder opgelopen letsel, het aanbrengen van lichamelijke of materieële schade ten nadele van andere deelnemers of van het verblijfscentrum dienen door de deelnemers zelf gedragen te worden.

De ongevallenverzekeraar is KBC Verzekeringen. Specifieke voorwaarden zoals verzekerde bedrage, vrijstelling,... kan je navragen via . 

Tijdens online cursussen: Deelnemers zijn zoals bij elke andere VDS-activiteit verzekerd voor ongevallen die het gevolg zijn van een cursusactiviteit. 

De persoonlijke gegevens die je aan ons overmaakt bij inschrijving worden op onze beveiligde website permanent bewaard en worden enkel door VDS-medewerkers die deze gegevens nodig hebben verwerkt. Gegevens worden nooit aan derden overgemaakt tenzij dit noodzakelijk is en nooit meer dan nodig (bv. aan overheidsdiensten, externe begeleiders van vorming…).    

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw maakt foto’s en filmpjes van deelnemers. Het betreft meestal spontane foto’s en sfeerbeelden. Soms worden er ook gericht foto’s genomen. Voor deze foto’s vragen we bij inschrijving of aanvang expliciete toestemming zoals de privacywet voorschrijft. Bij jongeren -16 jaar vragen we toestemming aan de ouders. Beeldmateriaal wordt teeds met respect gebruikt in onze nieuwsbrief, brochures, op promomateriaal, onze website en sociale media, alsook bewaard in functie van rapportering aan de overheid en andere organisaties die ons financieel steunen. 

Via  kan je op elk moment vragen om je keuze aan te passen en je persoonlijke gegeven opvragen, verbeteren of laten wissen. We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.

De VDS draagt intens spelen en vakantiegevoel hoog in het vaandel. Deze kijk werd doorheen de jaren omgezet in DE speelvisie van de VDS. De speelvisie van de VDS doorspekt alle producten en initiatieven die we organiseren, zo ook onze vormingsinitiatieven. Na het volgen van een VDS-cursus zijn de deelnemers steeds zeer enthousiast over onze specifieke kijk op kinderen. We geven hen dan ook graag alle oefenkansen om met onze visie in de praktijk aan de slag te gaan. We zijn ervan overtuigd dat een speelinitiatief met open speelaanbod hiervoor de meest geschikte en stagemogelijkheid is. Deze werkingen onderschrijven onze visie volledig en bieden de beste oefenmomenten en groeikansen voor de cursisten.

Wil je echter je stage lopen bij een lokale jeugdbeweging of andere jeugdwerkvorm, dan kan dit ook. De VDS blijft echter wel je traject opvolgen en zal aan het einde van het traject jouw attest aanvragen.

Onderstaande organisaties worden NIET erkend als stageplek:

• Kinderopvanginitiatieven (departement welzijn)
• Vakantieparken
• Sportclubs (departement sport – Bloso)

1. Een overzicht van alle erkende stageplaatsen kan je terugvinden op https://kavo.vlaanderen.be

Op https://kavo.vlaanderen.be kan je als cursist jouw individueel traject volgen. Een traject bestaat uit twee onderdelen (cursus en stage). Je ontvangt, via het e-mailadres dat je registreerde op https://kavo.vlaanderen.be , verschillende (herinnerings-)mails om jouw traject goed te laten lopen. Je bent zelf verantwoordelijk om jouw contactgegevens te beheren zodat je tijdig op de hoogte bent om jouw traject af te ronden. Vanaf de start van de cursus heb je drie jaar de tijd om jouw traject tot een goed einde te brengen.

Opzegging door de VDS

Bij onvoldoende inschrijvingen kan de VDS zich genoodzaakt zien een cursus te annuleren. Je wordt hiervan ten laatste 5 dagen voor de aanvang van de cursus persoonlijk op de hoogte gebracht. Indien mogelijk biedt de VDS je een alternatief aan in dezelfde of een andere periode. Ga je daar niet op in, dan storten wij het volledige inschrijvingsgeld terug.  

Opzegging/wijziging door de deelnemer

Elke annulering, om welke reden ook, dient steeds schriftelijk (per post of via e-mail) te gebeuren.
Bij een annulering een week voor de cursus appreciëren we ook een telefoontje.
De annuleringskost (= het nog te betalen bedrag door de deelnemer) wordt bepaald op basis van de poststempel of verzenddatum van het e-mailbericht.

Bij annulering, om welke reden ook, werken tot dag 50 voor aanvang van de cursus niet met een terugbetaling maar met een tegoed van het bedrag waar je al dan niet recht op hebt. Dit tegoed kan enkel door dezelfde deelnemer als waardebon gebruikt worden om opnieuw in te schrijven en deel te nemen aan een van onze cursussen en is 2 jaar geldig vanaf de datum van annulering. Het tegoed kan bij een nieuwe inschrijving en annulering nooit terugbetaald worden. Bij een nieuwe annulering wordt de initiële geldigheidstermijn van het tegoed  verlengd met 6 maanden. De berekening van dit tegoed vind je hieronder terug:
 

1.    ANNULERING VOOR AANVANG VAN DE CURSUS

• Annulering tot 50 dagen voor aanvang van de cursus = volledige bedrag wordt terug betaald in €'s 
• Annulering tot 30 dagen voor aanvang van de cursus = volledige bedrag te goed
• Annulering tot 10 werkdagen voor aanvang van de cursus = volledige bedrag te goed - €40 administratiekosten
• Annulering tot 3 werkdagen voor aanvang van de cursus = 50% van het volledige bedrag te goed - €40 administratiekost
• Annulering minder dan 3 werkdagen voor aanvang van de cursus = geen tegoed
• Niet komen opdagen op de cursus = geen tegoed
  
  

2.    UITZONDERING BIJ ZIEKTE OF OVERMACHT

Bij ziekte van de cursist of overlijden in familie- of intieme kring begrijpen we dat de cursist de cursus tijdelijk verlaat.
Mits het voorleggen van een medisch attest of rouwbrief geldt volgende regeling:

• Annulering tot 10 werkdagen voor aanvang van de cursus = volledig bedrag te goed
• Annulering tot 3 werkdagen voor aanvang van de cursus = volledige bedrag - €40 administratiekosten te goed
• Annulering minder dan 3 werkdagen voor aanvang van de cursus = 50% van het volledige bedrag.

A rato van de gemiste cursusdagen ontvang je een tegoed:

• Op dag 1: 3/6 van het inschrijvingsgeld wordt omgezet in een tegoed
• Op dag 2: 3/6
• Op dag 3: 3/6
• Op dag 4: 2/6
• Op dag 5: 1/6
• Op dag 6: laatste dag : niets  

Aangezien het gaat om erkende cursussen legt de Vlaamse overheid ons voorwaarden op. Die stellen duidelijk dat gemiste cursusuren altijd moeten worden opgehaald tijdens een ander moment (bv. regionale trefdag...). Wanneer het aantal cursusuren oploopt, kan er vanuit de VDS besloten worden dat inhalen geen optie is en dat de cursus opnieuw moeten worden gevolgd. 
Voor meer info hierover zie ‘inhalen cursusuren’. 

Omwille van dezelfde voorwaarde is het later toekomen of vroeger vertrekken op cursus geen optie. Hou daarom rekening met de uren en data van jouw cursus en maak geen dubbel boekingen. Het missen van vormingsuren is niet mogelijk.

3.    WIJZIGING VAN DE INSCHRIJVING

Indien je je inschrijving wilt verschuiven van de ene cursus naar een andere cursus, gelden volgende voorwaarden: 

• Verschuiven tot 10 dagen voor aanvang van de cursus = €40 administratiekost
• Verschuiven tot 3 werkdagen voor aanvang van de cursus = 50% van het volledige bedrag - €40 administratiekost
  Tenzij je plek op deze cursus ingevuld kan worden door een andere deelnemer van de wachtlijst, dan betaal je enkel €40 administratiekost.  
  
  

Later toekomen, vroeger vertrekken of de cursus verlaten is niet mogelijk. Denk tijdig na en combinaar deze cursus niet met jouw andere plannen (bv. sportwedstrijden, verplichte lesuren, een reis op dezelfde dag).

Bij een overlijden in familie- of intieme kring begrijpen we dat de cursist de cursus tijdelijk verlaat voor het bijwonen van de rouwplechtigheid (mits voorleggen rouwbrief), ook bij ziekte is het logisch dat een deelnemer naar huis gaat.

Aangezien het gaat om een erkende cursus verplicht de overheid ons om gemiste cursusuren op te halen tijdens een ander moment (bv. regionale trefdag...). Dit gebeurt in onderling overleg. Wanneer het aantal cursusuren oploopt, kan er vanuit de VDS besloten worden dat inhalen geen optie is en dat de cursus opnieuw moeten worden gevolgd. 

Je kan pas je stage aanvatten als je alle vormingsuren hebt ingehaald. 

Veelgestelde vragen?

1. Later toekomen of vroeger vertrekken
   Elk uur van de cursus telt mee in de 50 verplichte vormingsuren. Later toekomen en vroeger vertrekken is dus niet de bedoeling. Dit heeft ook impact op je volledige traject maar ook op het groepsdynamische proces van de hele groep.
   
   
2. Ik miste tussen de 4 en de 10 vormingsuren, wat nu?
   Jouw cursusverantwoordelijke laat dit weten aan een regionale en een centrale stafmedewerker. Zij bekijken dan welke uren, en dus cursusinhoud, je specifiek gemist hebt. Op basis daarvan bekijken ze op welke geplande trefmomenten je kan aansluiten om de gemiste inhoud in te halen. Zij bezorgen jou hoeveel uur je moet inhalen en op welke momenten je dit kan doen. Afhankelijk van het aantal gemiste uren kan het zijn dat je meerdere momenten moet volgen.
   
   
3. Geldige inhaalmomenten
   Je bent als cursist verplicht om de 50 vormingsuren te volgen bij een en dezelfde kadervormingsorganisatie. Het inhalen van gemiste cursusuren kan dus enkel op vormingsmomenten gegeven door ons. Zo komen volgende zaken in aanmerking als inhaalmomenten voor gemiste vormingsuren:

• Vormingen ter plaatse: een vorming op bijvoorbeeld jouw speelplein, gegeven door de VDS. (Gemiddeld 2u vorming die je kan tellen per vorming ter plaatse) Check hiervoor best eens bij ons of jouw speelpleinverantwoordelijke of er een vorming ter plaatse doorgaat in de nabije toekomst.
• (Regionale) trefmomenten: doorheen het jaar organiseert elke VDS-regio een hoop trefmomenten waar ook vaak vormingen gepland staan. Deelnemen aan deze vormingen kan ook tellen om gemiste uren in te halen. Je vindt de kalender op www.speelplein.net/kalender. 
  
  

Bij cursus ter plaatse organiseert de VDS in samenwerking met een lokaal bestuur of andere partner een cursus (hoofd)animator in het jeugdwerk. Meer informatie is hier te vinden. In onderstaand overzicht geven we de annuleringsvoorwaarden weer die van tel zijn voor de aanvrager na afsluiten van het contract. Voor cursisten gelden dezelfde voorwaarden zoals vermeld in punt 13 (annulering en wijziging van inschrijving).

Scenario 1: annulering wegens overmacht 

Overmacht is onmogelijk te voorzien. Het gaat dan over situaties zoals een brand in de cursuslocatie, het overlijden van een van onze sessiegevers, of een pandemie zoals Covid-19. Uiteraard hopen we dat dit nooit het geval is. Indien nodig zoeken we ad hoc naar een gezamenlijke oplossing waarin de schade voor alle partijen zo beperkt mogelijk blijft: bijvoorbeeld digitale cursus, alternatieve cursuslocatie zoeken of indien nodig het annuleren van de cursus…

Scenario 2: annulering wegens niet voldoen aan de afgesproken voorwaarden

Bij het afsluiten van het contract werden een aantal voorwaarden afgesproken (het minimum aantal deelnemers*, criteria waaraan de locatie moet voldoen, bepaalde ondersteuning vanuit de jeugddienst...). Indien niet aan deze voorwaarden wordt voldaan, kan dit leiden tot een annulering van de cursus.

A rato van de periode tussen het schriftelijk verwittigen en de start van de cursus, brengt het niet naleven van deze voorwaarden en dus annuleren van de cursus bepaalde kosten met zich mee:

• Verwittiging minstens 6 maand voor aanvang van de cursus = 10% administratieve kost op de totaalprijs van het contract
• Verwittiging tot minder dan 2 maand voor aanvang van de cursus = 50% van de totaalprijs van het contract wordt aangerekend
• Verwittiging tot minder dan 1 maand voor aanvang van de cursus = 75% van de totaalprijs van het contract wordt aangerekend
• Verwittiging tot minder dan 1 week voor aanvang van de cursus = de totaalprijs van het contract (100%) wordt aangerekend

Scenario 3: De cursus gaat door, maar niet in volle bezetting

• Bij elk contract worden minimaal 15 plekjes voor de aanvrager gereserveerd en aangerekend. Ongeacht of deze 15 plekken volzet geraken, volgt de VDS voor het opmaken van de factuur steeds het bedrag dat contractueel werd overeengekomen. 

• Een aanvrager krijgt de ruimte om nog extra plaatsen aan te vragen. Indien de aanvrager later op deze beslissing wenst terug te komen en de extra cursusplekken wilt annuleren (los van de 15 standaard plekken), kan dit indien de VDS de kosten kan recupereren via cursisten die zich op de wachtlijst hebben aangemeld. In dat geval kan deze wijziging kosteloos verlopen en wordt dit achteraf rechtgezet op de factuur. Geef tijdig een signaal indien dit scenario waarschijnlijk lijkt, des te groter is de kans dat het lukt om de cursusplaatsen nog in te vullen en de kostprijs voor de aanvrager te drukken. 

• Extra plekken aanvragen is mogelijk, zolang er nog cursusplaatsen beschikbaar zijn. Het maximum van 30 cursisten blijft ten allen tijde behouden.   

De VDS kan ten allen tijde beslissen om het contract eenzijdig te verbreken. Dit verloopt uiteraard kosteloos voor de aanvrager.

* We rekenen op minstens 15 deelnemers om een geslaagde cursus te kunnen organiseren. Dit aantal is noodzakelijk voor de methodieken, uitwisseling en voldoende oefenkansen. 

Je kan enkel inschrijven via onze website www.speelplein.net. Inschrijven kan op twee manieren:

Individuele inschrijving

Je brengt zelf jouw inschrijving in orde via www.speelplein.net/inschrijven. Je ontvangt via e-mail een bevestiging van jouw inschrijving met overschrijvingsgegevens. Je betaalt als deelnemer zelf het volledige inschrijvingsgeld voor de start van de trefdag.

Groepsinschrijving

De verantwoordelijke van jouw speelplein schrijft je in via jullie speelpleinprofiel op www.speelplein.net. Het speelplein betaalt het inschrijvingsgeld voor jouw deelname via factuur en kan eventueel zijn of haar kortingscode (enkel voor leden) inzetten.

Neem ook zeker een kijkje bij de tutorials op onze website voor: 

• Animatoren aan je organisatie te koppelen
• Een groepsinschrijving voor trefmomenten uit te voeren

Je bent pas definitief ingeschreven wanneer je het volledige inschrijvingsgeld overgeschreven hebt. Ten laatste 10 kalenderdagen na de digitale inschrijving moet de VDS het inschrijvingsgeld op het opgegeven rekeningnummer ontvangen hebben.

Uitzondering: Als erkende medewerker of verantwoordelijke van een speelplein/jeugdwerkorganisatie gaan we er vanuit dat je liever een factuur ontvangt na afloop van jouw deelname gericht aan jouw organisatie. Je mag jouw inschrijving als definitief beschouwen. Hou rekening met onze algemene voorwaarden bij een annulering.

Opgelet: als je minder als 10 kalenderdagen voor de start van de trefdag inschrijft, moet de betaling ons bereiken voor de start van de trefdag.  

Indien je ingeschreven werd via het speelplein en hiervan een bevestigingse-mail ontving, ben je definitief ingeschreven. Het speelplein brengt jouw betaling in orde.

Wanneer een trefdag volzet is, starten wij een wachtlijst. Van zodra er een plekje vrijkomt, contacteert de VDS de eerste in rij op de wachtlijst. De volgorde op de wachtlijst wordt bepaald door de datum van inschrijven.

Opgelet: de wachtlijst biedt je geen enkele garantie. Enkel als je een aanvraag tot betaling ontvangt en deze betaling tijdig uitvoert ben je zeker van jouw plekje.

Wanneer je inschrijft ontvang je via mail een bevestiging van inschrijving. In deze bevestiging staat de trefdag vermeld waarvoor je ingeschreven bent, het deelnamegeld, het rekeningnummer waarop het inschrijvingsgeld moet gestort worden en de mededeling die bij de overschrijving dient vermeld te worden. Vanaf het moment dat je hebt ingeschreven, ben je onderworpen aan onze annuleringsvoorwaarden zoals bepaald in artikel 5.

Factuur?

Als erkende medewerker of verantwoordelijke van een speelplein/jeugdwerkorganisatie gaan we er vanuit dat je liever een factuur ontvangt na afloop van jouw deelname gericht aan jouw organisatie. Je mag jouw inschrijving als definitief beschouwen. Bezorg ons eventueel jouw bestelbon ten laatste via tegen de trefdag zelf. Hou rekening met onze algemene voorwaarden bij een annulering.

Opzegging door de VDS

Bij onvoldoende inschrijvingen kan de VDS zich genoodzaakt zien een trefdag te  annuleren. Je wordt hiervan ten laatste 5 dagen voor de aanvang van de trefdag schriftelijk op de hoogte gebracht. Indien mogelijk biedt de VDS je een alternatief aan in dezelfde of andere periode. Ga je daar niet op in, dan storten wij het volledige inschrijvingsgeld terug.

Opzegging door de deelnemer

Elke annulering, om welke reden ook, dient steeds schriftelijk (per post of via email) te gebeuren. De annuleringskost wordt bepaald op basis van de poststempel of verzenddatum van het e-mailbericht.

• Annulering tot 5 werkdagen voor aanvang van het trefmoment = geen kosten
• Annulering vanaf 5 werkdagen voor aanvang van het trefmoment= 50% van het inschrijvingsgeld
• Niet komen opdagen op een betalend trefmoment = geen terugbetaling mogelijk. Je ontvangt nog steeds een factuur voor deze deelname bij nationaal georganiseerde trefmomenten.
• Niet komen opdagen op een gratis trefmoment= Je ontvangt een factuur voor de annuleringskost van 25 euro bij nationaal georganiseerde trefmomenten.

Bij annulering door ziekte (mits voorleggen medisch attest) of overlijden in familie of intieme kring, geldt volgende regeling:

• Annulering tot de dag van de trefdag = geen kosten

Deelnemers krijgen na afloop van de trefdag een ‘attest van deelname’ toegestuurd via het e-mailadres dat ze opgaven bij de inschrijving. Via sommige werkgevers, sommige mutualiteiten en de meeste Vlaamse en Brusselse jeugddiensten kan een deel van het inschrijvingsgeld gerecupereerd worden. Enkel deelnemers die tijdens het volledige trefmoment aanwezig waren, hebben recht op dit attest van deelname. Indien je dus om de één of andere reden vroeger de trefdag hebt verlaten, dan kunnen wij geen attest van deelname bezorgen.

VDS kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het verlies, schade aan of diefstal van persoonlijke bezittingen.

De deelnemers zijn binnen de verblijfplaats en tijdens de begeleide activiteiten van VDS verzekerd tegen lichamelijke letsels.

De deelnemers zijn binnen de verblijfplaats en tijdens de begeleide activiteiten van VDS verzekerd tegen burgerlijke aansprakelijkheid indien zijn geen beroep kunnen doen op een andere (eigen) verzekering. 

De kosten ten gevolgde van ziekte, het veregeren van een eerder opgelopen letsel, het aanbrengen van lichamelijke of materieële schade ten nadele van andere deelnemers of van het verblijfscentrum dienen door de deelnemers zelf gedragen te worden.

De ongevallenverzekeraar is KBC Verzekeringen. Specifieke voorwaarden zoals verzekerde bedrage, vrijstelling,... kan je navragen via . 

Tijdens online cursussen: Deelnemers zijn zoals bij elke andere VDS-activiteit verzekerd voor ongevallen die het gevolg zijn van een cursusactiviteit. 

De persoonlijke gegevens die je aan ons overmaakt bij inschrijving worden op onze beveiligde website permanent bewaard en worden enkel door VDS-medewerkers die deze gegevens nodig hebben verwerkt. Gegevens worden nooit aan derden overgemaakt tenzij dit noodzakelijk is en nooit meer dan nodig (bv. aan overheidsdiensten, externe begeleiders van vorming…).    

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw maakt foto’s en filmpjes van deelnemers. Het betreft meestal spontane foto’s en sfeerbeelden. Soms worden er ook gericht foto’s genomen. Voor deze foto’s vragen we bij inschrijving of aanvang expliciete toestemming zoals de privacywet voorschrijft. Bij jongeren -16 jaar vragen we toestemming aan de ouders. Beeldmateriaal wordt teeds met respect gebruikt in onze nieuwsbrief, brochures, op promomateriaal, onze website en sociale media, alsook bewaard in functie van rapportering aan de overheid en andere organisaties die ons financieel steunen. 

Via  kan je op elk moment vragen om je keuze aan te passen en je persoonlijke gegeven opvragen, verbeteren of laten wissen. We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.

Plaats
De aanvrager voorziet een ruime zaal, aangepast aan het aantal deelnemers of een overdekte buitenruimte als de temperatuur het toelaat. Dit kan op het speelplein zelf zijn, maar even goed ergens anders (bijvoorbeeld op de locatie waar je vergadert of op weekend bent).

Materiaal
De aanvrager zorgt zoveel mogelijk zelf voor het nodige materiaal. In de meeste gevallen gaat dit over basismateriaal zoals schrijfgerief, speelmateriaal of knutselgerief. In sommige gevallen is er specifiek materiaal nodig en kan je dit overleggen met de sessie-gevers. Sommige vormingen vereisen specifiek verbruiksmateriaal waarvoor we een extra materiaalprijs aanrekenen. Deze staat steeds duidelijk vermeld in het contract.

Een goede communicatie naar je speelpleinploeg:
De aanvrager zorgt ervoor dat alle deelnemers goed op de hoogte zijn en dat ze tijdig aanwezig zijn. De introductie van de vorming ter plaatse gebeurt steeds door de aanvrager: "Wat staat er op het programma? Waarom zijn we hier? Eventueel kennismaking (bv. op startdag)".

Aantal deelnemers
Voor een vorming ter plaatse verwachten we minimaal 8 deelnemers en maximaal 25 deelnemers. Bij minder dan 8 deelnemers behouden wij ons het recht om de sessie niet te laten doorgaan, de sessiegever beslist. Bij meer dan 25 deelnemers wordt vorming ontdubbeld indien we genoeg sessiegevers hebben. Je betaalt dan ook voor 2 vormingen ter plaatse.

Deelnemerslijst
De aanvrager laat tijdens de vorming zeker een deelnemerslijst invullen (print ons sjabloon of voorzie zelf een lijstje) invullen. De lijst moet minstens de naam, de postcode en de leeftijd of het geboortejaar van de deelnemers bevatten. We zijn verplicht deze lijst over te maken aan de Vlaamse Overheid in functie van onze erkenning. Upload ten laatste twee weken na de vorming jouw deelnemerslijst op onze website (hoe doe ik dat?). Indien we deze niet ontvangen, rekenen we een extra toeslag aan van €25. 

Voorzie bij de opmaak van uw bestelbon ook de doorgerekende vervoersonkosten en materiaalkosten. De vervoersonkosten overschrijden nooit het maximumbedrag van €70/vorming. Hou rekening met een eventuele toeslag van €25 bij het niet of laattijdig indienen van de deelnemerslijst.

De bestelbon dient gericht te worden aan ():
Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw 
Lange Ridderstraat 22
2800 Mechelen
BE0408339514

De bestelbon dient ons te bereiken de dag voor de vorming ter plaatse. Indien geen bestelbon werd ontvangen zal het factuur zonder bestelbonnummer opgemaakt worden.

Het is een bewuste keuze van de VDS om naast beroepskrachten voor vorming ter plaatse ook te werken met vrijwilligers die zelf ervaring hebben op het speelplein. Zo kunnen we verzekeren dat onze vormingen vanuit de speelplein-realiteit vertrekken. Dit heeft tot gevolg dat we niet meteen kunnen verzekeren dat onze vorming kan doorgaan. We doen ons uiterste best om voldoende vrijwilligers te vinden en brengen je zo snel mogelijk op de hoogte.

De VDS behoudt zich het recht om tot 2 weken op voorhand de vorming alsnog te annuleren. We rekenen in dat geval geen kosten aan voor de aanvrager. 

Voor annulering door de aanvrager, na de bevestiging dat er sessiegevers zijn ingepland en de vorming dus zal plaatsvinden*, gelden volgende afspraken:

• Een annulatie gebeurt steeds via e-mail aan de organisatie.
• Annulering tot 2 weken voor de vorming ter plaatse: we rekenen €80 administratiekosten aan**
• Annulering de dag zelf/ter plaatse: we rekenen de helft van het factuurbedrag aan + verplaatsingskosten van de sessiegever(s) wanneer die reeds onderweg is/zijn.  

*Het contract dat je ontvangt is een formeel bewijs van je aanvraag en kostprijs, maar geldt niet als officiële overeenkomst. Een definitieve bevestiging per email dat er sessiesgevers zijn ingepland en de vorming zal plaatsvinden geldt als officiële overeenkomst.   

**Indien de vorming meer dan 2 weken voor aanvang van de vorming wordt geannuleerd is er de optie om deze éénmalig te verplaatsen naar een ander tijdstip waarop het past voor beide partijen. Het nieuwe moment gaat maximaal 365 dagen later door. Zoniet volgt er alsnog een factuur met administratiekosten. Ook bij een tweede annulatie volgt een factuur met de voorziene administratiekosten.   

De VDS behoudt zich het recht om, indien we geen geschikte procesbegeleider/auditeur vinden, de procesbegeleiding of audit alsnog te annuleren. Deze beslissing wordt ten laatste begin november van het werkjaar voor de begeleiding gecommuniceerd. 

Voor annulering door de aanvrager, na ondertekening van het contract, gelden volgende afspraken: 

• Annulatie voor het tekenen van het contract: kosteloos
• Annulatie na het tekenen van het contract of tijdens het proces: 1/3 van het totaalbedrag