Mijn speelplein is een vzw

Vzw staat voor "vereniging zonder winstoogmerk". Het verenigt een aantal mensen rond één of meerdere gemeenschappelijk doelen, bijvoorbeeld speelpleinwerking organiseren.

Vzw of feitelijke vereniging?

Speelplein organiseren als vzw of als feitelijke vereniging, wat is het verschil?

Feitelijke vereniging

vzw

+weinig administratie

+vrijwilligers niet aansprakelijk tenzij…

+weinig tot geen boekhouding

+meer rechtszekerheid

-grotere aansprakelijkheid

-iets meer administratie en boekhouding

-minder rechtszekerheid

-financiële kosten

 

Met andere woorden: een feitelijke vereniging is heel gemakkelijk, je kan veel maar moet niets. En toch raadt de VDS aan om speelpleinwerking als vzw te organiseren. Het beschermt de vrijwilligers beter tegen mogelijke  aansprakelijkheid. Bij een feitelijke vereniging kan men in sommige gevallen de persoonlijke centen van vrijwilligers aanspreken. Een verzekering houdt dit niet tegen. Bij een vzw kan men enkel aan de centen van de vzw zelf tenzij men bedrog of zware fouten heeft gepleegd. 

Is jouw speelplein een feitelijke vereniging? Geen paniek, spreek er jouw lokale ondersteuner op aan wat voor jullie de beste aanpak is.

Nieuwe vzw-wetgeving

Sinds 1 mei 2019 is de wetgeving voor vzw's aangepast. Er is een overgangsperiode van 1 januari 2020 tot 1 januari 2024 om de statuten van de vzw aan te passen.

Meer info vind je al onderaan deze pagina. We maken er ondertussen werk van om al onze documenten en informatie aan te passen. 


Een vzw opstarten

Om een vzw op te starten, zet je volgende stappen:

  • Verzamel een aantal (hoofd-)animatoren.
  • Bepaal jullie doel van de vzw (bv: De vereniging heeft tot doel speelpleinwerking voor kinderen en een animatorenwerking voor jongeren te organiseren.). Je kan dit uitbreiden met de missie en visie van je speelplein.
  • Stel statuten op en bepaal het adres van je vzw. (TIP: vraag hulp aan je lokale ondersteuner om te weten wat er moet en mag)
  • Organiseer een vergadering met de "stichtende leden" waar je de statuten en de begroting goedkeurt en de raad van bestuur aanstelt. Verzamel hun gegevens en handtekeningen.
  • Leg je statuten neer op papier bij een ondernemingsrechtbank in je buurt of doe dit online (dit is goedkoper).
  • Betaal de oprichtingsvergoeding. (Anno 2019 is dat 229 euro bij online neerlegging en 283 euro bij papieren neerlegging)
  • Ontvang de publicatie in het Belgisch Staatsblad en jouw ondernemingsnummer.
  • Ga met je statuten en ondernemingsnummer naar een bank en verzekeraar om op naam van de vzw te laten registreren.

Verplichtingen van een vzw

Een vzw heeft "rechtspersoonlijkheid", wat betekent dat je rechten en plichten hebt.

Zoals:

  • Het hebben van een bestuursorgaan (vroegere rvb) en een algemene vergadering (av). Het bestuursorgaan beheert de vzw en zorgt ervoor dat de doelstellingen gerealiseerd worden. De av is het hoogste orgaan dat de doelen van de vzw bepaalt en bewaakt.
  • Als je nieuwe bestuurders aanstelt of oude stoppen, moet je documenten invullen en dit melden aan de rechtbank (in te dienen of op te sturen naar de Ondernemingsrechtbank - de vroegere Rechtbank van Koophandel - van jouw regio).
  • Onze collega's van Scwitch maken het voor jou makkelijker met Assist, de vzw-helper.
  • Je maakt een boekhouding. Voor kleine vzw's is het voldoende dat je in een excell bijhoudt hoeveel er precies binnengekomen is en hoeveel buitengegaan. Hou zeker je rekeningetjes bij! Je dient per jaar bij de rechtbank de jaarrekening in met je eindresultaat.
  • Je vult jaarlijks online de belastingbrief in. Je betaalt meestal niets tenzij je grond bezit, personeel hebt... maar invullen is dus wel belangrijk. Er staan boetes op voor meer dan 600 euro. Ook hier geef je opnieuw je jaarrekening door. De eerst volgende deadline ligt op 10 oktober 2019. Je wordt hiervan niet verwittigd dus niet te vergeten! De VDS helpt jou er graag aan herinneren.
  • Indien je je statuten wil wijzigen, moet er 2/3 aanwezig zijn en 4/5 de wijzigingen goedkeuren. Je vult opnieuw documenten in voor de rechtbank en betaalt een vergoeding (Anno 2019 is dat 166 euro).

Geen verplichting, maar wel aan te raden:

  • Een huishoudelijk reglement met details over je werking, het bestuursorgaan of av. Je bepaalt zelf hoe makkelijk dit document te wijzigen is en bovendien moet je er niet voor betalen.
  • Een ledenlijst zodat je weet wie in de av zit en wie wel/niet mag stemmen.

Een vzw ontbinden

Soms loopt het niet zoals verwacht en komt het tot de ontbinding van je vzw.

Daar komt wel wat bij kijken

  • Een av bijeenroepen waar minstens 2/3 van de leden aanwezig zijn en 4/5 van de aanwezigen voor ontbinding stemt.
  • Het aanduiden van een vereffenaar die zorgt dat contracten gestopt worden, alle facturen betaald en inkomsten geïnd worden.
  • Een laatste av bijeenroepen waar beslist wordt aan welke vereniging het saldo wordt toegekend.
  • Er moeten documenten aan de rechtbank bezorgd worden.

Geen makkelijke opgave, je mag hiervoor ook rekenen op de VDS.


Nieuwe vzw-wetgeving

Op 28 februari 2019 werd een nieuw vennootschappenwetboek goedgekeurd. Hierin staan ook nieuwe regels die van toepassing zijn op vzw's.

Zoals:

  • Vzw's mogen economische activiteiten uitvoeren maar de winst mag niet naar de bestuurders, die moet gebruikt worden voor het belangeloos doel. Opgelet: het uitvoeren van economische activiteiten kan gevolgen hebben voor de belastingen, of jullie al dan niet subsidies zullen ontvangen en of jullie vrijwilligers belastingen moeten betalen. Hierover bestaat nog onduidelijkheid. 
  • Vzw's kunnen ook failliet verklaard worden.
  • Verplichte neerlegging van de jaarrekening bij de griffie van de ondernemingsrechtbank (vroegere rechtbank van koophandel).
  • Nieuwe regels ivm giften boven 3000 euro.
  • De bestuurdersaansprakelijkheid wordt in bedrag beperkt bij lichte fouten.
  • Verplichte vermeldingen op drukwerk van oa website en emailadres.
  • 2 bestuurders zijn voldoende voor de oprichting van een vzw. De algemene vergadering mag evenveel leden hebben als de raad van bestuur.
  • Wijzigingen in de statuten: Verplichte vermelding van de belangrijkste activiteiten van de vzw, jullie raad van bestuur wordt een "bestuursorgaan".  in welk gewest de vzw valt (adres niet langer verplicht waardoor je bij adreswijziging (de kosten van) een statutenwijzing kan vermijden), uitgebreidere bevoegdheden van de AV en een minimum termijn van 15 dagen voor de oproeping van de AV.

Timing:

  • Voor bestaande vzw’s wordt de nieuwe wet van kracht op 1 januari ’20 zodra ze hun statuten wijzigen, maar zij mogen zich vanaf 1 mei ’19 al vrijwillig aan de wet aanpassen.
  • De statuten moeten in ieder geval uiterlijk 1 januari ’24 in regel zijn met de nieuwe wetgeving.
  • De wet staat boven jullie statuten. Indien jullie statuten dus nog niet aangepast zijn, zal de nieuwe wet toch van toepassing zijn.

De VDS zoekt uit wat de gevolgen zijn voor jullie speelplein en ondersteunt jullie om eventuele aanpassingen (in bv statuten) door te voeren.

Indien jullie op het punt staan om de statuten aan te passen, adviseren wij om de veranderingen al mee op te nemen in de nieuwe statuten.

Ook Scwitch zorgde voor een overzicht van alle veranderingen.

 


UBO

In september 2017 werden nieuwe bepalingen in de wet ingevoegd rond het UBO-register (UBO of ‘Ultimate Beneficial Owner’). Dat is een centraal register bij de FOD Financiën en kadert in de strijd tegen witwassen en financiering van terrorisme. Alle niet-genoteerde Belgische vennootschappen, maar ook VZW’s moeten hun uiteindelijke begunstigden hieraan meedelen. In principe moesten de gegevens de eerste keer doorgegeven worden tegen 30/11/2018. Maar minister de Croo gaf uitstel tot 30 september 2019. Er is een gedoogbeleid (lees: er komen geen boetes) tot 31/12/2019.

Wat moet je doen?

  • Ga na of de informatie die in het KBO staat, klopt.
    Er is nu immers een link tussen het KBO en het UBO-register. De gegevens die reeds in het KBO zijn verschenen, worden nu via ‘preregistratie' overgenomen in het UBO-register. Die gegevens moeten in het UBO-register dan wel nogmaals bevestigd worden. Via deze link kan je opzoeken wat er van jouw vzw in het KBO staat. (Is de info niet actueel, dan zal je dit moeten rechtzetten door het indienen van de formulieren 1 en 2 bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Zorg dan dat zeker ook het luik C (bedoeld voor het KBO) correct ingevuld is. Zie ook onze FAQ over neerlegging van de formulieren)

  • Laat de bevoegde personen inloggen in de online-applicatie.
    Zowel om te zien of het effectief lukt om in te loggen (en om eventueel een andere persoon te mandateren), als om de personen te leren werken met de applicatie zelf. 

  • Neem er de handleiding voor het mandateren van personen en de gebruikershandleiding voor het invullen van het register voor vzw’s bij. Onze collega's van Formaat maakten een handige presentatie (met spraakfragmenten) hoe je dit concreet invult.

FAQ

Mag een vzw winst maken?

Ja dat mag. Een vzw mag niet tot doel hebben om louter en alleen winst te maken en mag die winst ook niet uitkeren aan de bestuurders. De winst dient gebruikt te worden om het doel van de vzw te realiseren.

Korte of uitgebreide statuten?

Wij raden aan om de statuten te beperken tot het wettelijk minimum. Schrijf je veel details dan beperkt dat meestal je werking. Bovendien betaal je om wijzigingen aan te brengen. Details en specifieke bepalingen horen volgens ons thuis in het huishoudelijk reglement.

Ik vind onze statuten niet terug.

Je kan de laatst ingediende en dus officiële versie van je statuten hier terugvinden.

Op papier staan er nog oude bestuurders, is dat een probleem?

Ja. Enerzijds kan jij als nieuwe bestuurder niet rechtsgeldig handelen (bv: geen contract afsluiten in naam van de vzw) en anderzijds blijven de oude bestuurders aansprakelijk zolang hun namen genoteerd staan. In sommige gevallen kan dit aanzien worden als "zware fout" wat hun bescherming opheft.

Hoe zit dat met de onroerende voorheffing?

Goed nieuws!! Vanaf aanslagjaar 2016 is het jeugdwerk automatisch vrijgesteld van onroerende voorheffing. Dat werd op 06/07/2016 zo gestemd in de Plenaire vergadering van het Vlaams Parlement (verslag). Het enige wat je daarvoor moet doen, is jouw speelplein registreren op www.jeugdmaps.be. (wel doen dus!)

Hoe lang moet je de boekhouding bijhouden?

De wet zegt dat je tot zeven jaar later de boekhouding (en bewijsjes) moet kunnen voorleggen bij controle. Goed idee om in te scannen en electronisch bij te houden dus.

En wat met BTW?

Goed nieuws: jeugdorganisaties vallen onder de uitzonderingen waardoor zij niet BTW-plichtig zijn. Natuurlijk wel opletten dat je speelplein niet volop de commerciële toer op gaat. Meer daarvoor lees je hier.