Ons extern privacybeleid

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op eerdere en nieuwe deelnemers aan initiatieven (cursussen, trefdagen, studiedagen…) van de VDS, personen met belangstelling in onze diensten en producten, speelpleinverantwoordelijken, partners en politici.

Wij hechten belang aan jouw privacy!

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. In deze privacyverklaring willen we je op een eenvoudige en transparante manier informeren over welke gegevens de VDS verzamelt en hoe elke VDS-medewerker (beroepskracht of vrijwilliger) zorgvuldig omgaat met jouw persoonsgegevens.

Wij houden ons aan de wetgeving

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij:

uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in onderstaande privacyverklaring;
de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
passende technische en organisatorische maatregelen nemen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

versie 1 - 25/05/2018

Contact

U kan ons steeds contacteren met vragen over ons privacybeleid.

Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) vzw
Lange Ridderstraat 22
2800 Mechelen
");
015 / 28 73 90

PDF-versie

Download ons extern privacybeleid.

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door de VDS verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

om te kunnen deelnemen aan initiatieven (cursussen, trefdagen, studiedagen en vorming ter plaatse) van de VDS. (= contractuele basis en wettelijke verplichting ten aanzien van onze beleidsovereenkomst met Vlaamse Overheid);
om onze dienstverlening en producten vanuit statistiek en monitoring verder te optimaliseren.
(= ondubbelzinnige toestemming)
verzamelen van beeldmateriaal (foto’s en filmpjes) als inspiratie binnen dienstverlening, communicatie en producten, maar ook ten behoeve van promotionele doeleinden. (= ondubbelzinnige toestemming)
om het lidmaatschap af te sluiten tussen een speelpleinverantwoordelijke namens de speelpleinorganisator en de VDS. (= contractuele basis);
voor het versturen van informatie over speelpleinwerk, onze producten en dienstverlening via diverse kanalen: e-mail, telefoon, post en een digitale nieuwsbrief. (= ondubbelzinnig toestemming met uitzondering van speelpleinverantwoordelijken partners en politici. In het belang van ons organisatiedoel is het gerechtvaardigd hen op de hoogte te houden van onze waarden, visie en werking zonder expliciete toestemming).

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens verkregen hebben.

Verstrekking aan derden – ontvangers

De gegevens die je aan ons geeft, kan de VDS aan derde partijen doorgeven als dat nodig is om de hoger beschreven doelen uit te voeren. Zo maken wij bijvoorbeeld gebruik van derden:

Partners, waarmee we in samenwerking projecten, vorming, activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld;
Overheidsdiensten, o.a. subsidiërende overheden ter verantwoording, politiediensten in het kader van een onderzoek, coronatracing…
Dienstverlenende bedrijven, o.a. IT-bedrijven (webhosting, IT-infrastructuur en voor het bouwen, beheren en onderhouden van onze website), postvervoerders, drukkerijen…
Externe begeleiders van vorming;
Organisaties die deel uitmaken van onze familiestructuur, nl. MateriaalMagazijn BVBA, Speelmakers CBVA, GoeGespeeld!, 365 Dagen Buitenspelen, Buitenspeeldag en Kind & Samenleving vzw.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk (VDS) garandeert dat deze ontvangers de nodige technische en organisatorische maatregelen zullen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens. De ontvangers zijn immers zelf gebonden aan toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons (schriftelijk) toestemming geeft, bv. bij persvragen. Je hebt het recht deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Ook lijsten van speelpleinorganisatoren en andere speelpleingegevens worden nooit – uit respect voor de speelpleinen - in bulk aan derden doorgegeven. De policy van onze organisatie is dat derden ons alle nodige info bezorgen over hun event, product, actie… De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk bekijkt of er een meerwaarde is voor het speelpleinwerk en de VDS. In dat geval gebruikt de VDS zijn kanalen (website, sociale media, nieuwsbrief, post…) om de info met onze doelgroep te delen.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. In het geval van deelnemers die geen 16 jaar zijn bij inschrijving, vragen wij dat de ouder of wettelijke vertegenwoordiger expliciete toestemming geeft voor de verwerking van de persoonsgegevens.

Bewaartermijn

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doelgroep verschillen (zie register per doelgroep).

Beveiliging van de gegevens

De VDS neemt de passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Het gaat onder meer hierom:

Niet elke VDS-medewerker heeft toegang tot alle persoonlijke gegevens. Via rechten en wachtwoorden is afgebakend wie in functie van taakomschrijving toegang heeft tot welke gegevens om taken naar behoren uit te voeren;
Wachtwoorden worden overigens op geregelde tijdstippen aangepast om te garanderen dat enkel de huidige VDS-medewerkers toegang hebben;
Alle personen die namens de VDS van jouw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en onze interne privacyafspraken;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We anonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen, en stellen bij indien nodig.

Beveiliging van gegevens kan verschillen kunnen evenwel per doelgroep (zie register per doelgroep).

Welke gegevens worden verwerkt?

Onze organisatie verbindt zich ertoe om enkel die gegevens op te slaan en te verwerken die minimaal noodzakelijk zijn om bovenstaande doelstellingen te realiseren. Zodoende heeft de VDS een register per doelgroep aangelegd dat weergeeft:

Welke gegevens we opslaan en verwerken;
Waar ze worden verzameld;
Wie ze verwerkt;
Wie toegang heeft tot de gegevens;
Hoelang ze worden bewaard;
Hoe we ze beveiligen.

Gegevens van...

deelnemers en gebruikers via onze website

www.speelplein.net verzamelt enkel persoonlijke gegevens van zijn gebruikers. Ze zijn eigendom van en worden beheerd door de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk. We hebben een externe partij aangesteld voor onze webhosting, IT-infrastructuur en voor het bouwen, beheren en onderhouden van onze website). In een overeenkomst hebben wij met hen opgenomen dat persoonlijke gegevens van onze gebruikers nooit voor eigen doeleinden aangewend worden.

Persoonlijke gegevens worden vrij door de gebruiker verstrekt of, in geval van gebruiksgegevens (bv. downloaden van producten), automatisch verzameld wanneer deze toepassing wordt gebruikt. Alle gegevens die noodzakelijk zijn, zijn als verplichte velden weergegeven. Het kan bijgevolg zijn dat het niet verstrekken van deze persoonlijke gegevens leidt tot foutmeldingen. Niet-noodzakelijke gegevens worden als niet-verplichte velden gemarkeerd en zijn door de gebruikers vrij mee te delen zonder gevolgen voor de beschikbaarheid of de werking van deze toepassing.

__________________
“De gegevens die je aan ons geeft worden op onze beveiligde website permanent bewaard en worden enkel door VDS-medewerkers die deze gegevens nodig hebben verwerkt. Gegevens worden nooit aan derden
overgemaakt tenzij dit noodzakelijk is en nooit meer dan nodig (bv. aan overheidsdiensten, externe begeleiders van vorming…).

We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.
__________________

Cookies, Systeemlogs & trackingtools

Wij verzamelen gegevens om een beter inzicht te krijgen in hoe onze website wordt gebruikt met als doel onze website te optimaliseren en te onderhouden. Daarom maakt deze website gebruik van systeemlogs, trackingtools en cookies (= tekstbestanden die op jouw computer worden geplaatst). De door het cookie gegenereerde informatie over jouw gebruik van de website kan worden overgebracht naar onze beveiligde servers of die van een derde partij. De meeste webbrowsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt jouw browser opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Het is echter mogelijk dat sommige toepassingen, op onze en andere websites, niet correct functioneren als cookies zijn uitgeschakeld in jouw browser.

Facebook-machtigingen

Onze website kan om een aantal Facebook-machtigingen vragen, waardoor deze acties kan uitvoeren met het Facebook-account van de gebruiker en er informatie, inclusief persoonlijke gegevens, van kan ophalen. Met deze service kan deze applicatie verbinding maken met het gebruikersaccount op het sociale netwerk van Facebook, aangeboden door Facebook Inc. Raadpleeg de documentatie voor Facebook-machtigingen/privacybeleid voor meer informatie over de volgende machtigingen.

De gevraagde machtigingen bieden toegang tot het primaire e-mailadres van de gebruiker en omvat standaard bepaalde gebruikersgegevens: id, naam, afbeelding, geslacht en hun landinstelling. Bepaalde verbindingen van de gebruiker, zoals de vrienden, zijn ook beschikbaar. Als de gebruiker meer van zijn gegevens openbaar heeft gemaakt, is meer informatie beschikbaar.

Koppeling met mijnkadervorming.be

Onze website wisselt persoonlijke gegevens uit met www.mijnkadervorming.be voor alle erkende cursussen die we aanbieden (animator, hoofdanimator en instructeur) en die minimaal nodig zijn om het traject gekoppeld aan deze opleiding af te ronden. Alle persoonlijke gegevens op www.speelplein.net die geregistreerd worden, worden ook op www.mijnkadervorming.be automatisch aangepast, niet in omgekeerde richting! Deze website wordt beheerd door de Vlaamse Overheid en is betrouwbaar.

Stageverzoek naar een speelpleinorganisator

Jongeren die deelgenomen hebben aan één van onze erkende cursussen kunnen zelf via een toepassing op onze website een eenvoudig stageverzoek sturen naar één of meerdere speelpleinorganisatoren. We sturen de verantwoordelijke van deze werking voornaam, familienaam en e-mailadres van de jongere zodat er contact kan worden opgenomen. De VDS geeft nooit op eigen initiatief gegevens van cursisten door aan potentiële stageplaatsen.

abonnees op onze digitale nieuwsbrief

De VDS voegt zelf geen persoonsgegevens toe aan zijn mailinglijst, met uitzondering van speelpleinverantwoordelijken, partners en politici. De reeds aanwezige gebruikers schreven zichzelf in het verleden in of werden op basis van hun deelname aan ons aanbod uitgenodigd. Ondanks wij van hen geen expliciete toestemming kunnen voorleggen behoudt de VDS zich het recht om in het belang van ons organisatiedoel deze personen ook na 25 mei 2018 verder te informeren via onze digitale nieuwsbrief.

Nieuwe gebruikers geven hun expliciete toestemming via een formulier op www.speelplein.net of via een tabblad op Facebook:

__________________
“Uw expliciete toestemming laat de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk toe jouw persoonsgegevens te verwerken om je op de hoogte te houden van onze dienstverlening, aanbod & actueel nieuws met betrekking tot speelpleinwerk via een maandelijkse nieuwsbrief. We bewaren jouw gegevens tot op het punt dat je zichzelf uitschrijft. Via kan je altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken, ze verbeteren of laten wissen.

We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.
__________________

Wij versturen onze digitale nieuwsbrief met MailChimp. MailChimp zal jouw voornaam, familienaam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke nieuwsbrief vindt je steeds een uitschrijfknop. je ontvangt onze nieuwsbrief dan niet meer. jouw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om jouw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan informatie met derden te delen.

abonnees op ons magazine (Pit.)

De VDS verspreidt per kwartaal een magazine, Pit. Desgewenst behoudt de VDS zich het recht om in het belang van ons organisatiedoel, naast verantwoordelijken, partners en politici, adressen van eerdere deelnemers aan ons aanbod toe te voegen aan de lijst met geadresseerden. Daarnaast krijgen (hoofd)animatoren van speelpleinorganisatoren die lid zijn van de VDS de kans om in te tekenen. Zij geven hun expliciete toestemming via een formulier op www.speelplein.net.

__________________
“De gegevens die je hier achterlaat worden uitsluitend door de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw gebruikt om het magazine Pit. in juni en december op te sturen en worden voor geen andere doeleinden gebruikt. Op het einde van het jaar wordt deze lijst verwijderd. Indien je je gegevens ondertussen wil aanpassen of verwijderen kan je mailen naar ">.”

We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.
__________________

Deze gegevens worden opgeslagen in een Google-formulier. Google Inc. zal jouw voornaam, familienaam en adres nooit voor eigen doeleinden gebruiken en persoonsgegevens worden door hen beveiligd opgeslagen.

1x per jaar leveren wij een adressenbestand aan bij de drukkerij die het magazine in opdracht verstuurd. Ook de drukkerij zal jouw voornaam, familienaam en adres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. In een overeenkomst hebben wij opgenomen dat de adressenlijst na verzending van elk magazine integraal verwijderd wordt. Zo ook op onze eigen beveiligde servers.

speelplein(verantwoordelijken), partners en politici

De gegevens van deze doelgroep zijn openbaar en worden door de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk zelf verzameld, samengesteld en bijgewerkt. Speelpleinverantwoordelijken wiens speelpleinorganisator lid is van de VDS bevestigen ieder jaar het lidmaatschap van hun organisatie via een Google-formulier. Naast de organisatiegegevens vragen we de voornaam, familienaam en (persoonlijk) e-mailadres van de verantwoordelijke. We hebben hiervoor geen expliciete toestemming nodig (= contractuele basis).

Google Inc. zal deze gegevens nooit voor eigen doeleinden gebruiken en beveiligd bewaren.

Foto’s en filmpjes nemen en gebruiken

Bij inschrijving vragen we steeds expliciete toestemming op onze website. Indien een initiatief geen inschrijving vooraf vereist, vragen we aan de hand van een formulier te plaatse toestemming voor het nemen en gebruiken van beeldmateriaal. Ook kan dit formulier gebruikt worden voor deelnemers die hun beslissing bij inschrijving willen herzien. De papieren versies worden bewaard op het VDS-secretariaat in Mechelen.

Nieuwe beelden

Tijdens een initiatief van de VDS of speelpleinbezoeken mogen medewerkers van de VDS (= beroepskrachten en vrijwilligers) niet-gerichte beelden nemen die niet de intentie hebben bepaalde personen duidelijk in beeld te brengen (bv. sfeerbeelden, groepsfoto’s…). Om deze te gebruiken heeft de VDS geen expliciete toestemming nodig van de betrokkene(n).

Indien we personen herkenbaar in beeld brengen of we willen beeldmateriaal van derden gebruiken voor eigen doeleinden, vragen we steeds expliciete toestemming voor het nemen én gebruiken van het beeldmateriaal.

__________________

“De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk vzw maakt op cursussen en andere initiatieven foto’s en filmpjes van jou als herinnering. We bewaren ze permanent en gebruiken ze met respect ook in onze communicatie en als promomateriaal. Om dat te mogen doen heeft de VDS, volgens de privacywet, je toestemming nodig. Vink het vakje aan, want hoe spijtig zou het zijn als jij bv. op de groepsfoto ontbreekt!?

Via kan je op elk moment vragen om je keuze aan te passen en je persoonlijke gegeven opvragen, verbeteren of laten wissen.”

We hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respecteren van jouw privacy. Lees ons volledige privacybeleid.

__________________

Bij deelname aan VDS-initiatieven vragen we via het inschrijfformulier op www.speelplein.net een expliciete toestemming van de deelnemer (of de ouders/voogd indien de deelnemer geen 16 jaar).

Beeldarchief

Voor zover het mogelijk is vragen we voor het beeldmateriaal uit het verleden (voor 25 mei 2018) alsnog toestemming aan de betrokkenen wanneer we de beelden willen gebruiken voor promotionele doeleinden of in publicaties (bv. cover).

Voor de overige beelden uit het verleden heeft de VDS geen expliciete toestemming maar behoudt de VDS zich het recht om in het belang van ons organisatiedoel dit beeldmateriaal te blijven gebruiken als inspiratie binnen zijn dienstverlening en communicatie. Het volledige beeldarchief wordt bewaard op onze beveiligde server en kan worden bekeken op de hoofdzetel van de Vlaamse Dienst Speelpleinwerk.

Indien we de vraag krijgen om bepaalde beelden te schrappen zullen we dit steeds respecteren, ook wanneer de betrokkene eerder toestemming gaf!

Uw rechten omtrent jouw gegevens

Je kan altijd vragen welke gegevens wij over je verwerken, ze verbeteren en laten wissen. De toestemming die je hebt gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens kan je ook intrekken. Bovenaan deze privacyverklaring staat hoe je contact met ons kan opnemen. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Wijziging privacyverklaring

De Vlaamse Dienst Speelpleinwerk kan zijn privacybeleid en -verklaring op elk moment wijzigen. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als je deze wilt raadplegen.