Administratie over animatoren

Ook voor en over animatoren is er wel wat administratie. We geven een overzicht en proberen het hier en daar wat makkelijker te maken voor jullie.

Gegevens

Sinds mei 2018 zijn er nieuwe regels (GDPR) over welke gegevens je wel en niet mag opvragen, bijhouden en gebruiken.

Waarom wel/niet gegevens bijhouden?

Voor de verzekeringen is dit niet nodig. Je laat aan de verzekeraar weten hoeveel animatoren er gemiddeld naar het speelplein komen. Bij een ongeval, geef je aan dat de animator gelinkt is aan het speelplein.
Handig om te weten hoeveel animatoren er aanwezig (zullen) zijn en om te kunnen vergelijken met het verleden.
In sommige gevallen, voor de verantwoording van de gemeentelijke subsidies.
Voor promotie en werving.
Om info te verzamelen over zorg en ondersteuning voor animatoren.

Informatieplicht en informatienota

Je animatoren zijn vrijwilligers, dan ben je verplicht om hen te informeren.

Je kan dit mondeling doen, maar we raden aan dit schriftelijk te doen in een informatienota.

Wat staat daar in?

Het doel van je organisatie (=speelplein organiseren).
Het statuut van je organisatie (vzw, feitelijke vereniging...).
De verzekeringen die voor je vrijwilligers zijn afgesloten (burgelijke aansprakelijkheid en ongevallen).
Dat vrijwilligers zich moeten houden aan de discretieplicht (gevoelige info over kinderen en animatoren niet verder vertellen).
Het bedrag van de vrijwilligersvergoeding, hoe en wanneer je die zal uitbetalen.

Een voorbeeld van een informatienota vind je hier.

Maar dat mag bijvoorbeeld ook in een toffe animatorbrochure.

De VDS is aangesloten bij het Vlaams steunpunt vrijwilligerswerk. Ook op hun website vind je een heleboel informatie terug.

Stagiair(e)s

Jaarlijks gaan er heel wat animatoren cursus en zijn ze erna op zoek naar een toffe stageplaats.

Om op jullie speelplein te kunnen slagen, komt er wat administratie kijken.

Jullie speelplein als stageplek registreren op mijnkadervorming.be.
De stagiair(e) koppelen aan jullie speelplein met zijn/haar KAVO-ID.
De stage begeleiden.
Het trajectboekje invullen.
Aanduiden dat de stagiair(e) geslaagd is of niet op mijnkadervorming.be

Meer informatie kunnen jullie hier lezen of bij de FAQ's van de Vlaamse overheid.

Elke animator een euro meer of 100 euro extra voor de animatorenbedanking, onze keuze is snel gemaakt

Vergoedingen

Vrijwilligerswerk doe je in principe gratis. Wel laat de wet het toe dat je kosten vergoed worden. Als speelplein bepaal je zelf hoeveel je je vrijwilligers vergoed. Je hoeft dus niet de maximumvergoeding te geven. Die vergoeding is belastingvrij zolang je je aan de regels houdt. (cijfers 2023)

Maximum 40,67 euro per dag.
Maximum 1.626,77 euro per jaar.

Bijkomend kan je een kilometervergoeding van maximaal €0,4259 per kilometer geven, met een maximum 2000 km per jaar (=€851,8)

Indien de maxima overschreden worden, dan zal de vrijwilliger toch belastingen moeten betalen en dus minder over houden op het einde van de rit. Het is de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger om deze grensbedragen te bewaken. Ondersteun jouw vrijwilligers door hen hierover te informeren.

Wil je meer informatie over de vergoedingen die op een speelplein gebeuren? Neem dan zeker een kijkje op deze webpagina.

FAQ

Een animator koopt iets aan voor het speelplein, mag ik dat terugbetalen?

Ja hoor. Dat valt onder "voorgeschoten kosten" en wordt dus niet meegerekend in de vrijwilligersvergoeding.

Kinderbijslag en vrijwilligerswerk

De vergoeding die animatoren voor vrijwilligerswerk, heeft geen invloed op de kinderbijslag die de ouders ontvangen. Zolang je onder de maxima blijft natuurlijk. Animatoren die aangesteld worden als jobstudent moeten wel opletten dat ze de maxima niet overschrijden. Meer info vind je op onze pagina rond vergoedingen.