Verplichting van het aanbieden van een elektronische betaaloptie: vanaf 1 juli 2022

14 jun 2022

Elektronisch betalen aanbieden is verplicht vanaf 01/07/22

Wat houdt deze verplichting in?

Vanaf 1 juli 2022 zijn alle ondernemingen verplicht om hun particuliere klanten (consumenten) ten minste één elektronisch betaalmiddel aan te bieden. Daarnaast moet de klant uiteraard nog steeds met cash kunnen betalen.

De verplichting geldt voor alle ondernemingen die op permanente basis economische activiteiten uitvoeren gericht op consumenten.

Met economische activiteit bedoelt men zowel diensten als goederen.Voor speelpleinwerk is dit dus een traditioneel speelpleindagje waar ouders voor betalen. Ook het vieruurtje of de extra toeslag voor een uitstap vallen hieronder.
Het betreft een economische activiteit op permanente basis, wat erop duidt dat het niet om een éénmalige handeling gaat, maar om een duurzame activiteit. De jaarlijkse speelpleinfuif of spaghettislag vallen hier dus niet onder. Ook de eventuele drank- en eetverkoop tijdens animatorenactiviteiten vallen hier niet onder, gezien dit gericht is naar de 'leden' van de organisatie.

Voor wie is het verplicht?

De definitie houdt dus in dat alle speelpleinen, of ze nu gemeentelijk of particulier zijn, verplicht worden om vanaf 1 juli ook een elektronisch betaalmiddel aan te bieden.

De verplichting geldt enkel op het aanbieden van zo'n elektronisch betaalmiddel. Ouders zijn dus niet verplicht om hier ook gebruik van te maken.

Is je speelpleinwerking gratis, dien je dit uiteraard niet aan te bieden.

Elektronisch vs cash

Cash betalen is voor veel ouders nog steeds 'the way to go'.

Het aanvaarden van cash geld blijft verplicht. Niet iedereen heeft immers de mogelijkheid om via een smartphone of bankkaart te betalen. Het is belangrijk om cash te blijven aanvaarden om de toegankelijkheid van je initiatief te behouden. Zeker omdat de bedragen die sommige speelpleinen per dag vragen zeer laag liggen.

Elektronisch betalen brengt ook wel wat voordelen met zich mee.

Het is veiliger om elektronisch te betalen. Je kassa zit minder vol en de kans op menselijke telfouten is kleiner. Daarnaast verkleint het hebben van minder cash op het speelplein ook de kans op diefstal.

"En wie gaat dat betalen?!"

Het voorzien van een online transactiemethode, welk systeem je ook kiest, brengt extra kosten met zich mee. Het gaat over de aankoop of huur van een betaalterminal of abonnement en je betaalt ook een transactiekost per online betaling. Hier kan je niet onderuit als onderneming.

Denk goed na welke manier van elektronisch betalen het best bij jouw werking past en wat - zo kort voor de zomer - nog haalbaar is.

Soorten betaalmiddelen

Je hebt verschillende vormen van elektronisch betalen. Afhankelijk van wat jouw speelplein nodig heeft, of hoe jullie werken, kies je best een andere vorm.

Indien je reeds met een inschrijfsysteem zit, waar een automatische betaling aan vast hangt, hoef je niets extra te voorzien. Dat is uiteraard makkelijk, dan ben je in orde.
Je kan kiezen om een overschrijvingsoptie aan te bieden. Je werkt dan evt met een factuur en opvolgsysteem zodat je zeker bent dat de betaling gebeurt. Dit is momenteel de minst ingrijpende en makkelijkste manier (als je nu nog niks voorziet). Je kan de ouders ook de optie geven om live, ter plekke, de centjes over te schrijven via hun eigen bankapp en jou het overschrijfbewijs te laten zien. Zo vermijdt je nadien onbetaalde facturen.
Er zijn systemen die je kan linken aan jullie bankrekening. Ze zijn relatief goedkoop, maar houden wel telkens een transactiekost in als je daar professioneel gebruik van maakt. Denk bvb aan laten betalen met Bancontact of Payconiq. De socio-culturele sector is in gesprek met aanbieders van deze systemen, maar een 'beste koop' duurt allicht nog even, te laat om te installeren, zo vlak voor de zomer.
Er zijn uitgebreidere systemen die ook de rest van de boekhouding kunnen regelen of andere geldstromen kunnen omvatten. Dat is uiteraard nog wat gecompliceerder...

Denk goed na welke manier van elektronisch betalen het best bij jouw werking past en wat - zo kort voor de zomer - nog haalbaar is.

De communicatie hierrond kwam nog maar pas op gang. We kunnen daarom ook nog niet meteen die ene beste formule adviseren. De VDS bekijkt nog hoe we jou als lokale werking hier best kunnen in ondersteunen, maar dat zal pas na de zomer van 2022 blijken. In afwachting kan je uiteraard de makkelijkse optie toepassen, om aan de wettelijke verplichting te voorzien, om dan na deze zomer een gefundeerde keuze te maken.

Verplichting electronisch betalen tussen bedrijven (1/1/2026)

Vanaf 1 januari 2026 zal het verplicht zijn om tussen btw-plchtige ondernemingen onderling een gestructureerd, eletronisch factuur te gebruiken. Zowel voor uitgaande als inkomende facturen, vanaf het factuur meer dan 3000 euro (excl btw) bedraagt.

Het is dus niet verplicht om naar klanten via die manier te factureren, maar wel als de ene onderneming een factuur stuurt naar de andere onderneming.

Meer informatie vind je hier.

Impact op het speelplein en vakantiewerk?

Indien jouw werking gemeentelijk wordt georganiseerd, is de kans heel groot dat deze vorm van factureren al op dit moment wordt gebruikt. Voor heel wat van deze soort werkingen zal dit dus geen of geen grote impact hebben.

Ondernemingen die onder artikel 44 van het BTW-wetboek vallen, zijn hiervoor vrijgesteld. Heel wat particuliere werkingen (vzws, erkende verenigingen,...) moeten dus NIET voldoen aan deze regel.
Je vraagt best even na bij jullie boekhouder en/of de gemeente om dit te bevestigen.

Tip: Heel wat overheden maken al gebruik van het Mercurius-portaal. Dit is aangepast zodat kleine ondernemingen hier ook gebruik van kunnen maken om electronisch te factureren.

In- en uitschrijven

Nood aan meer informatie over in- en uitschrijven en prijsbeleid op jouw speelplein? Neem dan snel een kijkje op onze Beter Spelen pagina!

Bel ons!

Zit je met je handen in het haar? Onze lokaal ondersteuners staan steeds voor je klaar met raad en daad. Neem gerust contact met hen op.