Kunnen of moeten wij in Coronatijden een Algemene Vergadering organiseren voor onze vzw?

23 apr 2020

Kunnen of moeten wij in Coronatijden een Algemene Vergadering organiseren voor onze vzw?

Een algemene vergadering of een bestuursvergadering kan tijdens deze corona-epidemie doorgaan àls het fysiek bijeen komen noodzakelijk is én je kan garanderen dat je de maatregelen kan naleven.

Niet evident natuurlijk en misschien ook niet nodig. Want de wet is tijdelijk soepeler, zo kan je ervoor kiezen om je vergadering vanop afstand of digitaal te laten doorgaan, maar je kan de vergadering ook uitstellen (KB van 9 april 2020 en KB van 28 april 2020).

De regeling geldt momenteel tem 30 juni en kan nog verlengd worden als de corona-maatregelen zelf ook worden verlengd.

OPTIE 1.A: SCHRIFTELIJKE VERGADERING

Het bestuur kan beslissen dat de leden uitsluitend vóór de algemene vergadering op afstand mogen stemmen. De stemming gebeurt dan per brief, via de website of een online formulier.

Hoe werkt zo'n schriftelijke vergadering in praktijk?

Bij deze formule kan je ook een volmacht doorgeven. Het bestuur kan beslissen de volmachten te centraliseren bij één persoon.
De stemformulieren en volmachten worden naar de vereniging verzonden. Dit mag per e-mail en een gescande of gefotografeerde versie volstaat.
Het bestuur kan opleggen dat deze documenten de vereniging moeten bereiken uiterlijk vier dagen voor de vergadering.
Het bestuur kan opleggen dat je vragen schriftelijk kan stellen tot de vierde dag vóór de vergadering.
Het bestuursorgaan kan kiezen om de vragen schriftelijk te beantwoorden en dit uiterlijk vóór de stemming, ofwel mondeling tijdens de vergadering op afstand via bijvoorbeeld tele-of videoconferentie.

OPTIE 1.B : MET ELEKTRONISCH COMMUNICATIEMIDDEL

Het bestuur kan beslissen dat de leden op afstand kunnen deelnemen aan de algemene vergadering via een wettelijk omschreven elektronisch communicatiemiddel.

Daarbij moeten de leden ten minste de vergadering rechtstreeks en gelijktijdig kunnen volgen en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

OPTIE 2 : UITSTEL VAN DE AV

Het bestuur kan ook beslissen de algemene vergadering uit te stellen, zelfs indien die reeds werd bijeengeroepen. De leden moeten hierover correct worden geïnformeerd. De nieuwe vergadering verloopt dan gewoon volgens de gebruikelijke regels.

We moeten onze jaarrekeningen goedkeuren, komen we niet in problemen?

Jaarrekeningen moeten normaal door de algemene vergadering goedgekeurd worden binnen de 6 maanden na het einde van het boekjaar, waarna je nog 30 dagen de tijd hebt om deze in te dienen bij de ondernemingsrechtbank.

Deze deadlines worden verlengd met 10 weken. Voor verenigingen met een boekjaar die samenvalt met het kalenderjaar eindigen deze verlengde termijnen dus op 8 september en 9 oktober 2020.

Andere zaken op agenda Algemene Vergadering waar andere termijnen meespelen?

Als er op je Algemene Vergadering behalve de jaarrekening echter ook over andere zaken wordt beslist die binnen een bepaalde termijn moeten worden ingediend, kan er bij de bevoegde overheidsdienst geïnformeerd worden over eventuele flexibiliteit.

Heb je al een oproep gedaan voor een Algemene vergadering of bestuursvergadering, dan kan je die aanpassen aan bovenstaande regels en ook de locatie van de vergadering kan aangepast worden. En dat zonder veel poespas: het bestuur kan dit beslissen, al moeten de leden correct worden geïnformeerd via e-mail (of de website).

Op zoek naar tips hoe je speelpleinwerk digitaal kan voorbereiden?

Ben je op zoek naar onze algemene informatie over Corona en Speelpleinwerk?

Kunnen we je verder helpen met andere info over VZW wetgeving?