Coronataskforce in Speelplein Affligem

In deze fase hebben we ook gebrainstormd over wat we allemaal zouden moeten aanpakken eens alle regels duidelijk zijn. Dit resulteerde in een 7-pagina’s lange lijst met puntjes die we gaan moeten aanpakken. Dit geeft ons een goed overzicht van wat we nog allemaal moeten doen. Het is enorm veel, maar die lijst brengt structuur in de chaos en zorgt ervoor dat we ons verder goed kunnen voorbereiden en niets over het hoofd zien. De takenlijst en de communicatiematrix van VDS hebben ons geholpen met details waar we zelf nog niet aan dachten dus zeker aan te raden voor alle pleinen.

 

Meteen na de persconferentie hebben we onze communicatie uitgestuurd met de boodschap dat we bezig zijn om alles voor te bereiden en dat we er naar streven om op 8 juni naar alle partners te kunnen communiceren met de belangrijkste krijtlijnen voor de speelpleinzomer.

Die krijtlijnen zijn we nu aan het voorbereiden. We zitten zo goed als elke dag samen om onze brainstormlijst chronologisch af te werken. Op dit moment zijn we bijvoorbeeld bezig met prioriteiten stellen om meer structuur aan te brengen en om in te schatten welke week we welke topics verder uitwerken. We denken onder andere na over ons inschrijvingssysteem, het bubbelsysteem, het verdelen van de ruimte in bubbels, het ophalen en afzetten door de ouders, wat en wanneer we naar welke partners moeten communiceren, het organiseren van het correct bijhouden van medische fiches en aanwezigheden, …

Woensdag zitten we samen met onze jeugdconsulent, burgemeester (ja, dé meneer de burgemeester), schepen van jeugd en ander jeugdaanbod om op elkaar af te stemmen.

Het spreekt voor zich: alles wat we moeten aanpassen, bereiden we hier verder voor. In deze fase schakelen we de rest van de stuurgroep terug in om taakjes te verdelen. We zullen bijvoorbeeld een reserve poule van animatoren aanleggen, nadenken over vorming van onze animatoren, ons spelaanbod aanpassen en coronaproof maken, alternatieven organiseren voor onze uitstappen, het uitwerken van een draaiboek voor bubbelverantwoordelijken en hoofdanimatoren, de stagebegeleiding uitwerken, …

Communicatie zal hier de sleutel zijn: we willen koste wat kost duidelijk communiceren naar al onze animatoren en onze ouders/kinderen. Het maken van filmpjes bijvoorbeeld om die communicatie te vergemakkelijken gaat hier sowieso bij horen alsook een verplicht infomoment voor al onze animatoren zodat iedereen van alles op de hoogte is. 

 

Tijdens de zomer willen we onszelf bijsturen waar nodig om elke dag beter georganiseerd te worden. We verzamelen input van animatoren, ouders én kinderen om hier verder mee aan de slag te gaan. De hoofdanimatoren zitten regelmatig samen om ervoor te zorgen dat iedereen steeds met alles mee is en dat alle aanpassingen steeds door iedereen worden uitgedragen. Waar nodig, passen we uiteraard aan.

Op het einde van de zomer houden we traditiegewijs een evaluatieweekend met de volledige stuurgroep. We trekken er een heel weekend op uit om onze volledige speelpleinzomer te evalueren. Hieruit halen we onze prioriteiten waarmee we volgend werkjaar willen bezig zijn om de volgende speelpleinzomer net dat tikkeltje beter te maken.

 

STAP 1: Voorbereiden

• Visies op elkaar afstemmen
• Communicatie klaarzetten 
• Brainstorm om alles in kaart te brengen
• Structuur brengen

 

STAP 2: Plan uitwerken en communiceren

• Communicatie uitsturen
• Prioriteiten stellen
• Alle partijen op elkaar afstemmen

 

STAP 3: Uitvoeren van het plan

• Taken verdelen
• Concrete zaken uitwerken
• Goed communiceren

 

STAP 4: Evalueren en bijschaven