Verplichte e-facturatie, ook voor jouw speelplein?
E-facturatie, Peppol, automatische facturen,... what's in a name?
Vanaf 1 januari 2026 moet elke organisatie elektronisch kunnen factureren aan een andere onderneming, vzw of de overheid.
E-facturatie, of electronische facturatie, is eigenlijk een digitalisering van jouw facturatiesysteem. Er worden dan facturen digitaal ontvangen en verstuurd. Het vervangt dus de traditionelere manier van werken met afgedrukte facturen, of facturen via mail versturen,...
De Vlaamse Overheid geeft volgende definitie aan een e-factuur:
Een e-factuur is een XML factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL, versie 2 of 3) en die aangeleverd wordt volgens de Peppol afspraken. Dergelijke e-factuur laat een verregaande interoperabiliteit toe en effent de weg naar een doorgedreven automatisering.
Voor wie geldt deze regelgeving?
Vanaf 2026 is de e-facturatie verplicht voor élk factuur dat wordt verzonden tussen 2 ondernemingen.
Ondernemingen zijn organisaties zoals vzw's, bedrijven, de overheid (en dus de gemeente ook),...
Enkele uitzonderingen voor VZWs (binnen het jeugdwerk ea) ...
De wetgeving is duidelijk: elke organisatie in vzw-structuur, overheden en ondernemingen MOETEN aan e-facturatie doen indien facturen gestuurd worden onder elkaar.
Er zijn echter wat uitzonderingen voor VZW's
- Indien jouw werking vrijgesteld is van btw volgens artikel 44 van het BTW-wetboek, is er geen verplichting om elektronische facturen te verzenden of te betalen.
- Er zijn enkele 'handelingen' vrijgesteld van de verplichting tot electronisch factureren; nl de zaken die ook zijn vrijgesteld door artikel 44 van het BTW-wetboek. Denk aan lidgelden, occasionele activiteiten,...
- Indien je facturen uitschrijft naar particulieren (lees: ouders van kinderen op jouw werking) is de e-facturatie sowieso niet verplicht. Gezien zij geen onderneming/overheid zijn.
- Digitaal factureren aan overheden boven de 3000 euro is al sinds maart 2024 verplicht. Er is een uitzondering voor facturatie aan lokale overheden. In de praktijk merken we dat electronisch factureren naar lokale overheden (dus jouw gemeente of stad) vaak wél al electronisch gebeurt.
OPGELET:
- Indien jouw werking vrijgesteld is onder de kleine ondernemingsregel, dan heb je wél een geactiveerd btw-nummer en ben je daardoor dus wél verplicht om e-facturen op te maken bij een handeling met een andere btw-plichtige onderneming.
- Voor alle andere soorten vzw's, die niet onder artikel 44 van het vzw-wetbeok vallen, geldt de verplichte e-facturatie dus wel.
In de praktijk zullen heel wat werkingen met een VZW structuur geen effect ondervinden van de nieuwe regels rond e-facturatie. Zij zijn automatisch vrijgesteld. Voor gemeentelijke werkingen ligt dat anders.
In het kort
Voor gemeentelijke werkingen: ja
- In de realiteit zullen al veel lokale overheden de omschakeling hebben gemaakt naar digitaal factureren.
- Deze e-facturatie is enkel verplicht tussen andere bedrijven.
- E-facturatie naar ouders/animatoren is niet verplicht
Voor particuliere werkingen: neen
- Indien de werking in een vzw-structuur is opgebouwd, vrijgesteld van BTW volgens artikel 44 in het BTW-wetboek
- Niet verplicht naar andere bedrijven, noch naar ouders/animatoren.
Bereid je voor
Moet je de e-facturatieregels volgen?
- Bekijk de mogelijkheden in je boekhoudpakket. Informeer bij je softwareleverancier of zij die e-facturatie kunnen linken aan je boekhouding. De meeste softwareleveranciers zijn hier al mee bezig.
- Bekijk de alternatieven. Heb je nog geen facturatietool of boekhoudpakket (dat al klaar is voor de aanpassingen)? Sommige onder hen zijn zelfs gratis, als het aantal facturen beperkt blijft.
- Oefen, oefen, oefen. Zorg dat je vertrouwd geraakt met het systeem en de regels van de e-facturatie. Probeer al eens te testen met enkele facturen, voor de regelgeving echt in gaat.
Moet je de e-facturatieregels niet volgen?
- De kans is groot dat je alsnog met e-facturatie zal geconfronteerd worden. Andere bedrijven dienen namelijk wél hun facturen digitaal versturen. Er geldt een uitzondering dat zij dit eigenlijk niet naar jullie werking zouden moeten doen, gezien jullie vrijgesteld zijn. Maar, in de realiteit bestaat de kans dus dat de facturen jullie alsnog via de e-facturatieweg zullen worden aangeboden. Zorg ervoor dat jouw leveranciers dus goed op de hoogte zijn van de uitzondering voor jullie organisatie. Zij kunnen jullie dan gerust een pdf bezorgen, zodat jullie de betaling kunnen uitvoeren.
- tip: voor je een contract aangaat of een aankoop/bestelling doet laat je dit best weten. Je kan het bijvoorbeeld ook standaard in je e-mailhandtekening zetten. Bijvoorbeeld; "VZW Huppeldepup is vrijgesteld onder artikel 44 van het BTW-wetboek inzake BTW en e-facturatie. Gelieve hier mee rekening te houden en facturen steeds via mail te bezorgen."